Розрізняють три фази існування інформації:

1.Фаза асимільованої інформації – формування інформації у свідомості людини, пов'язана з системою його понять та оцінок;

2.Фаза документованої інформації – фіксація даних у знаковій формі на якому-небудь фізичному носії.

3.Фаза передачі інформації – передача інформації від джерела до отримувача.

Інформація може бути класифікована за рядом ознак:

функціональним призначенням і характером діяльності структурних підрозділів;

за відношенням повідомлення до суб'єкта, який управляє структурним підрозділом;

за типом зв'язку структурного підрозділу і зовнішнього середовища (прямий і зворотній обмін інформацією шляхом здійснення постійних контактів, проведення прес-конференцій, брифінгів, інформаційних зустрічей);

за відношенням до цільової функції структурного підрозділу;

за логічним змістом (поділ на інформацію про суб'єктів органу управління, об'єкти його управлінського впливу: регіони, підприємства і організації, громадяни та ін.) та притаманними їм властивостями і відношеннями;

за фізичною ({юрмою подання (усна доповідь; повідомлення на папері у вигляді текстів, анкет, таблиць, графіків та ін.; електронний варіант - надходження електронною поштою, факсом, з інформаційних систем, на дискетах; у вигляді аудіо-та відеокасет; книги, журнали, газети);

за процедурою перетворення (імовірнісні, соціологічні, моделюючі, аналітичні, обчислювальні);

за ступенем перетворення (основна або така, що надходить; опрацьована в аналітичні або прогнозні записки, теле-, фото-, радіоматеріали; згрупована в інформаційні бюлетені та ін.).

Важливою ознакою для класифікації є джерело інформації. Джерелом може виступати як об'єкт, відображенням якого є інформація, так і суб'єкт, який створює і розповсюджує її.

Залежно від суб'єкта (органу управління або його працівника, який одержує, поширює й опрацьовує інформацію) розрізняють аналітичну прогнозну, довідкову, ознайомчу, рекомендаційну та іншу інформацію.

Корисність інформації визначається внутрішніми та зовнішніми користувачами, які ставлять до її якості такі вимоги:

Відповідність і своєчасність інформації – здатність впливати на прийняття рішень користувачем і задовольняти його інтереси у потрібний момент або у певний термін.

Достовірність інформації – гарантія об'єктивності і правдивості поданих даних; передбачає необхідність зазначення методів, процедур одержання, щоб користувачі могли правильно розуміти її призначення і, за необхідності, перевірити її.

Порівнюваність інформації – можливість порівнювання показників (наприклад, звітності), що потребує застосування набору визначень, одиниць вимірювання, методики опрацювання даних.

Доступність і зрозумілість інформації – подання інформації у зрозумілій для сприйняття формі. Форми надання звітності (поняття, які аналізуються, бази даних та ін.) повинні відображати сутність питання , бути чіткими, без зайвої деталізації, правильно перекладеними з іноземної мови тощо.

Конфіденційність інформації – надання користувачам лише тієї інформації, яка не завдасть шкоди організації з боку конкурентів.

З позицій технології розв'язування економічних задач розрізняють інформацію вхідну, проміжну і вихідну. Інформація, яка поступає (надходить) в об’єкт управління, називається вхідною, а то, що виходить – вихідною. Вхідну та вихідну інформацію. В свою чергу, з точки зору відношення до об’єкту управління можна поділити на внутрішню і зовнішню. Внутрішньою називається така інформація, яка виникає в середині об’єкта (цеху, відділу), зовнішньою, - та, яка виникає за його межами.

Зовнішня вихідна інформація поділяється на обліково-розрахункову і довідкову. Довідкова інформація – це різного роду довідки про хід виконання виробничого завдання, що призначається для вищих рівнів управління.

Внутрішня вихідна інформація поділяється на кілька груп:

планова (для дільниць і робочих місць);

транспортні команди;

технічні завдання майстрам, робітникам ВТК;

робочі команди на ліквідацію внутрішніх збурень.

Недавно виникло нове поняття – інформаційні ресурси. Інформаційний ресурс - особливий вид ресурсів, який базується на ідеях і знаннях, накопичених в результаті науково-економічної діяльності людей і представлених в формі яка дозволяє накопичення, реалізацію і відтворення. Під інформаційними ресурсами розуміють відомості (дані), одержувані в процесі практичної діяльності людей, що можуть бути використані в суспільному виробництві і управлінні як чинник збільшення обсягу виробництва і підвищенні його ефективності. В загальному вигляді вони є відображенням реальних процесів виробництва, що були зафіксовані в технологічній і конструктивній документації, планових і звітних документах, нормативних, інструктивних матеріалах і т.п.

Інформація як ресурс володіє всіма властивостями товару: її можна продавати, купувати, зберігати, знищувати і т.д. Разом з тим інформаційні ресурси мають ряд особливостей:

На відміну від інших (матеріальних) ресурсів вони невичерпні. В міру розвитку суспільства і росту потреб знань запаси матеріальних ресурсів не вичерпуються, а зростають.

В міру використання інформаційні ресурси не зникають, а зберігаються і можуть навіть збільшуватися за рахунок конструкційної трансформації отриманих повідомлень з зауваженням конкретних умов їх використання.

Інформаційні ресурси несамостійні. Самі по собі вони мають лише потенційне значення. Тільки у поєднанні з іншими ресурсами (досвід, праця, кваліфікація, техніка, енергія, сировина) інформаційні ресурси перетворюються в рушійну силу.

Ефективність їх застосування пов'язана з ефектом непервинного (повторного) виробництва знань. Інформаційна взаємодія дозволяє отримувати нові знання ціною значно менших витрат у порівнянні з витратами праці, енергії, часу на його пряме генерування.

Виступають формою безпосереднього (прямого) включення науки (у тому числі теоретичних досліджень) до складу виробничих сил.

Застосування нового інформаційного ресурсу замість застарілого здатне здійснити радикальний вплив, підвищити виробництво праці, докорінним чином змінити умови праці та ін.

Інформаційний ресурс виникає у результаті не просто розумової праці, а у результаті його творчої частини. Будь-яка розумова праця (чи то наукова робота чи управління) містить дві частини – рутинну і творчу. Рутинна частина розумової праці сама по собі «неінформативна», вона не збільшує потенціалу потрібних знань, не змінює уяву про шляхи досягнення цілі.

1.4. Програмне забезпечення як складова частина

інформаційного забезпечення

Необхідною складовою частиною будь-якої комп’ютерної системи є програмне забезпечення. Без відповідних програм неможливо заставити комп’ютер робити щось корисне. На даний