Для того, щоб адекватно проаналізувати інформаційні ресурси виробничого підприємства, яким є ТзОВ «Дена Метал Україна», слід чітко визначити поняття «виробнича сфера». Перш за все, слід зазаначити, що народногосподарський комплекс України виник на основі соціального та економічного розвитку, міжнародного поділу праці та внутрішньодержавних інтеграційних процесів. До основних з них необхідно віднести територіальне кооперування, технологічне та інфраструктурне інтегрування. Народногосподарський комплекс України відзначається складною структурою: галузевою, територіальною, функціональною та організаційною.
Галузева (компонентна) структура відображає співвідношення, зв’язки і пропорції між групами галузей. Головними її компонентами є дві сфери – виробнича і невиробнича [11].

Виробнича сфера складається з окремих ланок (їх ще називають народногосподарськими галузями). Зокрема, це промисловість (добувна й обробна), сільське господарство, будівництво та ін. Сектори (ланки) виробничої сфери поділяють на галузі – крупні і вузькі. Наприклад, промисловість складається з металургійної, хімічної, машинобудівної, сільське господарство – з рослинництва і тваринництва [27]. У світі зараз переважає тенденція до звуження виробничої сфери та розширення невиробничої (сфери послуг). Значною мірою це пов’язано із розвитком інформаційного суспільства, адже завдяки новим даним, новим технологіям та новітнім засобам зв’язку і комунікації, процес виробництва стає все більш автоматизованим, менш людиноємним. Зрозуміло, що ТзОВ «Дена Метал Україна» не може оперувати на ринку без первинних даних – нормативних, маркетингових, економічних, політичних, суспільних тощо. Сама по собі інформація є певною сукупністю даних. Для того, щоб цю інформацію можна було використовувати у роботі, її потрібно організувати. Інформаційний ресурс і є такою організованою формою інформації [39, с.18].

На даному етапі розвитку людства, основними формами організації інформаційного ресурсу є: файл, база даних, банк даних, база знань, бібліотека та ін. Це твердження є справедливим і для ТзОВ «Дена Метал Україна». Окрім паперового документообігу, на підприємстві існує й електронний документообіг, адже всі документи Товариства набираються за допомогою ЕОМ, зберігаються у відповідних папках, роздруковуються, переадресовуються тощо. Таким чином, паралельно до архіву традиційних документів формується архів електронних документів, які зберігаються у пам'яті машин як файли. Зрозуміло, що із окремо розкиданих файлів користі небагато, однак вони організовані за назвою (листи, договори, накази, доручення, прайси, пропозиції тощо), за роками (2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008), за темами (конкурс, веб-сайт) у папки, підпапки. Таким чином, навіть просто правильно збережені окремі файли формують собою найпростішу базу даних, яку б у загальному можна було назвати «Електронні документи Товариства» чи «Електронний архів» (рис. 2.2).

Адже при потребі можна:

а) знайти потрібний документ, приблизно знаючи рік його створення та назву;

б) повторно роздрукувати потрібний документ чи переслати його по елетронній пошті;

в) відкрити потрібний файл і, скориставшись підпунктом Зберегти як… меню пункту Файл, записати його у поточну папку, використавши файл із електронного архіву як шаблон. Це значно економить час (багато документів є уніфікованими, змінними реквізитами є дата, вихідний номер, адресат тощо) на створення новаого документа, адже немає потреби заново перенабирати текст.

Можна зробити резервну копію електроного архіву на сучасні носії інформації – оптичні диски CD-R чи DVD-R.

Рис. 2.2. Дерево перегляду електронного архіву ТзОВ «Дена Метал Україна»

Книжки, журнальні статті, патентні описи, банки даних відносять до пасивних форм існування інформаційного ресурсу, адже інформація у них статична, носить більше довідковий чи нормативний характер. Раніше майже при кожному підприємстві створювалися бібіліотеки чи читальні зали, однак на даному етапі це собі можуть позволити окремі одиниці.

На ТзОВ «Дена Метал Україна» інформаційними ресурсами у пасивній формі забезпечені:

офіс-менеджер (база даних про контрагентів (постачальників та покупців, працівників), електронний архів, книги із діловодства, Примірна інструкція із діловодства, Конституція України, Кодекс Законів про Працю України, журнал «Кадровик» тощо);

відділ ЗЕД (база даних про контрагентів (постачальників та покупців, працівників), елетронний архів, відповідні нормативно-правові акти, зразки типових контрактів тощо);

бухгалтерія (база даних про контрагентів (постачальників та покупців, працівників), елетронний архів, плани бухгалтерських рахунків, збірники законів «Про податок», «Про податок на додану вартість», журнали «Облік і аудит», «Все про бухгалтерський облік», газета «Дебет-Кредит» тощо);

відділ електропостачання (норми та вимоги, стандарти);

управління виробництвом (база даних про контрагентів (постачальників та покупців, працівників), елетронний архів, нормативно-правові акти, довідники, інструкції, норми та стандарти тощо).

Серед усіх перелічених інформаційних ресурсів саме база даних контрагентів ТзОВ «Дена Метал Україна» (покупців, постачальників, працівників) є суто внутрішнім формуванням. На підприємстві не утворено окремої СУБД, тож це питання на даному етапі вирішується засобами 1С:Бухгалтерія (рис. 2.3).

Покупці у даній БД об’єднані у окремі папки за територіальною приналежністю (Галич, Івано-Франківськ, Коломия, Калуш тощо). Постачальники в окремій папці, як і фонди та податкові органи, з якими має справу Товариство. Зрозуміло, що дана форма представлення даних не є оптимальною, адже доступ до неї потрібен не тільки бухгалтерії, а й іншим відділам, отже й працівники інших відділів отримують право на доступ до, по суті, конфіденційних даних. Більше того, для того, щоб запустити дану базу потрібно запускати усю оболонку програми 1С:Бухгалтерія, що не дуже зручно, оскільки займає багато оперативної пам’яті комп’ютера.

Рис. 2.3. Вікно бази даних «Контрагенти»

На цій стадії варто згадати про те,