На підприємстві можна виділити кілька інформаційних систем, що забезпечують працівників необхідною інформацією. В більшості інформаційне забезпечення здійснюється за допомогою мережі Інтернет та електронної пошти оскільки майже кожне робоче місце автоматизоване, і відповідно підключене до мережі Інтернет. Дякуючи цьому працівники завжди мають змогу отримувати і ознайомлюватися з найновішою інформацією необхідною для здійснення їхньої діяльності. Отримані за допомогою мережі Інтернет документи передаються на опрацювання безпосередньо працівникам.

Для забезпечення ефективної бухгалтерської діяльності, а також в інформаційному відділі використовується інформаційна система „1С: Бухгалтерія 7,7”. Ця програма дозволяє повністю автоматизувати бухгалтерський та податковий облік, оскільки програма дозволяє здійснювати облік банківських та касових операцій; розрахунки з підзвітними особами; облік необоротних активів; нарахування та виплата заробітної плати; розрахунки з бюджетом; облік балансової вартості основних засобів; ведення, зберігання та друк первинних документів, таких як, платіжні доручення, прибуткові та видаткові ордери, накладні, податкові накладні, авансові звіти, інші документи. Треба завважити, що за допомогою даної інформаційної системи можна отримати досить гнучкі можливості обліку, та формувати і друкувати різноманітні звіти, тобто це можуть бути звіти за будь-який інтервал часу, які можна деталізувати до рівня проводок, можна отримати синтетичний облік – оборотно-сольдову відомість, аналіз рахунку, головну книгу, зведені проводки, аналітичний облік – оборотно-сальдову відомість по рахунках, картки рахунків, обороти між субконто. Система також передбачає бухгалтерську, статистичну, податкову звітність та інші різноманітні звіти.

Як елемент інформаційних систем на підприємстві встановлена офісна автоматична система, яка має на меті підвищити продуктивність менеджерів і офісних працівників через удосконалення документообігу і передавальних процесів. Це: селекторне передавання інформації, електронний календар.

Інтернет та його системи відіграють найважливішу роль в організації. Він використовується для:

– зв’язків між офісами;

– надсилання заявок;

– безпосередньої роботи із сервером.

У своїй щоденній роботі торгові представники фірми використовують КПК – кишеньковий персональний комп’ютер. Він і служить засобом передачі інформації на сервер. Він з’єднаний через Bluetooth із мобільним телефоном (телефон служить як модем), далі телефон дзвонить на сервер і передає дані. Даний КПК має також систему GPS яка дозволяє знайти торгового представника в будь-якій точці міста. В ньому є програми: –

Microsoft Excel;–

Microsoft Word;

– Windows Mobile 2005.

Завдяки цьому комп’ютеру можна зробити заявку на товар, внести залишок і одразу відправити на сервер операторам для опрацювання даних.

2.5. Вдосконалення комунікаційного процесу на ПП «Час-Н»

Аналіз комунікаційних процесів показав, що на ПП «Час-Н» функціонують, як формальні так і неформальні, усні та документальні комунікації. Проаналізувавши всі види комунікацій на підприємстві ми визначили , що документальні комунікації даного підприємства ще потребують вдосконалення. Адже вони є рушійною силою при прийнятті важливих рішень. На фірмі можна виділити вхідну документацію, що надходить з головного офісу ТзОВ «ТД «Західна молочна група» та клієнтів підприємства «Час-Н», а також вихідну, що включає документи, які розсилає підприємство у відділи постачання своїх клієнтів, а також головній фірмі – виробнику із центральним офісом у місті Луцьку. На даному приватному підприємстві, ступінь використання документів однократний, що виступає позитивним моментом для раціоналізації документообігу. Це пояснюється наявністю меншої кількості рівнів управління, високою відповідальністю за виконувану роботу. На відміну від великих підприємств, з кількістю працівників понад 100 чоловік, де спостерігається дублювання документів, що вимагає від таких підприємств приділення значної уваги вдосконаленню проходження інформації через один-два канали.

Велику перевагу на даному підприємстві мають комунікації за формою фіксації: ділові листи, розпорядження, інструкції, протоколи, накази службові листи та записки. Саме ці розпорядчі та інформаційно-довідкові документи складають основу документного забезпечення підприємства. Адже кожного дня з центрального офісу приходить приблизно один-два накази, від трьох до п’яти службових листів та записок, а також приблизно до десяти факсограм. На фірмі встановлено добрий зворотній зв'язок, який дозволяє відіслати відгук на отримані документи. Ми виділили переваги даного виду комунікацій:

– вони дають можливість більш широко розповсюджувати інформацію;

– зменшувати її перекручення;

– ліквідувати суперечності в ній.

Проте існують і певні недоліки, а саме:

– несвоєчасне оновлення програмного забезпечення, що тягне за собою неможливість, час від часу, встановлення зворотного зв’язку;

– лавинний потік інформації, який іноді ускладнює роботу працівників відділів із вхідними документами.

Тому, для того щоб документальні комунікації функціонували на підприємстві на високому рівні ми пропонуємо:

1. Збільшити кількість працівників у інформаційному та у відділі канцелярії, а саме – прийняти на роботу одного оператора у інформаційний відділ, та ще одного діловода у відділ канцелярії. Запропонувати цим працівникам позмінну роботу( працювати через день або через тиждень) відповідно тиждень відпочинку зніме напругу після робочих днів;

2. Через інформаційне перевантаження інформаційного відділу ми пропонуємо процес надходження інформації ( додаток ). Це дасть змогу оперативніше реагувати на отриману інформацію і відповідно швидше здійснюватиметься зворотній зв'язок.

3. Знайти нового провайдера Інтернет послуг. Як зазначалося вище через Інтернет та електронну пошту підприємство отримує практично 80% документів. Через низьку швидкість Інтернету, яким користується підприємство, працівники затрачають більше часу на інтерпретацію документів, які вони отримують і відповідно відправляють. Швидкісний Інтернет дозволить прискорити процеси отримання та відправлення документів ( додаток К ).

Певне місце займає і усна комунікація, яка є невід’ємним атрибутом діяльності фірми. Головним чином це реалізується через взаємодію торгових представників із наявними та