До кожного акту спілкування досвідчений менеджер обов’язково готується. Він заздалегідь продумує, як розпочати розмову, як її вести і як її закінчити.

Протягом робочого дня менеджеру, звичайно, доводиться взаємодіяти з різними людьми і використовувати для цього різні форми спілкування: як усні, так і письмові. В усному спілкуванні менеджери використовують індивідуальні та колективні форми[11, с. 134].

Серед індивідуальних форм спілкування найбільш уживаними менеджерами є ділова бесіда, розмова по телефону, інтерв’ю, інструктаж. Індивідуальна бесіда – діалог двох співучасників, які є значущими одне для одного і прагнуть досягнути певної мети. Така бесіда сприяє зближенню поглядів співрозмовників, встановленню між ними контакту, довіри та взаєморозуміння, а також активізації зусиль партнерів з метою забезпечення співробітництва. Дев’ять із десяти менеджерів великих корпорацій під час опитування зізналися, що найскладнішим у своїй роботі вони вважають встановлення контакту з новою людиною, особливо першу зустріч з нею. Телефонна ділова розмова триває кілька хвилин, тому потребує серйозної підготовки та сконцентрованості думки, вміння коротко і чітко її викладати. Інтерв’ю(у вигляді запитань-відповідей) найчастіше проводиться менеджером із кандидатами на ту чи іншу посаду. Важливою формою спілкування для менеджера є інструктаж. Основна мета інструктажу – розподілити завдання та ресурси між групами та окремими виконавцями і встановити або перевірити виробничі норми. Завдяки інструктажу кожний учасник виробничого процесу чітко знає, чого від нього чекають і який внесок він повинен зробити в цілеспрямовану загальну справу [1, с. 105].

До колективних форм спілкування належать: нарада, збори, конференція, переговори, дискусія. Одним з найефективніших способів обговорення менеджером важливих питань і прийняття рішень є нарада. Опитування серед менеджерів свідчать, що вони, залежно від рівня управління, 50-70% свого робочого часу проводять на нарадах. Тобто нарада є для менеджере значним “пожирачем” його часу. Під час наради розглядаються всі нюанси проблеми, обговорюються шляхи її вирішення, визначаються конкретні завдання учасникам і терміни їх виконання.

Досить поширеною формою колективного обговорення ділових проблем, що використовується з метою спільного вирішення питання, що хвилює громадськість, є збори. Вони скликаються ініціативною групою і попередньо готуються. Учасники зборів заслуховують підготовлену доповідь і беруть участь в її обговоренні [9, с.169-184].

Важливою формою ділового спілкування менеджера є переговори. Це обмін думками, який, як правило, ведеться представниками двох або більше сторін з певною діловою метою. Готуючись до переговорів, їх учасники розробляють для себе певну стратегію, якої й дотримуються під час обговорення.

Менеджерові доводиться багато спілкуватися одночасно з групою людей. Кількість осіб у групі може бути різною: від кількох до великого натовпу. Але в усіх випадках, людей, скільки б їх не було, об’єднує спільний інтерес з приводу того, для чого вони зібралися. Головним завданням менеджера стає консолідація окремих “Я” у спільне “Ми” на основі загального інтересу людей, які його слухають.

Певні особливості має спілкування менеджера з представниками іноземних організацій. Взаємодія з іноземними партнерами – це завжди зіткнення різних національних культур. Саме через не усвідомлення цього контакти представників різних країн можуть призвести до непорозумінь, а іноді – й до конфліктів. Сукупність різноманітних форм взаємин та спілкування між людьми і групами, що належать до різних культур називають між культурною комунікацією. Під час між культурної комунікації сторонам, які взаємодіють, доводиться осмислювати інші культури, які мають свої особливості [4, с. 6-7].

4.Культура говоріння та слухання в організації.

Культура мовлення має велике значення в організаційному середовищі. Мовлення гарне тоді, коли найповніше і найточніше передає думки чи малює образи і тому легко сприймається. Менеджеру не обов’язково бути оратором, але він має вміти по-діловому, дохідливо і швидко віддати розпорядження, висловити свої думки, щоб вплинути на іншу людину, тобто володіти культурою мовленнєвого спілкування.

Важливими характеристиками мовленнєвого засобу спілкування є діалог та монолог. Монологічне мовлення – таке мовлення, коли говорить одна особа, а решта слухає. Діалогічним називають мовлення між двома або кількома. Монолог і діалог мають певні психолого-ситуативні та мовні особливості. Монолог неначе передбачає реакцію співрозмовника. При монолозі відбувається нерівноправність щодо обміну інформацією. В такому мовленні домінує одна особа, наприклад, менеджер. При діалозі відбувається обмін думками, більше враховуються чуже слово, позиція. Діалог дає можливість розглядати проблему з різних боків. Для того, щоб зробити крок до діалогу, менеджер повинен знайти шлях до спільного розгляду проблеми. Проте розпочати діалог найчастіше заважають такі причини: недостатнє володіння темою обговорення; предмет бесіди не цікавить співрозмовника; належність до різних професійних груп; обмеженість часу для розмови. Для того, щоб звичайне спілкування трансформувалося в діалог, потрібно відмовитись від суджень та оцінок як своєї думки, так і думок інших, і спільно шукати вирішення проблеми. В такому випадку діалог стає рухом у напрямку пошуку рішення[2, с. 129-133].

Основою мовленнєвої культури є грамотність, тобто дотримання загальноприйнятих літературних норм при використанні лексичних, фонетичних, морфологічних, синтаксичних і стилістичних засобів мови. Мовлення має бути не тільки правильним, а й лексично багатим, синтаксично різноманітним. Щоб цього досягти, менеджеру потрібно активно розвивати його: усно й письмово викладати думки, виправляти себе, перебудовувати сказане, шукати найкращі й найдоцільніші варіанти