2.3. Зв'язки в організації і координація

У організації, що складається з багатьох частин, повинна здійснюватися визначеним про разом координація їх діяльності. Дана координація виступає основою структури організації, яку звичайно визначають як сукупність стійких зв'язків в організації.

Без зв'язків і фактичної взаємодії частин не може бути організованого цілого. Зв'язок є умовою, що визначає можливість взаємодії. Зв'язки між частинами організації здійснюються через канали комунікації. Види зв'язків відповідають видам тих відносин між частинами організації, які об'єднують частини в єдине ціле.

У організації, як вона розглядається в даному підручнику, зв'язок -это вираз відносин, а не якась дія. Зв'язки розрізняються не тим, що робиться в їх рамках, а тим, як реалізуються відносини координації, що у свою чергу визначається тим, які відносини лежать в основі зв'язку. За допомогою зв'язків в організації здійснюється координація ролей і деятельностей. Ефективна координація є функцією двох змінних: має рацію і інформації.

У організації виділяються різні типи зв'язків. Все залежить від того, який критерій встановлений в основу їх класифікації. Найбільш часто аналізу піддаються наступні пари зв'язків в організації: вертикальні і горизонтальні; лінійні і функціональні; формальні і неформальні; прямі і непрямі. Вертикальні зв'язки сполучають ієрархічні рівні в 1 організації і її частинах. Вони формалізуються в процесі проектування організації, діють постійно і зображаються на всіх можливих її схемах, відображаючи розподіл повноважень або указуючи на те, "хто є хто" в організаційній ієрархії. Дані зв'язки служать каналами передачі розпорядливої і звітної інформації, створюючи тим самим стабільність в організації. В рамках вертикальних зв'язків розв'язуються проблеми влади і впливу, тобто реалізується "вертикальне завантаження" роботи. Звичайно зростання організації супроводжується зростанням вертикальних зв'язків, так що по кількості цих зв'язків можна судити про розмір організації, Сучасна крупна промислова організація з сотнями тисяч зайнятих може мати від 7 до 12 рівнів по вертикалі. Вертикальні зв'язки є єдиним типом зв'язків в рамках лінійної департаментизации. Вони грають важливу роль в здійсненні функціональної і продуктової департаментизации, але при цьому доповнюються горизонтальними зв'язками.

Використовування вертикальних зв'язків як канали передачі інформації для ухвалення рішення стає малоефективним, коли інформація, що використовується для вирішення, вимушена проходити декілька рівнів організаційної ієрархії, розташованих далеко один від одного. В цьому випадку створюється небезпека виникнення спотворення ("ефект зіпсованого телефону"), сповільнюється весь комунікаційний процес і потрібні значні витрати.

Горизонтальні зв'язки - це зв'язки між двома або більш рівними по положенню в иерарахии або статусу частинами або членами організації. Їх головне призначення - сприяти найефективнішій взаємодії частин організації при рішенні виникаючих між ними проблем. Вони допомагають укріплювати вертикальні зв'язки і роблять організацію в цілому більш стійкою при різних зовнішніх і внутрішніх змінах. Горизонтальні зв'язки створюють ряд важливих переваг. Вони економлять час підвищують якість взаємодії. Горизонтальні зв'язки разивают у керівників самостійність, ініціативність і мотивованість, ослабляють боязнь риска- На відміну від вертикальних, горизонтальні зв'язки, за винятком матричної департаментизации, звичайно не формалізуються в ході проектування організації. Важко знайти опис роботи або посадові обов'язки, де б було записано, коли і як здійснювати зв'язки з рівними по статусу частинами організації. Тому особигй інтересу представляє аналіз практики і вивчення способів встановлення таких* зв'язків. У разі, коли горизонтальні зв'язки встановлюються на неформальній основі вищестоящим керівником, вони звичайно мають прив'язку до часу, до події або до людей. Так, наприклад, в ході засідання директор може запропонувати начальникам цехів на місці вирішити питання установки нового устаткування. Або керівник організації може дозволити начальнику відділу праці і заробітної платні і начальнику відділу кадрів самостійно вирішувати питання встановлення окладів для працівників, оскільки він довіряє їм. Але, як тільки один з них залишить свій пост з якихось причин, керівник швидше за все поверне це право до себе назад і їм користуватиметься до тих пір, поки новий начальник не заслужить у нього довір'я. В основному в цих випадках використовується метод встановлення прямих контактів між тими, хто має відношення до проблеми. Разом з неформальними способами існує ряд способів формалізації горизонтальних відносин. У ряді випадків для посилення механізму горизонтальної взаємодії призначаються спеціальні особи для здійснення двосторонніх контактів між підрозділами організації. Це можуть бути заступники, що займаються групою підрозділів одного рівня, або ж координатори - керівники проектів програм, націлених на отримання одного певного результату або продукту. В даному випадку і тим і іншим даються права, що перевищують рівень прав, якими наділюють підрозділи, що вступили в горизонтальне иэаимодействие. Але при цьому вони не наділюються адміністративною стастью лінійних керівників.

Наступною групою методів встановлення горизонтальних зв'язків є створення цільових груп і команд, що складаються' з представників різних частин організації і призначених для вирішення задач на стику підрозділів або проблем. Цільові групи частіше створюються на тимчасовій, а команди - на постійній основі. Якнайповніший розвиток горизонтальні відносини одержують в рамках матричної депаргаментизации, коли створюється формальна система подвійного підкорення.

Ще однією парою зв'язків, встановлюваних в організації, є лінійні і функціональні зв'язки. Поширено уявлення, що лінійні зв'язки - це ті, які пов'язані з виробництвом, а функціональні - з допоміжними по відношенню до виробництва функціями. Проте це зовсім не так. Лінійні зв'язки - це відносини, в