Відповідно до мети створення документи тут є розпорядчі (накази, вказівки, службові листи та записки); організаційні (положення, статут, інструкція, протокол); інформаційно-довідкові (довідки, доповідна або пояснювальна записка, акт, , телеграма, - телефонограма, факсограма,); особисті (автобіографія, заява, довіреність).

Іншою вимогою до документа є чітке визначення його змісту і об'єму. Об'єм документа звичайно пов'язаний з характером і інтерпретацією відомостей, що містяться в йому. На підприємстві сюди відносять відібрані і класифіковані за тим або іншим принципом факти; обґрунтовані думки; висновки і рекомендації, що спонукають людей до необхідних дій.

Вся інформація, що є в документі звичайно не включається, бо він не повинен бути дуже великим; при необхідності вона відображається в додатку або запитується додатково. Самі питання висвітлюються в тексті в порядку перебування відносної важливості, а малозначні не включаються зовсім. У той же час документи складаються досить повними і містять всю основну інформацію, необхідну для розуміння суті проблеми. Спірних питань в документах звичайно стараються тут не зачіпати, або в крайньому випадку давати їх, як і роз'яснення в додатку [61].

Ще одна вимога до документа, яку ставить ПП «Час-Н» – визначеність відносно одержувача, тобто адресата. Формуючи його працівники стараються уявляти собі, яку інформацію має в своєму розпорядженні адресат з питань, що містяться в документі і яке відношення до них і до відправника (згода, довір'я, підтримка, байдужість, сумнів, упередження, опір і . Все це дозволяє правильно відібрати інформацію, що включається в документ, і відповідним образом розставити акценти в ній, а також сформулювати пропорційні можливостям одержувача задачі.

Зміст документа викладається зрозумілою, лаконічною мовою, що виключає подвійне тлумачення його значення, по певній схемі. У заголовку і перших фразах розкривається суть проблеми; далі формулюються причини появи документа, робляться висновки і рекомендації. Нарешті, на закінчення приводяться необхідні обґрунтування її рішення.

Розміщення на першому місці в тексті документа самої важливої інформації дозволяє зацікавити адресата, отримати у нього необхідну підтримку, так і взагалі допомогти йому відразу ж ухвалити рішення про те, як з даним документом поступити: підтримати чи ні; займатися їм або відправити в архів; працювати над ним самостійно або передати іншим (підлеглим, колегам з інших підрозділів по приналежності).

Інформація, що вміщується в документі, складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Працівники ПП «Час-Н» виділяють наступні переваги документальної комунікації:–

документальна інформація є незмінною впродовж тривалого часу,є такою що може зберігатися;–

документальна інформація є відчутною (на дотик), помітною;
– письмова інформація піддається перевірці;–

документальна інформація , як правило, ретельно сформульована, глибоко обміркована, є логічною і точною.

Документальні повідомлення мають і недоліки. Люди можуть бути уважними і точними при складанні повідомлень, але вони цього часто не роблять. Погано написані повідомлення роблять кінцеве повідомлення і дорогим і плутаним.

Проте, ці комунікації мають одну важливу функцію – збереження документів в юридичних цілях [21].

Отже, комунікаційний процес в компанії «Час-Н» відбувається із врахуванням елементів, властивим даній фірмі. Тобто тут він здійснюється в декілька етапів:–

зародження ідеї;–

кодування інформації і вибір каналу передавання;–

розшифрування символів відправника мовою одержувач – декодування.–

відправник і одержувач міняються комунікаційними ролями – здійснення зворотного зв’язку, який являє собою інформацію, яка містить певну реакцію на поведінку партнерів по спілкуванню. Мета зворотного зв'язку полягає в наданні допомоги іншим людям в усвідомленні того, як ми сприймаємо їх вчинки, як вони впливають на нашу поведінку.

2.4. Дослідження впливу інформаційних систем на результативність комунікаційного процесу підприємства

Застосування сучасних технологій на сьогоднішній день на даному підприємстві націлене на впровадження "безпаперових" методів роботи. З розвитком сучасної технології і її впровадженням в роботу офісу ми не тільки зберігаємо інформацію в електронній або цифровій формі, але і зберігаємо паперові копії. Технологія поки що не досягла того рівня, якого нам хотілося б. Ми вважаємо, що знаємо, чого хочемо, але технологія поки що не може повністю задовольнити наші потреби. Як зазначають працівники підприємства « Час-Н» інформаційна технологія дозволяє досягти наступних цілей:

1. Скоротити час отримання інформації (тобто звести до мінімуму затримки в отриманні інформації із-за її можливої недоступності, через пошту, через відправлення інформації за неправильною адресою або просто унаслідок вихідного дня на фірмі).

2. Ліквідовувати зайву роботу, що повторюється (непотрібні завдання типу передруку, класифікація і пошук документів).

3. Оптимізувати використання людських ресурсів (для завдань, що вимагають міркування, ініціативи, оцінки) [ 42].

Технічні засоби механізації операцій та процедур управління на підприємстві поділяються на:

– засоби виготовлення документів (засоби комп’ютеризованого набору, диктофони);

– засоби копіювання та розмноження документів (копіювальна техніка, комп’ютерні засоби оброблення та зберігання інформації);

– засоби оброблення інформації (комп’ютерні системи та спеціалізовані АСУ);

– засоби зберігання, групування і пошуку документів (стелажі, каталоги, бази даних);

– засоби обчислюваної техніки (механічні та електронні обчислювані машини)[ 37].

Інформаційна система – організаційно впорядкована сукупність інформаційних ресурсів, інформаційних технологій і засобів забезпечення інформаційних процесів. Процеси в інформаційній системі приводять інформацію, яку вводять для прийняття рішень . В процесі введення інформації збираються і фіксуються всі неперевірені дані всередині цієї організації або в зовнішньому середовищі. В процесі обробки цей матеріал перетворюється в більш значущу форму [58].

Відділи ПП „Час-Н” обладнано сучасними комп’ютерами, на базі процесорів з тактовою частотою не нижче 1,7 ГГц. Загальна кількість комп’ютерів – 9 штук. Всі вони об’єднані в локальну мережу, що має вихід через спільний шлюз маршрутизатор до мережі Інтернет. Пропускна спроможність зовнішнього