19. Викроюйте спокійний час

Для виконання важливих справ вимагається спокійна обстановка - це азбучна істина. Час для себе (1 год.)!

20. Контролювати час і плани

Під час зборів і при інших видах діяльності нерідко спочатку витрачається час, а в останні 20 % часу обговорюють 80 % питань, які підлягають розгляду.

Перепровіряйте свої плани дня з точки зору виконаних завдань, встановлення нових пріоритетів. Перевірка необхідна для пристосування до нових умов, які виникають протягом дня.

Правила завершення робочого дня

21. Завершуйте незроблене

Всі початі невеликі справи, такі, як перегляд кореспонденції, диктування листів і пам’ятних записок старайтесь закінчи протягом одного дня.

22. Контроль за результатами і самоконтроль

Порівнявши об'єм роботи, .який намічений у Вашому розпорядку дня з реально виконаним, врахування поставлених цілей та відхилення від них, є важливою складовою частиною організації праці, як самостійної функції самоменеджменту.

23. План на наступний день

План на наступний день складайте ще напередодні ввечері!

24. Додому - з добрим настроєм

Радійте заслуженому відпочинку після трудового дня! насолоджуйтесь дорогою додому. Старайтесь потрошку, але регулярно займатися спортом. 10 хвилин руху на свіжому повітрі щоденно цього достатньо, на думку медиків, щоб якось підтримувані фізичну форму.

25. Кожен день повинен мати свою кульмінацію

Кожен прожитий день, по можливості, треба робити в цілому днем, який вдався.

Організація роботи з документами

Документування – це процес вивчення обсягу вхідної та підготовки вихідної інформації на основі листів, наказів, розпоряджень тощо. Через суттєві недоліки в технології документування виникають перевантаження працівників (наприклад, коли керівник намагається бути в курсі всіх питань і прагне охопити всю інформацію, його робоче місце стає “вузьким” в інформаційному пошуці).

Які є шляхи раціоналізації роботи керівника з документами?

Перший шлях – це використання менеджером режиму “фільтрації” документів, які надходять, тобто відбір лише тих із них, за яким рішення може бути прийняте тільки ним самим. Попередній розподіл вхідної документації адресатом повинен здійснюватися в канцелярії, чи секретарем керівника відповідно до функцій та видів робіт у апараті управління.

Другий шлях – передбачає вдосконалення роботи з вихідними документами. Керівник повинен якомога більше делегувати право підпису документів відповідним виконавцям, звичайно, в межах існуючих законоположень, згідно раціонального розподілу прав та обов'язків між ними. У цьому випадку досягається подвійний ефект: він вивільнятиме свій час для інших важливих робіт і цим підвищуватиме ініціативність підлеглих.

Третій шлях – удосконалення роботи з документами - це підвищення швидкості індивідуальної роботи керівника з ними. Для цього він повинен володіти прийомами швидкого (динамічного) читання. Для керівника сучасного виробництва така потреба з'явилася давно. Дослідження показують, що уповільнене читання викликане цілим рядом причин, про які піде мова в темі “Розвиток особистого менеджменту”.

Організація й проведення ділових зустрічей

Ділові зустрічі являють собою цілеспрямований вид спілкування з метою вироблення рішень на основі аналізу міркувань і висловлювань їхніх учасників. До них належать наради, засідання, ділові бесіди й переговори.

Керівники й спеціалісти витрачають на ділові зустрічі 20-30 % свого робочого часу. Однак, як свідчить досвід, сьогодні ділові зустрічі не завжди приносять очікуваний ефект через неправильну їхню організацію та технологію проведення (*непідготовленістю, *велика кількість учасників, *необгрунтована тривалість доповідей, *незадовільне оформлення рішень тощо).

У чому ж полягає зміст раціональної організації та проведення ділових зустрічей? Організація містить розробку плану зустрічей, відбір учасників, вибір місця й часу його проведення. Проведення ділової зустрічі передбачає визначення стилю її проведення й тривалості.

При підготовці ділової зустрічі важливо за 2-5 днів до її початку повідомити учасників про порядок денний, теми доповідей, поширити список виступаючих шляхом оголошення по телефону чи іншим способом. Це дозволяє зекономити багато часу самої зустрічі.

Чи чітко сформульовані цілі і чи с необхідність в проведенні наради?

Чи компетентні запрошені особи і чи будуть вони дотримуватись встановлених термінів наради?

Чи може бути той чи інший учасник замінений без шкоди для ефективності наради?

Як формулюються окремі пункти порядку денного і скільки часу відводиться на окремі питання?

Які матеріали необхідні для підготовки, наради?

До яких ролей повинні підготуватися окремі учасники (вступне слово,
доклад)?

Чи розіслані всі запрошення в строк (орієнтовно за 5 днів)?

Хто буде виконувати роль голови, секретаря, відповідального за виконання рішення?

Чи підготовлене приміщення і відповідне устаткування.

Стиль роботи - це форма проведення зустрічі (бесіда, “мозкова атака” тощо).

Регламент - це час, який передбачається витратити на всю зустріч, окремі виступи-доповіді та дебати й обговорення. Тривалість зустрічі доцільно встановлювати не більшою 120 хвилин з однією перервою після першої години роботи 5-10 хвилин. Це обумовлюється оптимальною тривалістю розумової діяльності людей, яка в середньому складає 40-45 хвилин. Дослідження показують, що активність учасників зустрічі зростає протягом 45 хвилин. У період між 45 і 90 хвилинами вона стабілізується, а з 90 до 120 хвилини спостерігається негативна активність учасників.

Що ж стосується частоти засідань, то краще провести дві наради на тиждень, тривалістю в півгодини кожну, ніж одну тривалістю в годину.

Для того, щоб переконатися в необхідності суворого дотримання регламенту ділових зустрічей, доцільно розрахувати в кожному конкретному випадку їхню ціну. Вона визначається наступним чином:

фіксується число учасників і тривалість .наради;

визначається годинна тарифна ставка одного учасника;

розраховується ціна, Ц, за формулою:

Ц = Н . Т .(1 + I). З сер./Т сер.,

де Н - кількість учасників; Т - тривалість у годинах;

І - коефіцієнт прихованих втрат, пов'язаних з участю в зустрічі (нараді);
З сер. - середньомісячна заробітна плата учасника зустрічі