Використання реєстрів дозволяє нагромадити статистику обробки до-кументів, а за результатами вимірів можна визначити, коли виникають проблеми і з чим вони пов'язані. Це може бути кадрове питання (співро-бітник не справляється, збільшився обсяг роботи), інфраструктурне (не вистачає копіювальної техніки) тощо. Безумовно, контролем і аналізом документообігу повинна займатися спеціальна служба або відділ, хоча на початковому етапі це може бути окремий співробітник, наприклад, офіс-менеджер.

Регламенти документообігу важли-во не тільки створити, але й підтри-мувати, інакше вони можуть втрати-ти свою актуальність [11]. Потрібно вчас-но їх коригувати, якщо щось змінило-ся в процесах. Якщо зриви на якомусь етапі носять пос-тійний характер, слід внести зміни до процедури документообігу.

Наступною проблемою, яку варто усунути є бюрократизація, оскільки надмірна бюрократизація докумен-тообігу ускладнює діяльність ком-панії.

Від зайвого документообігу та уз-годжень рятує делегування повнова-жень центрам відповідальності. Якщо в кінцевому підсумку за видавання пачки скріпок відповідає комірник, то віза генерального директора не по-трібна. Керівник підрозділу може на-ділити підлеглих певними повнова-женнями і не брати на себе вирішен-ня усіх питань.

Іноді робота декількох відділів пе-ретинається, і регламент, створений одним відділом, суперечить регламентові іншого. Вихід з цієї ситуації тільки один - переговори. Якщо ж регламент створюється декількома відділами одночасно, то проводить-ся первинне узгодження шляхом його надсилання усім відділам. Кожен відділ готує свої зауваження, які об-говорюються спільно.

Можна також порекомендувати пе-ріодично, наприклад, раз на місяць, переглядати уже відпрацьовані доку-менти. Якщо очевидно, що без одно-го з них можна обійтися, наступного разу такий документ вилучається з «ланцюжка» документообігу.

Коли регламент розробляють співробітники, які ініціюють створен-ня документів, зайві «ланки» з ланцюж-ка проходження документів виключаються. Але жоден регламент не може бути абсолютно відпрацьованим. Тому в ньому слід передбачити і можливість відхилення від процесу, тобто враху-вати результати його порушення. Ані випадки прийняття вольових рішень, ані процедури адміністративного впливу не повинні залишатися поза межами регламенту. У ньому слід пря-мо зазначати, як потрібно діяти у разі відхилень чи порушень.

Створення власної бази даних. Як уже зазначалося вище, на даний момент ТзОВ «Дена Метал Україна» не має окремої бази даних. Довідник «Контрагенти» програми 1С:Бухгалтерія слугує джерелом даних по покупцях, постачальниках та працівниках, однак це має свої мінуси. Для вирішення даної проблеми найдоцільніше розробити і впровадити власну базу даних. Для цього можна скористатися безліччю рішень, наприклад:

1) розробити просту базу даних у табличному редакторі Microsoft Excel. Це не вимагатиме особливих знань, а даний табличний редактор інтегрований з усім пакетом Microsoft Office, дає можливість створення вкладання і зберігання графічних об’єктів, працювати із формулами, графіками, діаграмами, а також програмувати на Visual Basic (рис. 2.5).

Ці переваги супроводжуються певними недоліками.

База складена у табличному редакторі буде не реляційною, а площинною. Тільки найпростіші запити на інформацію будуть можливі. І дану базу досить важко захистити від несанкціонованого доступу або уберегтися від випадкової помилки при вводі.

Рис. 2.5. Вікно бази даних «КАДРИ» у табличному редакторі Microsoft Excel

Для захисту даних доведеться скористатися вбудованою системою безпеки (рис.2.6, 2.7).

Таким чином даний файл відкриватиметься по мережі тільки для читання, а для відкриття і змін користувач вводить відповідні паролі. Слід пам’ятати, що ця система не є досконалою хоча б тому, що немає можливості відновити втрачений пароль, що призведе до незворотної втрати даних.

Рис. 2.6. Вікно параметрів безпеки

Рис. 2.7. Вікно підтвердження пароля доступу

2) скористатися СУБД. Як уже згадувалося вище, СУБД – система управління базою даних – це програма, яка дає можливість вводити, зберігати, обробляти, шукати та видаляти дані. Це інформаційний продукт, який пасивну форму інформаційного ресурсу перетворює на активну.

Найбільш оптимальним варіантом для ТзОВ «Дена Метал Україна» буде СУБД реляційного типу Microsoft Access. Для створення бази даних можна скористатися одним із шаблонів (рис. 2.8) або розробити власну базу даних «з нуля».

Рис.2.8. Вікно вибору шаблонів БД Microsoft Access

Для прикладу можна розглянути шаблон БД «Замовлення на роботу». Ця база даних є актуальною для ТзОВ «Дена Метал Україна», адже дає змогу прослідкувати за виконанням замовлення, оцінити та проаналізувати розвиток потреб покупців тощо.

Дана база даних буде містити:

При запуску даного шаблону автоматично запускається майстер створення бази даних, що дозволить створити БД навіть користувачу. На рис.2.9. зображено вікно для вибору полів таблиць, з яких складатиметься реляційна база даних. Відмічаючи кліком мишки непотрібні дані у тій чи іншій таблиці, користувач формує власний інформаційний продукт, який дасть змогу покращити роботу з інформаційними ресурсами.

Процес вибору оформлення бази даних наведено у додатку Е.

Рис. 2.9. Вікно створення БД

По завершенні роботи Майстра створення баз даних, прикладна програма формує базу даних по вибраних параметрах:

Рис. 2.10. Вікно процесу створення БД

По завершенні формування оболонки бази даних, програма видає системне попередження