формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.
Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 року з обов'язковим додержанням таких правил:
— встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;
— реквізити заголовка розмішуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або паперовим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
— бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору.
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.
Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, доні док, наказів, протоколів, листів.
Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа [ 9, ст.421 ].
Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.
Основні правила оформлення реквізитів
Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.
1. Державний герб України Посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
2. Емблема організації чи підприємства, поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому
порядку.
3. Зображення державних нагород У верхньому лівому кутку або посередині документа.
4. Код підприємства, установи, організації у верхньому правому кутку.
5. Код форми документа у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа у
верхньому лівому кутку або посередині сторінки.
7. Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. Назва установи повинна відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї.
8. Назва структурного підрозділу У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом.
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил. На бланку для листів указується номер розрахункового рахунка у відділенні банку.
10. Назва виду документа зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.
11. Дата Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.
Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи).
12. Індекс У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дає змогу забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку.
13. Посилання на індекс та дату вхідного документа У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ.
14. Місце укладання чи видання у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.
15. Гриф обмеження доступу до документа з правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: «Для службового користування», «секретно», «цілком секретно».
16. Адресат з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем.
Якщо документ адресується установі, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються у називному відмінку:
Міністерство охорони здоров'я України Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи подається у родовому відмінку.
17. Гриф затвердження У верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання,