Задавайте питання — це показує мовцю, що ви його слухаєте, й допомагає просуватися вперед у вирішенні проблеми.

Облиште говорити! — ця порада йде і першою, і останньою, оскільки всі інші залежать від неї. Підкреслюється, що ви не зможете ефективно слухати, якщо будете говорити.

Викривлення повідомлень. Коли інформація рухається всередині організації вгору й униз, зміст повідомлень дещо викривлюється. Таке викривлення може бути зумовлено низкою причин. Повідомлення можуть викривлятися випадково через труднощі в контактах між особами (про що була мова вище). Свідоме викривлення інформації може мати місце, коли якийсь керівник не згоден з повідомленням. У такому разі він модифікує повідомлення таким чином, щоб зміна змісту відбувалася в його інтересах.

Інформаційні перевантаження. Перешкоди на шляхах обміну інформацією можуть також бути наслідками перевантажень каналів комунікацій. Керівник, захоплений переробкою інформації, що поступає, й необхідністю підтримувати інформаційний обмін, імовірно, неспроможний ефективно реагувати на всю інформацію. Він вимушений відсіювати менш важливу інформацію й залишати лише ту, яка здається йому найбільш важливою; те ж стосується й обміну інформацією. Нажаль розуміння керівником важливості інформації може суттєво відрізнятися від розуміння такої іншими працівниками організації.

Незадовільна структура організації. Організаційна структура — це логічний взаємозв`язок рівнів управління й функціональних сегментів, що забезпечує ефективне досягнення цілей. Якщо структура організації продумана погано, можливості керівника планувати й домагатися реалізації поставлених цілей звужуються. У організації з численними рівнями управління зростає ймовірність інформаційних викривлень, оскільки кожен наступний рівень управління може корегувати й фільтрувати повідомлення.

До інших аспектів, які можуть викликати проблеми в комунікаціях, можна віднести незадовільний склад і використання комітетів, робочих груп, кадрів, а також спосіб організації влади й розподілення задач. Зрештою, створювати проблеми при обміні інформацією можуть конфлікти між різними групами й відділами організації. Наприклад, якщо вони вважають, що дублюють один одного в деяких питаннях. Вочевидь, погано опрацьована інформаційна система може знижувати ефективність обміну інформацією й прийняття рішень у організації.[ 3].

1.3 Інформаційні системи, як елемент ефективної діяльності підприємства.

Щораз популярніші форми комунікацій в організаціях ґрунтуються на електронних комунікаційних технологіях. Інформаційна технологія (IT) стосується ресурсів, які використовує організація для менеджменту інформації, що потрібна для досягнення її цілей [17].IT може використовувати комп'ютери, комп'ютерні мережі, телефони та інше устаткування. Крім того, IT передбачає використання програмних засобів, які полегшують ефективне застосування системних ресурсів під час опрацювання інфор-мації менеджерами. Як типові інформаційні системи в організаціях, так і персональні інформаційні технології змінили стиль комунікацій між менеджерами.

Організації можуть використовувати різні види інформаційних систем. Ми розглянемо шість найпоширеніших видів — операційно-виконавчі системи, базові інформаційні системи менеджменту, системи підтримки рішень, адміністративні інформаційні системи, Інтернет - мережі.

За допомогою операційно-виконавчої системи (ОВС) виконують рутинні та поточні операції в системі бізнесу. Загалом ця система потрібна, коли організація повинна опрацьовувати велику кількість однорідних операцій. Крім того, її використовують у разі виписування більшості рахунків споживачам, для бан-ківських операцій, торговельної статистики. Прикладом ОВС є автоматичні сканери, які реєструють кожну продану одиницю з її ціною.

Іншою популярною формою інформацій-ного менеджменту є інформаційна система менеджменту (ІСМ). ІСМ збирає дані, організовує і систематизує їх у формі, зручній для менеджерів, а тоді забезпечує цих менеджерів інформацією, яка потрібна їм для роботи.

Система підтримки рішень (СПР) набуває остан-нім часом щораз більшої популярності. Вона може автоматично знайти, опрацювати та підсумувати інформацію, потрібну менеджерам для специфічних рішень. Крім того, СПР значно гнучкіша від традиційної ІСМ. Наприклад, менеджеру потрібно знати можливі наслідки підвищення цін на конкретний продукт, який продає фірма. Він за допомогою СПР може визначити потенційні наслідки підвищення цін на 5, 7 і 10%, оскільки ця система уже знає тенденцію зміни цін на продукцію, ціни конку-рентів, їхні недавні зміни цін, вплив цін на обсяги продажу, сезонні коливання попиту і цін, інфляційні рівні та практично будь-яку іншу інформацію. СПР у цьому випадку обчислює за плановий продаж, частку на ринку, прибутки на кожен рівень потенційного підвищення цін і видає ці дані менеджеру.

Адміністративна інформаційна сис-тема (АІС) належить до нових форм інформаційних систем. Вона призначена для спеціальних потреб опрацювання інформації менеджерами вищого рівня. Оскільки багато менеджерів вищого рівня не мають належних комп'ютерних навиків, а потре-бують специфічної інформації, яка не завжди є легкодоступною у звичайних системах, вони неохоче користуються інформаційними системами організації. АІС же сконст-руйована так, що користуватися нею зручно і технічні знання для цього мати не обо-в'язково. Інформація, яку надають АІС, дає змогу менеджерам оминати деталі й одер-жувати відразу загальні дані та моделі, які вплинуть на ухвалення стратегічних рішень. АІС підсумовує інформацію для менеджерів, а також пристосовує її до специфічних потреб менеджера.

Багато великих організацій сьогодні також створюють Інтернет - мережі - комунікаційні мережі, подібні до Інтернету, однак які діють у межах однієї організації. Такі системи дають змогу кожній бізнесовій структурі або відділу всере-дині організації накопичувати інформацію про себе і робити її доступною для пра-цівників цих структур або відділів. Окремі функціональні групи можуть використовувати Інтернет для комунікацій.

Природа комунікацій в організаціях докорінно змінюється, головне, внаслідок нових технологій персональних електронних комунікацій та майбутніх очікувань більших змін. Електронні друкарські машинки та фотокопіювальні машини були пер-шими досягненнями у цій галузі. Наприклад, фотокопіювальна машина давала змогу менеджеру роздавати надрукований звіт багатьом особам за дуже короткий час. Персональні