Ще одна вимога до документа, яку ставить ПП «Час-Н» – визначеність відносно одержувача, тобто адресата. Формуючи його працівники стараються уявляти собі, яку інформацію має в своєму розпорядженні адресат з питань, що містяться в документі і яке відношення до них і до відправника (згода, довір'я, підтримка, байдужість, сумнів, упередження, опір і . Все це дозволяє правильно відібрати інформацію, що включається в документ, і відповідним образом розставити акценти в ній, а також сформулювати пропорційні можливостям одержувача задачі.

Зміст документа викладається зрозумілою, лаконічною мовою, що виключає подвійне тлумачення його значення, по певній схемі. У заголовку і перших фразах розкривається суть проблеми; далі формулюються причини появи документа, робляться висновки і рекомендації. Нарешті, на закінчення приводяться необхідні обґрунтування її рішення.

Розміщення на першому місці в тексті документа самої важливої інформації дозволяє зацікавити адресата, отримати у нього необхідну підтримку, так і взагалі допомогти йому відразу ж ухвалити рішення про те, як з даним документом поступити: підтримати чи ні; займатися їм або відправити в архів; працювати над ним самостійно або передати іншим (підлеглим, колегам з інших підрозділів по приналежності).

Інформація, що вміщується в документі, складається з окремих елементів, званих реквізитами.

Працівники ПП «Час-Н» виділяють наступні переваги письмової комунікації:–

письмова інформація є незмінною впродовж тривалого часу,є такою що може зберігатися;–

письмова інформація є відчутною (на дотик), помітною;
– письмова інформація піддається перевірці;–

письмова інформація , як правило, ретельно сформульована, глибоко обміркована, є логічною і точною.

Письмові повідомлення мають і недоліки. Люди можуть бути уважними і точними при складанні повідомлень, але вони цього часто не роблять. Погано написані повідомлення роблять кінцеве повідомлення і дорогим і плутаним.

Письмові комунікації мають одну важливу функцію – збереження документів в юридичних цілях.

Отже, комунікаційний процес в компанії «Час-Н» відбувається із врахуванням елементів, властивим даній фірмі. Тобто тут він здійснюється в декілька етапів:–

зародження ідеї;–

кодування інформації і вибір каналу передавання;–

розшифрування символів відправника мовою отримувача – декодування.–

відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями – здійснення зворотного зв’язку, який являє собою інформацію, яка містить певну реакцію на поведінку партнерів по спілкуванню. Мета зворотного зв'язку полягає в наданні допомоги іншим людям в усвідомленні того, як ми сприймаємо їх вчинки, як вони впливають на нашу поведінку.

2.4. Дослідження впливу інформаційних систем на результативність комунікаційного процесу підприємства

Застосування сучасних технологій на сьогоднішній день на даному підприємстві націлене на впровадження "безпаперових" методів роботи. З розвитком сучасної технології і її впровадженням в роботу офісу ми не тільки зберігаємо інформацію в електронній або цифровій формі, але і зберігаємо паперові копії. Технологія поки що не досягла того рівня, якого нам хотілося б. Ми вважаємо, що знаємо, чого хочемо, але технологія поки що не може повністю задовольнити наші потреби. Як зазначають працівники підприємства « Час-Н» інформаційна технологія дозволяє досягти наступних цілей:

1. Скоротити час отримання інформації (тобто звести до мінімуму затримки в отриманні інформації із-за її можливої недоступності, через пошту, через відправлення інформації за неправильною адресою або просто унаслідок вихідного дня на фірмі).

2. Ліквідовувати зайву роботу, що повторюється (непотрібні завдання типу передруку, класифікація і пошук документів).

3. Оптимізувати використання людських ресурсів (для завдань, що вимагають міркування, ініціативи, оцінки) [ 24].

Технічні засоби механізації операцій та процедур управління на підприємстві поділяються на:

– засоби виготовлення документів (засоби комп’ютеризованого набору, диктофони);

– засоби копіювання та розмноження документів (копіювальна техніка, комп’ютерні засоби оброблення та зберігання інформації);

– засоби оброблення інформації (комп’ютерні системи та спеціалізовані АСУ);

– засоби зберігання, групування і пошуку документів (стелажі, каталоги, бази даних);

– засоби обчислюваної техніки (механічні та електронні обчислювані машини)[ 24].

Інформаційна система – організаційно впорядкована сукупність інформаційних ресурсів, інформаційних технологій і засобів забезпечення інформаційних процесів. Процеси в інформаційній системі приводять інформацію, яку вводять для прийняття рішень . В процесі введення інформації збираються і фіксуються всі неперевірені дані всередині цієї організації або в зовнішньому середовищі. В процесі обробки цей матеріал перетворюється в більш значущу форму.

Відділи ПП „Час-Н” обладнано сучасними комп’ютерами, на базі процесорів з тактовою частотою не нижче 1,7 ГГц. Загальна кількість комп’ютерів – 9 штук. Всі вони об’єднані в локальну мережу, що має вихід через спільний шлюз маршрутизатор до мережі Інтернет. Пропускна спроможність зовнішнього каналу мережі Інтернет складає 128 Кбіт/с. Крім того, підприємство обладнано двома лазерними принтерами та одним струменевим, сканером, копіювальним апаратом формату А3, А4. Кожне робоче місце телефонізовано, телефони об’єднані внутрішньою міні АТС. Також у відділах збуту та бухгалтерії наявні факси.

На підприємстві можна виділити кілька інформаційних систем, що забезпечують працівників необхідною інформацією. В більшості інформаційне забезпечення здійснюється за допомогою мережі Інтернет та електронної пошти оскільки майже кожне робоче місце автоматизоване, і відповідно підключене до мережі Інтернет. Дякуючи цьому працівники завжди мають змогу отримувати і ознайомлюватися з найновішою інформацією необхідною для здійснення їхньої діяльності. Отримані за допомогою мережі Інтернет документи передаються на опрацювання безпосередньо працівникам.

Для забезпечення ефективної бухгалтерської діяльності,