Треба пам'ятати: формулюючи завдання, ви тим самим визначаєте форму звітності!

Завдання повинні відповідати цілям. Кожній меті може відповідати кілька безпосередніх завдань. Кожне завдання може вести до досягнення декількох цілей. Це нормально. А от чого не може бути, так це завдання, яка б не вело хоча б до однієї з раніше поставлених цілей. Також не може бути, щоб для раніше поставленої мети не найшлося хоча б одного конкретного завдання.

Помітимо, що мети й завдання співвідносяться як об'єкт настання з напрямком подальшого руху. Простіше говорячи, конкретне завдання ніяк не може лежати зовсім осторонь від загальної мети.

Розділ 3 "Функції" займає по обсязі близько 60% усього документа. Це найважливіша частина посадової інструкції. Однак, якщо ви правильно сформулювали цілі й завдання, труднощів з описом функцій у вас не виникне.

Слідуюче правило: завдання й функції співвідносяться так само, як цілі й завдання.

Функції повинні бути здійсненні, тобто функція повинна бути сформульована так, щоб у будь-якій конкретній ситуації на питання: "виконане чи ні", можна було відповісти односкладово. "Так, так", "ні, ні"; а що понад це, то від лукавого". Функції повинні відповідати завданням.

Тепер зупинимося на лінгвістичних, якщо так можна виразитися, аспектах техніки складання посадових інструкцій.

Чому важливо дотримуватися єдиного стилю? Так, просто тому що стилістичний різнобій відволікає инструктируюмого, змушує замислюватися, а немає чи тут схованого змісту? Навіщо забивати голову зайвим - пишіть простіше!

Посадова інструкція повинна бути вичерпною, тобто описувати всі дії, які можуть знадобитися від працюючого. Як переконатися, що із цим усе в порядку? Є один технічний прийом. Включити в регламент робочої операції розділ "обов'язки посадових осіб у зв'язку з виконанням дійсного регламенту". Акуратно випишіть всіх посадових осіб, згаданих у розділах "цілі й завдання" й "Функції". Акуратно розподілити всі функції між цими посадовими особами. Залишилися зайві функції, які незрозуміло хто виконує? Залишилися посадові особи, яким не дісталося ні однієї функції?

Зверніть увагу, що система нормативних документів - це цілісна система. Положення про структурні підрозділи повинні сполучатися з регламентами робочих операцій. Персональні посадові інструкції, власне кажучи, являють собою один з розділів положення про підрозділ, оформлений в окремий документ винятково для зручності користувачів. Тому намагайтеся використати у всіх документах однакові формулювання.

Багато авторів посадових інструкцій намагаються описати ситуацію, коли все нормально. Але посадова інструкція потрібна саме в той момент, коли щось відбувається не так. Більшість посадових інструкцій виявляються неспроможними в цей момент. Що ж робити?

Ми розглянули дванадцять правил складання посадових інструкцій. Ми затверджувати, що проходження цих правил складання посадових інструкційзробить нормативні документи ясними, придатними для використання в реальному житті. Що стосується стислості, то приведемо приклад. Авторові довелося аналізувати посадову інструкцію по кредитуванню комерційного банку. Вихідний текст складався з 13,026 слів або 92,187 символів. Після обробки текст скоротився до 6,011 слів й 42,246 символів.

На жаль, проблема складання коротких й ясних нормативних документів не зводиться до рішення чисто технічних питань. У більшості випадків і замовники й автори документів цілеспрямовано, хоча й несвідомо, "розмивають" й "роздмухують" посадові інструкції. Тим самим вони створюють певний "люфт" у відносинах.

4. Посадова інструкція менеджера.

Затверджую

Генеральний директор (ТОВ)

Наказ N ____________________

від "__"_____________ 200 _ м.                     

Посадова інструкція менеджера

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Дійсна посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права й відповідальність Менеджера.
1.2. Менеджер призначається на посаду й звільняється від посади у встановленому діючим трудовим законодавством порядку наказом Генерального директора.
1.3. Менеджер підкоряється безпосередньо “Ф. И. О., посада”
1.4. На посаду Менеджера призначається особа, що має вищу професійну освіту (за фахом менеджмент) або вище професійну освіту й додаткову підготовку в області теорії й практики менеджменту, стаж роботи зі спеціальності не менш 2 років.
1.5. Менеджер повинен знати:
- законодавчі й нормативні правові акти, що регламентують підприємницьку й комерційну діяльність;
- ринкову економіку, підприємництво й ведення бізнесу;
- кон'юнктуру ринку, порядок ціноутворення, оподатковування, основи маркетингу;
- теорію менеджменту, макро- і мікроекономіки, ділового адміністрування, біржового, страхового, банківського й фінансової справи;
- теорію й практику роботи з персоналом;
- форми й методи ведення рекламних кампаній;
- порядок розробки бізнес-планів і комерційних умов угод, договорів, контрактів; основи соціології, психології й мотивації праці;
- етику ділового спілкування; основи технології виробництва; структуру керування підприємством, установою, організацією, перспективи інноваційної й інвестиційної діяльності;
- методи оцінки ділових якостей працівників; основи діловодства;
- методи обробки інформації з використанням сучасних технічних засобів комунікацій і зв'язку, обчислювальної техніки;
- основи законодавства про працю;
- передовий вітчизняний і закордонний досвід в області менеджменту; правила й норми охорони праці.
1.6. У період тимчасової відсутності Менеджера його обов'язки покладають на “Ф.И.О., посада”

2. ФУНКЦІОНАЛЬНІ ОБОВ'ЯЗКИ

2.1. Менеджер:
- здійснює керування підприємницькою або комерційною діяльністю організації, спрямованої на задоволення потреб споживачів й одержання прибутку за рахунок стабільного функціонування, підтримки ділової репутації й відповідно до наданих повноважень і виділених ресурсів;
- виходячи зі стратегічних цілей діяльності організації, планує підприємницьку або комерційну діяльність;
- здійснює контроль за розробкою й реалізацією бізнес-планів і комерційних умов, що містять угод, договорів і контрактів, оцінює ступінь можливого ризику;
- аналізує й вирішує організаційно-технічні, економічні, кадрові й соціально-психологічні проблеми з метою стимулювання виробництва й