Зміст організації управлінської праці менеджера

Управлінська праця – специфічний вид виробничої діяльності.

Предметом управлінської праці є людина та її діяльність, а безпосередньою метою є координація зусиль колективу щодо забезпечення його узгоджених дій у досягненні поставлених цілей.

Ефективність (результативність) управлінської праці в значній мірі залежить від особистих ділових якостей керівника та його вміння використовувати існуючі методи організації роботи з колективом.

Організацією особистої праці керівника й підпорядкування йому фахівців потрібно починати з опису їхніх робочих місць і закріплення цього опису в посадових інструкціях. Опис робочого місця в апараті управління повинен містити чотири елементи:

перелік завдань (функцій), для вирішення яких існує, або створюється робоче місце.

опис обов'язків, які покладаються на працівника й випливають із завдань (функцій) на даному робочому місці;

опис прав і повноважень, які забезпечують виконання завдань (функцій) і обов'язків;

відповідальність, яка матиме місце у випадку невиконання обов'язків та перевищення прав.

Важливо, щоб кожен менеджер знайшов свій особистий стиль. Для нього цей стиль – найкращий. Л. Зайверт наводить 25 організаційних принципів в часовому аспекті, які поділяє на три групи:

початок дня (1)-(8)

основна частина дня (9)-(20)

кінець дня (21)-(24)

Правила початку дня

1. Починати день з позитивним настроєм

Старайтесь, для кожного дня знаходити який-небудь позитивний початок, оскільки той настрій, з яким Ви приступаєте до тих завдань, які Вам належить виконати, має важливе значення для успіхів і невдач.

2. Добре поснідайте, не поспішаючи на роботу

Не виспавшись, знехотя, без нормального сніданку, якомога скоріш на роботу – такий початок може легко зіпсувати Ваш день.

3. Починайте свою роботу, по можливості, в один і той же час

Людина - полонянка своїх звичок. Тому для багатьох дуже важливо в точно визначений час бути на роботі. Ви зможете, таким чином, підтримувати самі себе «в кондиції» і приступати до роботи в один і той же час дня.

4. Перевірка плану дня

Перегляньте свій складений напередодні план, оцінивши ступінь важливості та терміновості зафіксованих завдань і цілей дня, внесіть необхідні корективи.

Сформулюйте реалістичний план на весь день!

5. На початку — ключові завдання

Менеджери, які мають успіх, читають свою кореспонденцію, не в першу чергу, а лише тоді, коли виконано цілий ряд важливих справ. У вхідній денній пошті рідко мова йде про справи, які повинні бути виконані терміново.

6. Приступати без «розкачки»

Відкажіться від такого ранішнього ритуалу, як багаторазові привітання, обговорення останніх новин або вчорашньої телевізійної програми. Перенесіть ці соціальні контакти на менш напружений час, після обіду.

7. Узгоджувати план дня з секретарем

“Добрий секретар подвоює ефективність свого шефа. Поганий секретар зменшує її наполовину” (Томас Конеллан).

8. Вранці займатися складними і важливими справами

Коли Ви виконаєте основне завдання дня, переходьте до наступних за важливістю завдань. Адже потім Ви будете настільки зайняті поточними справами і різного роду відволіканнями, що навряд чи зможете приділити достатньо часу важливим питанням.

Правила, які стосуються ходу дня

9. Добра підготовка до роботи

Необхідність і переваги достатньої підготовки до роботи (ПР) на виробництві не викликає сумніву. Скорочуйте свій власний робочий час за рахунок підготовки до роботи і планування.

10. Вшивати на фіксацію строків:

Встановлені раніше строки дуже часто приймають беззастережно. Старайтесь, обговорюю їй строки, які погано вкладаються у Ваші плани, пристосовувати до своїх інтересів і (виторговувати» альтернативні варіанти.

11. Уникайте дій, які викликають зворотню реакцію

Активні й комунікабельні керівники схильні займатися все новими та новими справами, проблемами, ідеями, і викликають тим самим відповідну реакцію на свої дії, а разом з цім негативні наслідки для часового розпорядку.

12. Відхиляйте додатково виникаючі невідкладні проблеми

На кожному підприємстві, в кожному підрозділі виникають які-небудь невідкладні обставини або непередбачені ситуації.

Пам'ятайте завжди про те, що відволікання на термінові обставини призводять до забуття на більш чи менш довготривалий час запланованих важливих завдань і додаткових затрат часу і засобів. Старайтесь, по можливості, відхиляти додаткові термінові справи. Перевіряйте справи за наступними критеріями:

з якими витратами Ви повинні будете рахуватися, якщо відкладете ту чи іншу справу чи взагалі нічого не зробите?

чи необхідна Ваша особиста участь?

чи не можна вирішити проблему іншим шляхом, доручивши її Ті іншій особі?

13. Уникайте незапланованих імпульсивних дій

Якщо Ви під час роботи захотіли зробити що-небудь інше, (зателефонувати кому-небудь), обдумайте добре, чи потрібно це відволікання для Вашої поточної роботи, чи має воно значення. Як правило, імпульсивне відхилення від розробленого плану знижує продуктивність, оскільки не дотримуються встановлені пріоритети.

14. Своєчасно робіть паузи, дотримуйтесь розміреного темпу

Розглядайте паузи не як втрату часу, а як підзарядку енергією під час відпочинку.*

Передбачайте регулярні, але короткі паузи.*

При розслабленні старайтесь рухатися, постачаючи, по можливості, організм киснем.*

Під час подовжених пауз підвищуйте свою працездатність в рамках Вашої денної тренувальної програми.*

Робіть перерви і при проведенні зборів.

15. Невеликі однорідні завдання - виконувати серіями

Внаслідок телефонних дзвінків, повідомлень, непідготовленого проведення нарад і читання кореспонденції втрачається маса часу. Розправляйтесь з рутинною роботою і, так званим, дріб'язком, об'єднуючи однорідні завдання в робочі блоки.

16. Раціонально завершувати почате

Відволікання від основного завдання «коштує» немало часу, адже до повернення до нього Вам доводиться знову повторювати вже зроблене. Внаслідок порушення систематичності в роботі суттєво обмежуються можливості до творчості та вирішення проблем.

17. Використовуйте часові проміжки

Не залишайте незаповненими незаплановані проміжки часу, які ідуть на очікування. Використовуйте також останні хвилини перед обідньою перервою, або перед кінцем робочого д Ія для підготовчої, планової або рутинної діяльності.

18. Працювати аптициклічно

Виконуйте важливі завдання по можливості зранку. З ними вигідно розрахуватися ще до того, як наступить