Рах. 207 «Запасні частини» призначений для обліку запасних частин, які використовуються для проведення ремонтів, заміни зношених частин транспортних засобів.

На рах. 209 «Інші матеріали» ведеться облік матеріальних цінностей, що одержані від ліквідації основних засобів; матеріали, які не відносяться до попередніх субрахунків рах. 20.

Аналітичний облік запасів ведеться в розрізі найменувань або однорідних груп, за допомогою карток складського обліку. Кожному найменуванню запасів присвоюється номенклатурний номер, який записують до номенклатури – цінника. На підставі залишків на перше число місяця, які виводяться по кожному номенклатурному номеру, складають відомості обліку залишків запасів.

Найбільшу питому вагу у складі запасів займають товари для продажу, оскільки ЗАТ «Гранд» здійснює оптову торгівлю.

Товарні запаси являють собою товари, придбані підприємством для подальшого перепродажу. Підприємство, як правило, не вносить суттєвих змін до їх фізичної форми, вже при закупці у постачальника вони є готовою продукцією. Таким чином основними запасами є товарні. Серед допоміжних матеріалів виділяють паливо, тару і тарні матеріали, запасні частини. До тари і тарних матеріалів належать предмети, які використовуються для пакування, транспортування, зберігання матеріалів і товарів.

До окремої групи виділяють малоцінні і швидкозношувані предмети, що використовуються протягом не більше 1 року або операційного циклу.

Запаси можуть надходити за рахунок придбання у постачальника чи підзвітною особою, безоплатного надходження або виявлення в результаті інвентаризації. Надходження запасів оформлюється такими документами як довіреність, прибутковий ордер, товарно-транспортна накладна, акт про приймання матеріалів.

Списання запасів відбувається внаслідок псування, розкраданням, реалізації, безоплатної передачі відпускними документами є лімітно-забірна картка, накладна – вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів, накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей.

Використовуючи комп’ютерну систему обліку, перевірені документи з надходження і витрачання виробничих запасів, бухгалтер групує за видами і за допомогою супровідного ярлика передає на комп’ютер згідно зі складеним графіком документообігу. Після обробки введених даних роздруковуються відомості узагальнених даних по заготівлі запасів, по цінностях, які знаходяться в дорозі, по невідфактурованих поставках, з оплати платіжних вимог постачальників тощо. Ці відомості використовуються як в бухгалтерії, так і фінансовим відділом і відділом матеріально-технічного постачання – для оперативного управління і контролю за надходженням цінностей і розрахунками з постачальниками.

Надходження запасів відображаються такими проводками: 1) від постачальника:

від підзвітної особи:

Безоплатно одержані:

Як внесок до статутного капіталу:

Відпуск запасів відбувається з таких причин:

відпущено у виробництво:

списано на витрати:

нестачі на складі:

безоплатна передачі:

списання внаслідок надзвичайних подій:

ЗАТ «Гранд» організовує якісне зберігання товарів, контролює їх якість, запобігає надходженню у роздрібну мережу недобросовісних товарів.

Облік товарів на складах і в бухгалтерії ведуть одночасно. Складський облік товарів ведеться для забезпечення можливості щоденного нагляду та контролю за залишками товарів на складах по кількості на асортиментам.

На підприємстві зберігання і облік товарів здійснюється за партіонним способом. На кожну партію виписується товарний ярлик і нумерують. Номер партії вказують на прибуткових документах, а відпуск товарів у ярлику і картці складського обліку товарів.

В бухгалтерії ведеться кількісно-сумовий облік матеріалів по матеріально-відповідальних особах, тобто на кожний сорт чи партію товару, якому присвоєна ціна, відкривається окремий аналітичний рахунок. Матеріально відповідальними особами виступають комірники, завідуючі акціями та відділами складів, їх заступники, експедитори, на яких покладено обов’язки отримання і відпуску товарів і укладено договір про повну матеріальну відповідальність.

Головний бухгалтер зобов’язаний вживати заходи, що запобігають нестачам і крадіжкам, а також контролювати оформлення документів.

Особливістю обліку в торгівлі є те, що облік надходження товарів ведуть за купівельною вартістю, а облік відвантаження покупцям за продажною вартістю.

Підприємство застосовує форму реалізації товарів зі складів. Відпуск здійснюється на основі рахунок-фактур, в яких вказують асортимент і кількість товарів, що відпускаються. Після відпуску товарів зі складів рахунок-фактура є підставою для висування платіжної вимоги-доручення. Аналітичний облік відвантаження ведуть за кожним платіжним документом у відомостях обліку відвантажених і реалізованих товарів. Матеріально-відповідальна особа зобов’язана своєчасно подавати всі документи і звіти, оскільки звірка даних складського і бухгалтерського обліку повинна бути систематичною.

На складах здійснюється періодична інвентаризація наявності товарів. При цьому складаються порівняльні відомості для звірки фактичних залишків товарів складського і бухгалтерського обліку. Оскільки асортимент товарів є достатньо широким, тому інвентаризацію проводять по певних партіях товарів. Загальна інвентаризація по складу займала б заочний відрізок часу.

Надходження товарів від постачальників в оптовій торгівлі відображають в обліку на підставі супровідних товарних документів (ТТМ, рахунок-фактура, накладна). Облік товарі на оптових складах і базах торгових підприємств здійснюють на рах. 281 «Товари на складі» за цінами придбання у виробників продукції (купівельними) або цінами реалізації» (продажними).

При обліку товарів за купівельними цінами їх оприбуткування на складі відображають: ПДВ. На виявлену під час приймання нестачі або пошкодження товарів з вини постачальника чи транспортної організації винуватцям пред’являють претензії. Оприбуткуванню підлягають товари, що фактично надійшли. Претензійна заборгованість постачальника відображається в обліку: . Нестача або пошкодження товарів з інших причин, установлених під час приймання відображають по Дт947.

При обліку товарів за цінами реалізації робиться запис з відображення оптово-збутової націнки та суми ПДВ, сплаченої постачальникам:

При відвантаженні товарів покупцям роблять такі проводки:

Часто практикується попередня оплата товарів, призначених для поставки. За такої оплати постачальник виписує рахунок-фактуру покупцеві. Після одержання документа покупець перераховує суму платежу за товари:

Згідно П(С)БО9 «Запаси» до складу запасів