Щоб заповнити прогалини, що утворюються внаслідок необхідної, але штучної призупинки опису безперервного історичного процесу, потрібний ще один вид інформації – поточної. Поточна інформація повинна тримати своїх споживачів в курсі останніх подій і нових фактів, повинна постійно доповнювати останню інформацію останніми даними.

В процесі побудови загальної картини стану чи при надходженні нових даних, а також при прийнятті рішень чи для виправдання вже прийнятого рішення – у всіх цих випадках потрібний ще один вид інформації, так звані підбірки даних. Отримання даних подібного роду зводиться до пошуку фактів в ретроспективних інформаційних масивах.

Інформаційне забезпечення управління

З точки зору інформаційного менеджменту, інформаційне забезпечення є базою на якій грунтується управлінська діяльність. Інформацію тут розглядають певну сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відношення та ін.

Інформаційне забезпечення - сукупність процесів з підготовки й надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших завдань у відповідності з етапами їх розв'язування.

Інформаційне забезпечення - комплекс методів і засобів документаційного, фактографічного і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення інформаційних потреб у конкретній науково-технічній ситуації або у вирішенні управлінських задач.

Інформаційне забезпечення управління - це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі і з використанням комп'ютерних інформаційних систем) з метою аналізу одержаних результатів для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління.

Управління будь-якою соціально-економічною системою пов'язане з інформаційними процесами. Інформація являє собою сполучну основу процесу управління, оскільки саме вона містить відомості, необхідні для оцінки ситуації та прийняття управлінського рішення

Інформаційний потік - це сукупність повідомлень, які циркулюють у системі і необхідні для здійснення процесів управління.

Інформаційний масив - це бази даних, електронні довідники та енциклопедії, оперативні дані, аналітичні дослідження, законодавчі та нормативні дані, які надходять з міжнародних, регіональних і національних інформаційних мереж.

Інформаційну складову управлінської праці становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації. Через органи управління проходить велика за обсягом, різноманітністю і динамікою інформація. Одна її частина має безпосередньо управлінський характер, інша виражає взаємозв'язки державного апарату із суспільством, з його численними проявами і потребами, інтересами громадян. Інформацію, яка циркулює в органах державної влади, можна визначити як соціально-управлінську інформацію. Будь-який вид виробничо-економічної діяльності ґрунтується на відповідному інформаційному забезпеченні, в тому числі економічною, кон'юнктурною, науково-технічною, оглядово-аналітичною, фактографічною та іншою інформацією.

Система інформаційного забезпечення управління ефективно функціонує за таких умов:

спеціальна підготовка спеціалістів широкого профілю, які добре обізнані з відповідною тематикою і завданнями, що стоять перед організацією;

чітке визначення методів, форм і і видів інформаційного обслуговування для забезпечення його оперативності і компактності.

Інформаційне забезпечення управління і бізнесу включає:

пошук і оцінку ідей, гіпотез, рішень;

виявлення і опис проблем, тенденцій, альтернатив, конфліктних і надзвичайних ситуацій;

багатокритеріальний аналіз даних і оцінка складних об'єктів;

інформаційне моделювання проблем і вибір методів їх вирішення;

формування системи критеріїв і оцінок, інформаційна експертиза планів, програм, наукових і конструкторських досліджень, проектних робіт;

оцінка і впровадження науково-технічних досягнень і передового аналізу конкуруючих організацій;

збирання й аналіз даних про партнерів і конкурентів;

визначення поведінки в конкурентній боротьбі, конфліктах, протистоянні; аналіз і прогнозування надзвичайних ситуацій, пошук їх аналогів;

аналіз і прогнозування “лідерів” у комерції, науці, технології, техніці, виробництві;

інформаційне супроводження розробки прогнозів розвитку галузі, підприємства, регіону;

акумулювання й оцінка ініціатив, інновацій і розробка пропозицій з їх використання;

інформаційно-діагностичний центр з ліцензійної діяльності і угод;

діагностичний передпрогнозний аналіз торговельних угод, пропозицій по бартеру, лізингу, клірингу, біржових процедурах, контрактах, намірах, угодах, поставках, фінансових процедурах та ін.;

інформаційна експертиза проектів з ризиковим фінансуванням;

інформаційна експертиза проектів для інноваційних банків;

прогнозування хвиль економічної кон’юнктури;

прогнозування хвиль соціального розвитку;

аналіз комерційного рейтингу фірм, партнерів і конкурентів;

аналіз соціально-політичного рейтингу;

накопичення відомостей і їх використання для посередницької діяльності в науці, технллогії, виробництві, в діяльності бірж, банків, у великих програмах, соціальних і політичних заходах;

накопичення і використання відомостей про виставки, аукціони, ярмарки, конференції, наради;

редакційно-аналітична діяльність і підготовка аналітичних матеріалів, довідок, доповідей, прогнозів, реклами.

Аналіз інформаційних потреб, вивчення мотивацій в управлінських рішеннях, тематичне інформаційне забезпечення керівників, психологія індивідуального і групового інформаційно-аналітичного, забезпечення є об'єктами діяльності в галузі інформаційного забезпечення управління і бізнесу.

Інформаційне забезпечення управління і бізнесу передбачає:

комплексне інформаційне забезпечення найбільш повною і достовірною фактографічною й концептуальною інформацією порівняльного та прогнозного характеру - стану, тенденцій і перспектив розцінку предметної галузі, конкретних об'єктів-аналогів;

підготовка аналітичних, порівняльних або реферативних оглядів;

проведення патентних досліджені;

організація консультацій, експертних оцінок;

співставлення техніко-економічних параметрів виробів;

переклад ділової інформації;

формування спеціалізованих (в тому числі повно-текстових) баз даних для побудови аналітичних моделей і кількісного аналізу об'єктів експертизи і прогнозування.

1.2. Нормативно-правова база інформаційного забезпечення

Системоутворюючим інформаційного законодавства є Закон України "Про інформацію" (від 2 жовтня 1992 р.). Цей Закон закріплює конституційні засади щодо права громадян України на інформацію, закладає правові основи інформаційної діяльності. На підставі Декларації про державний суверенітет України та Акта проголошення незалежності України Закон визначає правові форми міжнародного співробітництва в галузі інформації.

Мету і завдання Закону викладено у ст. 2: "Закон встановлює загальні правові основи одержання, використання, поширення та зберігання інформації, закріплює право особи на інформацію в усіх сферах суспільного і державного життя України, а також систему інформації, її джерела, визначає статус учасників інформаційних відносин, регулює доступ до інформації та забезпечує її охорону, захищає особу та суспільство від неправдивої інформації". Ст. 3 Закону визначає сферу його