1) доступність у вивченні та зрозумілість, що дозволяють їй бути однією з кращих систем швидкого створення прикладних програм для управління базами даних;

2) можливість користуватися OLE-технологіями;

3) інтеграція з пакетами Microsoft Office;

4) підтримка WWW-ідеології;

5) візуальна технологія дозволяє весь час бачити результати своїх дій, корегувати їх;

6) об'ємна і наочна довідкова система;

7) наявність великої кількості „майстрів”.

Певна незручність полягає у тому, що це прикладна програма, яка дає можливість створити базу даних на основі індивідуальних потреб користувача, а не готовий продукт, який можна адаптувати. Хоча MS Access містить низку шаблонів, для організації документообігу конкретного підприємства вони будуть недоцільними. ТзОВ «Дена Метал Україна» потрібно буде залучати стороннього спеціаліста для складання потрібної бази даних. На відміну від СУБД, застосування СЕД є набагато простішим. Система електронного документообігу націлена на організацію існуючих даних. Для прикладу можна розглянути можливості такої СЕД як «Євфрат Документообіг». До її переваг слід віднести те, що розробником є Росія, а отже не має потреби у значних пристосуваннях інформаційного продукту до наших реалій (зрозуміла мова, інтерфейс), невеликі запити стосовно оперативної пам'яті, зв'язок із MS Office тощо.

У системі «Євфрат Документообіг» передбачено можливість внесення документів за допомогою «Майстра вводу документів» – це покрокова процедура введення документів, що надає користувачу спеціальний інтерфейс у виді діалогових вікон і що дозволяє вибрати будь-як можливість Євфрат по внесенню документів (рис.2.4).

Вибравши пункти меню Файл, Майстер створення документа..., у діалоговому вікні, що з'явилося, можна обрати такі режими внесення документів:

а) внесення документів, розташованих на дисках комп'ютера (одержання документів на основі файлів);

б) сканер;

в) Інтернет;

г) створення нового документа за допомогою додатка (MS Word);

д) створення нового документа за пропонованою формою.

Рис. 2.4. Створення нового документа за допомогою майстра

У будь-якому разі, незважаючи на рішення керівництва на користь СУБД чи СЕД, слід реорганізувати документообіг, регламентувати його та проробити маршрути документів. Без рег-ламенту документообігу на ТзОВ «Дена Метал Україна» і далі будуть заплутані маршрути проходження і втрати до-кументів, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінсько-го обліку, неможливість встановити взаємозв'язок між ними та одержати оперативний доступ до історії угод. Крім того, регламент документо-обігу є інструментом підвищення дисципліни співробітників. Персонал доводиться навчати і роботи на ком-п'ютері, і правильного оформлення документів. Якщо працівник володіє цією навичкою, вміє звертати увагу на деталі, він стає більш дисциплінованим. Для компанії це означає, що первинні документи вчасно потрапляють до офісу компанії, отже, можна контро-лювати і платежі, і роботу.

Отже, при побудові будь-якої системи документообігу потрібно прагнути до мінімізації етапів узгодження та кількості документів, які вимагають затвердження. Перше, що слід зро-бити, - це закріпити за різними підрозділами переліки документів, з якими вони повинні працювати. Та-ким чином, технологічна документа-ція не проходитиме через бухгалтерію, а договір на купівлю системи - через відділ контролю за якістю. До-сягти цього можна, залучаючи до створення регламентів керівників усіх функціональних підрозділів.

Для складання регламентів документів доцільно створити робочу групу за участі начальників відділів, через які проходять документи [9, с.55]. Спільними зусиллями група створює форми та регламенти, які дозволяють одержати необхідну інформацію без зайвих втрат часу на оформлення та узгодження.

Кількість і призначення регла-ментів визначаються, насамперед, складом операцій, які виконуються в компанії, напрямами діяльності та специфікою бізнесу. Регламенти визначають загальні принципи дій. З них зрозуміло, що повинно бути на виході, але не заз-начено, як саме потрібно діяти. Для цього є інструкції - докладніші доку-менти, у яких описано, що потрібно робити, у які терміни, хто відповідає за той чи інший процес і хто його кон-тролює. Інструкції створюються для кожного відділу компанії. Для роботи з вхідними листами не потрібен рег-ламент, достатньо інструкції.

Щоб співробітникам було зрозумі-ло, як користуватися регламентом або інструкцією, слід провести тренінги. Спочатку документи розсилаються по усіх відділах, які бе-руть участь у процесі. Згодом усім співробітникам роз'яснюють схему роботи на прикладі одного зі склад-них поточних проектів, у т. ч. пункти, які можна тлумачити по-різному. За результатами таких тренінгів вно-сяться коригування і в регламенти, і в інструкції.

Один із найбільш трудомістких - регламент документообігу супрово-ду руху товарів і послуг. Цей процес супроводжується великою кількістю документів, таких як накладна на внутрішнє переміщення, акт інвентаризації, прибуткова накладна, видаткова накладна, податкова накладна, акт браку, акт списання тощо.

У регламенті договірної роботи відділу ЗЕД вказується, хто ініціатор контракту, які роботи повинні бути проведені, які документи вимагаються від поста-чальника й у який термін, що і з ким треба узгодити.

На ТзОВ «Дена Метал Україна» доцільно розділити рег-ламенти внутрішні (наприклад, плановий регламент) і зовнішні, призна-чені для роботи з клієнтами, у яких описується методологія проведення робіт і взаємодії з замовником, як контролювати документообіг.

Регламент документообігу передба-чає систему контролю потоків доку-ментів [9, с.115]. Усі листи реєструються офіс-менеджером, а потім передаються директору. Він розподіляє доку-менти для виконавців і ставить по-значку «ДО», якщо потрібний особли-вий контроль. Це означає, що до заз-наченої на документі дати працівник повинен відзвітувати про виконання документа письмово або електрон-ною поштою: які дії виконано, які ре-зультати і які проблеми виникли.

Одним з інструментів контролю документообігу є їх оцінка відповідно до заздалегідь визначених критеріїв, принаймні при реєстрації, взятті на контроль і знятті