РОЗДІЛ ІІІ. ІНФОРМАЦІЯ В ТЕОРІЇ ПІДГОТОВКИ ТА ПРИЙНЯТТІ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ.

§ 1. Інформаційне забезпечення управління для прийняття рішень.

В даний час вже ні в одній області людської діяльності неможливо приймати правильні рішення, засновані виключно на багаторічному досвіді і інтуїції керівників. Це пояснюється тим, що, по-перше, суспільство в цілому стало дуже складним і будь-яка галузь, в якій безпосередньо зайнята та чи інша людина, має різноманітні зв’язки зі всіма галузями людської діяльності. По-друге, темпи розвитку суспільства різко зросли, внаслідок чого виникла гостра необхідність завчасно передбачити шляхи і результати цього розвитку.

В такій обстановці великих успіхів можна добитися в тому випадку, якщо є можливість оперативно зібрати, обробити і проаналізувати всю можливу інформацію як із зовнішнього так і з внутрішнього середовища. Саме тому сучасний стан розвитку суспільства часто називають „віком інформації”. Інтуїція нерідко може привести до надто великих помилок, а крім того, треба багато років для накопичення досвіду, що дозволяє приймати достатньо ефективні рішення на основі інтуїції.

Процес розробки рішень може розглядатися як цілеспрямована переробка „інформації стану” (інформації про ситуації) в „командну інформацію”, визначаючу хто, що і коли повинен робити. Інформація використовується для корегування і адаптації всієї системи в обстановці, що склалася, для розробки нових мети і завдань.

Для розробки рішень використовується різна за характером інформація: про події, які відбуваються; періодична; повторна, одержана в результаті аналітичної обробки вихідних даних; вихідна; вибіркова; одержана в наслідок використання тільки частини зібраних даних; повна; вичерпна; графічна; семантична, що відноситься до знакових систем, змістовної сторони слів і виражень.

Робота з інформацією супроводжує і пронизує весь процес прийняття рішень і контролю, а відповідно, являється невід’ємною частиною управління. Необхідною передумовою прийняття правильного управлінського рішення є оптимальний об’єм і якість існуючої інформації. Важливого значення набуває також методика аналізу інформації і синтез, що формує увагу про можливі рішення. Кожен варіант рішення є комплексом інформації про можливі відповіді на які-небудь запитання, зібраний в єдино логічне ціле і має певну цілеспрямованість.

Для оцінки ситуації і підготовки управлінського рішення керівник повинен бути забезпечений повною і своєчасною інформацією. Зміст процесу управління полягає у перетворенні інформації зворотного зв’язку на інформацію управлінських рішень. Зворотній зв’язок дає змогу корегувати помилки відхилення, регулювати виробничі і управлінські процеси.

Для прийняття управлінського рішення потрібна планова, нормативна, інструктивна, правова, статистична, облікова, наукова, (ноу-хау) та інша інформація. Незалежно від виду, вона має бути точною, повною, достовірною, надійною, зручною для сприйняття та оцінки. Носіями, для прийняття рішень може бути документ, креслення, схеми, графіки, газети, журнали, книги, кінофільми, записи на магнітній стрічці та інше. Важливими джерелами інформації є особисті спостереження, бесіди із спеціалістами і працівниками, опитування експертів. Крім того, створюються комісії або творчі групи для вивчення питання, проведень анкетних опитувань, інтерв’ювання тощо.

Інформація розповсюджується через ієрархічні канали, з допомогою різних циркулярів, інструкцій, рішень, проведенню конференцій, зборів, охоплює різноманітну і численну сукупність рішень. Це дані оперативного і бухгалтерського обліку, статистичної звітності, матеріали ревізій, перевірок, спеціальних обслідувань. Особливу цінність представляє інформація, зібрана самим керівником в процесі контролю і особистих контактів з підлеглими, так як він виясняє суб’єктивні думки, оцінки, побажання працівників. [1, с. 4-6]

В практиці управління сільськогосподарськими підприємствами, як свідчать спостереження, недостатньо використовується такий вид інформації, як консультації висококваліфікованих спеціалістів в тій чи іншій області знань.

Цінним джерелом одержання інформації можуть служити матеріли всіляких екскурсій. Дуже важливо, щоб керівники господарств, спеціалісти, керівники виробничих підрозділів в обов’язковому порядку відвідували інші господарства з подібними виробничими умовами, а також передові господарства та виставки. Кожному такому відвідуванню повинна передувати розробка детальної програми з переліком питань, з якими слід познайомитися, відповідями на них і пропозиціями, що необхідно зробити в своєму господарстві.

Однією із труднощів в управлінській діяльності є рішення в умовах невизначеності або неповних даних про можливі післядії накреслених дій. Керівник стоїть завжди перед дилемою - або зменшити невизначеність, перед тим як приступити до дій, або здійснити ті чи інші операції при відомому рівні невизначеності. По всій ймовірності вирішальну роль тут повинен відіграти фактор часу. При наявності ресурсів часу прийняттю рішення завжди повинен передувати аналіз і пошук даних, що знижують невизначеність результату приймаючих рішень. Заслуговує уваги порядок організації системи інформації, при якому сигнали поступають тоді, коли це необхідно керівнику. Нажаль, в більшості підприємств АПК діючі інформаційні системи не забезпечують цієї вимоги, оскільки формальна комунікаційна структура підприємств в більшості випадків не має необхідного комплексу правил, що регулюють передачу, розповсюдження і використання інформації.

Враховуючи великий об’єм інформації, використовуваної в процесі розробки рішення, і великі затрати, пов’язані з її збором і переробкою, заслуговує великої уваги методологія управління "по відхиленнях", суть якої заключається в тому, що в системі фіксується не вся інформація, а лише дані по відхиленнях об’єкта від заданої програми. Це дозволяє розвантажити інформаційні канали, своєчасно виявити перебої з процесі виробництва і орієнтувати керівників і спеціалістів на вузькі місця в роботі. Прийняття рішення по відхиленнях на перший план висуває завдання по визначенню допустимих значень відхилень явища або процесу, при яких рішення не приймаються, широкого впровадження нормативних методів планування, обліку і аналізу змінних факторів, які впливають на результати дій в рамках