Функціональні зв'язки мають в організаційній ієрархії спрямованість від низу до верху і виступають у формі поради, J рекомендації, альтернативного рішення і т.п. (мал. 7.14).

Той факт, що і ті і інші зв'язки здійснюються певними підрозділами в організації, породжує уявлення, що окремі підрозділи мають більше відношення до якогось одного типу зв'язків. В реальній практичній роботі це сприйняття нерідко переноситься на назву підрозділів. Взаємостосунки даних зв'язків з деякими аспектами діяльності організації показано в табл. 7.1.

Функціональні зв'язки слід відрізняти від функціональних прав. Останні - це влада, яку індивід або відділ можуть мати як результат специфіки своєї роботи. Так, звичним є приклад, коли в цеху машинобудівного заводу працює нормувальник або обліковець, що формально входить звично до складу відділу праці і заробітної платні, але реалізовуючий по місцю роботи (цех) делеговане йому відділом функціональне право - вести різні i види оперативного обліку. Між начальником цього цеху і обліковцем на відміну від виробничих робітників виникають не прямі, а непрямі зв'язки. Останні не обмежують дії лінійного керівника, а підвищують їх якість, компенсуючи його незнання i деталей у функціональних областях. Кваліфікована експертиза : робиться тими, у кого на це спеціально виділяється час. В цілому I швидшає ухвалення рішення.

Непрямі зв'язки звичайно обмежені відповіддю на питання "як", іноді - на питання "коли" і рідше на питання "де" або "хто". Такий ,подход стримує небезпечну тенденцію, яка виникає при розширенні круга питань, що потрапляють під функціональне право, Це зауваження може бути віднесено, наприклад, до діяльності :главного бухгалтери, начальника ОТК, військпреда нерідко намагаються "замінити" керівника організації (мал. 7.15).

Підвищення ефективності непрямих зв'язків залежить від розуміння характеру відносин, що виникають при реалізації функціональних прав. До успіху в даному випадку приводить широкий взаємообмін інформацією між "лінією" і "функцією", а також поєднання цілей тієї і іншої сторони.

При проектуванні організації особливе значення придбаває аналіз ще однієї пари зв'язків - формальні і неформальні. Терміни "формальний" і "неформальний" з'явилися в управлінській літературі після опису відомого Хоуторнського експерименту.

Формальні зв'язки - це зв'язки координації, регульовані встановленими або прийнятими в організації цілями, політикою і процедурами. Вважається, що регулюючі правила встановлені і прийняті, якщо на їх основі:*

члени організації можуть здійснювати взаємодію один з одним;*

члени організації бажають робити те, що вони роблять;

| мета об'єднує людей.

На практиці формальні зв'язки служать основою затверджених в організації посадових інструкцій, особливо в частині описанияхарактера відносин між різними посадами. Такими відносинами, наприклад, є відносини між директором заводу і начальником цеху незалежно від того, хто посідає ці посади. Формальні зв'язки повністю легалізували тільки першу з вищеназваних умов, а дві інші умови - частково. Ці зв'язки носять заданий характер. Тому спроектована організація j є "набором" формальних зв'язків або зв'язків між ] "неживими" осередками організації.

Неформальні зв'язки з'являються тоді, коли формальні зв'язки не виконують своєї ролі: або не служать інтересам працівника, або - інтересам організації. В основі неформальних відносин лежать відносини не між встановленими посадами, а між конкретними індивідами, тобто це не відносини між будь-яким директором і будь-яким начальником цеху, а відносини між конкретною людиною, що займає пост директора, і конкретною людиною, що є начальником цеху. Неформальні зв'язки існують завжди, оскільки практично неможливо втиснути в посадову інструкцію всі нюанси реального життя, у всьому їх багатстві і зі всіма їх суперечностями. Реальні люди, бажаючи робити речі дещо по-іншому, можуть будувати свої відносини не так, як це наказало.

Поява неформальних зв'язків є індивідуальною захисною реакцією індивідів на неадекватну адаптацію організації до змін зовнішнього і внутрішнього середовища. Унаслідок розвитку в організації неформальних зв'язків в ієрархічній субординації по реалізації владних прав і інформаційного забезпечення може спостерігатися зміна позицій.

Неформальні зв'язки є основою формування неформальних груп, появи неформальних лідерів і створення "паралельної" неформальної організації. При значній розбіжності між зафіксованою у відповідних документах формальною організацією і реально існуючою неформальною керівник, залежно від рівня ефективності тієї або іншої, повинен або ослабити або навіть усунути неформальні зв'язки, або ж, якщо вони більш ефективні, - організаційно легалізувати, зробивши їх частиною нової формальної організації. Даний процес називається формалізацією організації.

2.4. Масштаб керованості і контролю

При проектуванні організації відбувається групування людей і робіт за якимсь принципом або на основі якогось критерію. В ході групування наступає етап, коли необхідно ухвалювати рішення щодо того, скільки людей або робіт безпосередньо може бути ефективно з'єднано під єдиним керівництвом. В організації кожний з керівників обмежений часом, знаннями і уміннями, а також максимальною кількістю рішень, які він може прийняти з достатнім ступенем ефективності.

Якщо кількість підлеглих збільшується в арифметичній прогресії, то число потенційне можливих міжособових відносин між керівником і підлеглими зростає в геометричній прогресії. Це відбувається з тієї причини, що керівник має справу з трьома