Роль часу як ресурсу в праці менеджера

На запитання, чого найбільше бракує українському менеджеру, як правило, відповідають: “Часу”. “Я вже кілька років не був у відпустці”, - навіть з гордістю кажуть деякі з них. Серед менеджерів українських організацій дуже поширена практика працювати до пізньої ночі та у вихідні дні. Американський консультант з управління Р.А. Маккензі коментує цю проблему так: “По дорозі на роботу багато менеджерів з оптимізмом дивляться на робочий день, що розпочинається, До приходу в офіс у голові вже склалася картина роботи, яку треба виконати. А потім настають реалії. У нічну зміну в одному з цехів щось трапилося і доводиться через це відкласти дві термінові справи, щоб розібратись з цією проблемою. Повернувшись із цеху, побачив, що в приймальні вже чекають троє відвідувачів, а ще треба відповісти на п’ять телефонних дзвінків. Увесь час виникають нові позапланові справи. Повертаючись додому пізнього вечора, запитуєш себе: “Так що саме я сьогодні збирався зробити? Як я використав свій робочий час?” Водночас, брак часу, вважає Річард Фарсон, - це міф. Його достатньо, але корисно менеджери використовують лише 20% робочого часу.

Робочий час – це встановлений відповідно до закону час, протягом якого менеджер виконує свої трудові обов’язки в організації. Він вимірюється тривалістю відпрацьованого часу протягом робочого дня, тижня, місяця, року. Аналіз свідчить, що тривалість робочого часу українських менеджерів, особливо вищого та середнього рівнів, становить11 годин, або на 3 год перевищує норму. Проте корисна зайнятість при цьому становить лише 5-6 годин, тобто внаслідок невміння розподіляти правильно час корисна праця менеджера не перевищує 70-80%. Коли йдеться про корисну зайнятість, то мається на увазі перелік робіт, видів діяльності, прийняття рішень і вього того, що входить у компетенцію конкретного менеджера, Робочий час менеджера переважно затрачається на:

загальне керівництво – визначення цілей, стратегій, місії;

організацію виробничої діяльності: економічний аналіз показників фінансово-господарської діяльності, контроль за їх роботою;

роботу з інформацією: бесіди з підлеглими та відвідувачами, телефонні розмови, участь у нарадах, переговорах;

роботу з підлеглими: прийняття рішень, розподіл праці, контроль виконання прийнятих рішень;

роботу з документами: перегляд вхідної кореспонденції, складання листів, підписування документів;

планування особистої праці та аналіз виконання запланованого;

інші види роботи: створення умов для праці підлеглих, самоосвіта та навчання кадрів.

Затрати робочого часу менеджера залежать від його місця в ієрархії організації, функцій і ролей, які він виконує, від впливу на нього внутрішнього та зовнішнього середовищ. Так, чим вищим є рівень менеджера, тим вагоміше місце в його робочому часі займає функція загального керівництва. Виконання менеджером одноосібно всіх завдань – це результат перехрещування численних ролей, які він виконує, та недоліків в організації особистої праці менеджера. Іноді до 90% робочого часу витрачається менеджерами на вирішення тих завдань, які можна передати виконавцям та іншим спеціалістам.

Значну частину робочого часу менеджера забирають непродуктивні затрати. Вони є наслідком недоліків в організації праці, порушень правил трудового розпорядку та дисципліни праці. Причому чим вищий рівень менеджменту, тим більше часу менеджер затрачає на “організаційні”, а по суті непродуктивні питання.

Погана організація робочого часу створює таку проблему як стрес – реакцію людини на співвідношення між вимогами, що до неї висуваються, та її здатністю їх задовольнити. Стрес може бути як стимулом, так і перешкодою для ефективної професійної діяльності. Здатність менеджера свідомо протидіяти цьому стану називають стресостійкістю. Для уникнення стресів треба навчитися раціонально використовувати час, дотримуватися належного режиму харчування, підтримувати себе у формі за допомогою фізичних вправ та досягати загальної рівноваги в житті.

Якщо виникає якась проблема, запитайте себе: “ Що буде поганого, якщо ця подія відбудеться? Що я можу зробити, щоб її не було?”. Якщо можна знайти відповідь на ці питання, то тривога щезатиме і стресу не буде.

Таким чином, йдеться не про тривалість праці менеджера, а про управління своїм часом. Управління часом – основний ресурс, який включає визначення тривалості строків виконання роботи, її частин, мінімізацію часових характеристик, корисне використання резерву часу, прогнозування строків завершення робіт, прийняття рішень щодо ліквідації небажаних часових відхилень. Управління часом або тайм-менеджмент, - це процес, який вимагає дисципліни, свідомого підходу до себе, означає самоорганізацію. Проте час – це категорія, яка не підвладна людині й управляти ним не дано нікому. Тому про тайм-менеджмент можна говорити як про управління перрозподілом обсягу праці та зміну її змісту в часі та просторі. Причиною незадовільної роботи багатьох менеджерів, особливо початківців, є відсутність чіткості, плановості й організованості в роботі. Управління часом ставить за мету досягнення як високої ефективності використання часу, так і отримання відчутних результатів, забезпечення такого стилю роботи, який би позитивно вплинув на всі аспекти діяльності менеджера. У зв’язку з цим менеджер не тільки повинен ставитися з повагою до свого робочого часу як до важливого ресурсу, але й надавати допомогу своїм співробітникам в управлінні часом.

Отже, час – це ресурс, який не поновлюється і назад не повертається. Пам’ятайте, що час – це гроші. Якщо ви любите життя, то не витрачайте даремно час, бо це найдорожчий матаріал, з якого воно зіткане.