Специфічною для інформаційних ресурсів є фаза перетворення і розповсюдження [11]. Важливим аспектом перетворення інформації є її накопичення і зберігання, швидкий доступ користувачів до конкретних даних, що є необхідним для вирішення основних задач управління. Для цього створюються інформаційні системи управління на базі сучасних засобів обчислювальної техніки. Слід додати, що перетворення інформаційних сукупностей зумовлюється загальними цілями управління, а також структурою і складом технічних засобів.

Інформаційний ресурс поширюється залежно від інформаційних потреб споживачів, їх участі в управлінні і підготовці управлінських рішень. При цьому слід визначити кількісні і якісні параметри сукупності ІР, що розповсюджується, і конкретних форм їх відображення.

Фаза використання – заключний етап «життєвого циклу» ІР [25, с.112]. Реалізується цей етап після визначення споживачів інформаційної системи управління і розробки методів представлення інформації. При проектуванні інформаційних систем управління кожна із розглянутих фаз деталізується і конкретизується.

У загальному інформаційні ресурси підприємства формуються за рахунок внутрішніх і зовнішніх джерел. Внутрішні інформаційні ресурси формуються безпосередньо на підприємстві у відповідних службах і підрозділах, зовнішні – передаються з вищестоячих органів і організацій, які беруть участь у виробничо-господарській діяльності підприємства (постачальники, споживачі, проектні інститути тощо).

Інформаційний ресурс може виступати у пасивних і активних формах [25, с.127]. До пасивних відносяться такі форми існування знань, коли знання не зв’зані або мало зв’язані з конкретними прикладними областями. До таких форм можна віднести книжки, журнальні статті, патентні описи, банки даних. Крім того, пасивною формою існування інформаційного ресурсу можуть бути і знання, які «прив’язані до конкретних предметних областей (вибірки із бази даних), якщо вони не комплектні, тобто недостатні для здійснення практичних кроків по їх ціленаправленому використанні.

До активних форм існування інформаційного ресурсу відносяться наступні основні форми: модель, алгоритм, програма, база знань, як елемент штучного інтелекту. Кожна з цих активних форм інформаційного ресурсу може мати різні степені загальності, науково-технічний рівень і завершеність (комплектність). Але в цілому ці форми можна трактувати як стадії «достигання» інформаційного ресурсу, степені доведення його до готовності перетворитися в «силу». На виробничих підприємствах інформаційний ресурс відображають, наприклад, у подетальних специфікаціях, що вміщують дані про вузловий і детальний склад виробів, в матеріальних нормативах, картах технологічного процесу, інформаційний ресурс є базою для реалізації функціональних задач і прийняття управлінських рішень.

Інформаційні ресурси включають у себе дані нормативного, довідкового, планового, облікового і аналітичного характеру [22].

Нормативні інформаційні ресурси – ресурси довгострокового використання, що стосуються процесу підготовки виробництва і управлінської діяльності (норми розходу матеріалів на виготовлення виробів, нормативи трудові, режимні фонди обладнання і т.п.)

Довідкові інформаційні ресурси – використовуються для реалізації управлінських функцій (відомості про кількість обладнання, чисельність персоналу).

Необхідно мати чітку систему збору і переробки інформації. Особливе місце належить методам збору. Процеси збору інформації в залежності від того, на скільки використовується в них жива праця, поділяють на декілька систем [20]: 1) Інформаційні. Проводяться безпосередньо людиною, але для обробки можуть використовуватися певні механічні пристрої. 2) Змішані. Їх суть полягає в тому, що людина перетворює всю вихідну інформацію з допомогою автоматизованих пристроїв. Така система використовується на крупних підприємствах. Вона дозволяє мінімізувати потік інформації і на основі такого обмеження забезпечити належний рівень прийняття управлінських рішень. 3) Автоматизовані. Весь процес збору і переробки інформації здійснюють спеціальні пристрої.

До систем документування інформації ставлять такі вимоги: своєчасність, повнота і достовірність інформації; мінімальні строки на надання інформаційних послуг; створення можливостей для роботи в діалоговому режимі; максимальні умови для формалізації інформації.

Планування і розробка систем управління інформаційними ресурсами і потоками ґрунтуються на етапах життєвого циклу інформаційного ресурсу,[22] модель якого представлена на рис. 1.2.

Рис. 1.2 - Модель життєвого циклу інформаційного ресурсу

Життєвий цикл інформаційного ресурсу визначає цикл взаємодії фахівця і системи [45, с.5]:

визначення цілей (особистих, корпоративних, суспільних) і змісту інформації, необхідної для їх досягнення;

створення, збирання, зберігання і пошук інформації;

передавання інформаційних ресурсів користувачам і їх використання;

якостей, підвищенням продуктивності, інших ознак;

утилізація та ліквідація. оновлення у процесі використання, пов’язане з оновленням властивостей.

Інформаційні ресурси планового, облікового і аналітичного характеру формуються на визначений період часу для планування виробничо-господарської діяльності підприємства, обліку її перебігу і аналізу її результативності. ІР системи – підприємства, установи, організації – формуються під впливом інформаційних потреб системи.

Основні особливості інформаційного ресурсу: на відміну від інших (матеріальних) ресурсів він практично невичерпний, по мірі розвитку суспільства і інтенсифікації процесу використання знань їх запаси не зменшуються, а навпаки - ростуть; по мірі використання він не зникає, а зберігається і навіть збільшується (за рахунок конструктивної трансформації отриманих повідомлень з урахуванням досвіду, місцевих умов тощо); він не самостійний і сам по собі має лише потенційне значення, лише з'єднуючись з іншими ресурсами він проявляється "кінетично" - як рушійна сила; ефективність його використання пов'язана з ефектом непервинного (повторного) виробництва знань, інформаційна взаємодія дозволяє отримати нове знання ціною значно менших витрат в порівнянні з витратами праці, енергії, часу на його пряме генерування; він виступає формою безпосереднього включення науки, в тому числі теоретичних досліджень, до складу виробничих сил; він виникає в результаті не просто розумової праці, а її творчої частини (а не рутинної).

Особливо слід відзначити, що не всі повідомлені знання, зокрема завдяки книгам, газетам, радіопередачам, патентним описам і т.п., виступають в якості інформаційного ресурсу. Випливає нова проблема - інформативність повідомлень. Книги, патентні описи і інші повідомлення мають ще знайти своїх споживачів. Із них ще має бути вилучена інформація. Перед