Як елемент інформаційних систем на підприємстві встановлена офісна автоматична система, яка має на меті підвищити продуктивність менеджерів і офісних працівників через удосконалення документообігу і передавальних процесів. Це: селекторне передавання інформації, електронний календар.

Інтернет та його системи відіграють найважливішу роль в організації. Він використовується для:

– зв’язків між офісами;

– надсилання заявок;

– безпосередньої роботи із сервером.

У своїй щоденній роботі торгові представники фірми використовують КПК – кишеньковий персональний комп’ютер. Він і служить засобом передачі інформації на сервер. Він з’єднаний через Bluetooth із мобільним телефоном (телефон служить як модем), далі телефон дзвонить на сервер і передає дані. Даний КПК має також систему GPS яка дозволяє знайти торгового представника в будь-якій точці міста. В ньому є програми: –

Microsoft Excel;–

Microsoft Word;

– Windows Mobile 2005.

Завдяки цьому комп’ютеру можна зробити заявку на товар, внести залишок і одразу відправити на сервер операторам для опрацювання даних.

2.5. Вдосконалення комунікаційного процесу на ПП «Час-Н»

Аналіз комунікаційних процесів показав, що на ПП «Час-Н» функціонують, як формальні так і неформальні, усні та письмові комунікації. Проаналізувавши всі види комунікацій на підприємстві ми визначили , що письмові комунікації даного підприємства ще потребують вдосконалення. Адже вони є рушійною силою при прийнятті важливих рішень. На фірмі можна виділити вхідну документацію, що надходить з головного офісу ТзОВ «ТД «Західна молочна група» та клієнтів підприємства «Час-Н», а також вихідну, що включає документи, які розсилає підприємство у відділи постачання своїх клієнтів, а також головній фірмі – виробнику із центральним офісом у місті Луцьку. На даному приватному підприємстві, ступінь використання документів однократний, що виступає позитивним моментом для раціоналізації документообігу. Це пояснюється наявністю меншої кількості рівнів управління, високою відповідальністю за виконувану роботу. На відміну від великих підприємств, з кількістю працівників понад 100 чоловік, де спостерігається дублювання документів, що вимагає від таких підприємств приділення значної уваги вдосконаленню проходження інформації через один-два канали.

Велику перевагу на даному підприємстві мають комунікації за формою фіксації: ділові листи, розпорядження, інструкції, протоколи, накази службові листи та записки. Саме ці розпорядчі та інформаційно-довідкові документи складають основу доекументного забезпечення підприємства. Адже кожного дня з центрального офісу приходить приблизно один-два накази, від трьох до п’яти службових листів та записок, а також приблизно до десяти факсограм. На фірмі встановлено добрий зворотній зв'язок, який дозволяє відіслати відгук на отримані документи. Ми виділили переваги даного виду комунікацій:

– вони дають можливість більш широко розповсюджувати інформацію;

– зменшувати її перекручення;

– ліквідувати суперечності в ній.

Проте існують і певні недоліки, а саме:

– несвоєчасне оновлення програмного забезпечення, що тягне за собою неможливість, час від часу, встановлення зворотного зв’язку;

– лавинний потік інформації, який іноді ускладнює роботу працівників відділів із вхідними документами.

Тому, для того щоб письмові комунікації функціонували на підприємстві на високому рівні ми пропонуємо:

1. Збільшити кількість працівників у інформаційному та у відділі канцелярії, а саме – прийняти на роботу одного оператора у інформаційний відділ, та ще одного діловода у відділ канцелярії. Запропонувати цим працівникам позмінну роботу( працювати через день або через тиждень) відповідно тиждень відпочинку зніме напругу після робочих днів;

2. Через інформаційне перевантаження інформаційного відділу ми пропонуємо процес надходження інформації ( додаток ). Це дасть змогу оперативніше реагувати на отриману інформацію і відповідно швидше здійснюватиметься зворотній зв'язок.

3. Знайти нового провайдера Інтернет послуг. Як зазначалося вище через Інтернет та електронну пошту підприємство отримує практично 80% документів. Через низьку швидкість Інтернету, яким користується підприємство, працівники затрачають більше часу на інтерпретацію документів, які вони отримують і відповідно відправляють. Швидкісний Інтернет дозволить прискорити процеси отримання та відправлення документів.

Певне місце займає і усна комунікація, яка є невід’ємним атрибутом діяльності фірми. Головним чином це реалізується через взаємодію торгових представників із наявними та потенційними клієнтами. Як для них так і для керівництва важливо налагодити ефективну комунікацію, яка допоможе вплинути на поведінку їхнього адресата в бажаному для них руслі. Адже наскільки ефективним буде їх зв'язок, від того буде залежати їх успіх і успіх компанії. Щоб її досягти потрібно чітко дотримуватися певних правил

( Рис. 2.2.2 ):

Схема « Ефективність комунікації на прикладі ПП «Час-Н»

Торговий представник

Рис. 2.2.2 Схема ефективної комунікації на прикладі ПП «Час-Н»

Аналізуючи дану схему слід зазначити, що приймаючи рішення про передавання інформації торговий представник переконується, що співрозмовник налаштований на її сприйняття і віддає їй перевагу, незважаючи на наявність інших інформаційних джерел. Щодо пункту формулювання повідомлення, то слід підкреслити, що представники це здійснюють відповідно до психологічного