та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. п. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ
27. Відмітка про засвідчення копій. У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» — слово «правильно»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою.
28 .Прізвище виконавця та номер його телефону. Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з:
— прізвища виконавця;
— номера його службового телефону.
Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа.
29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи. Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості:
— стислу довідку про виконання;
— слова «До справи» та номер справи, до якої має бути підшитий документ;
— дату скерування документа до справи;
— підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.
30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій. Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сторінки документа. Містить:
запис «Інформація перенесена на машинний носій»;
підпис особи, відповідальної за перенесення даних.
31. Відмітка про надходження Містить:
— скорочену назву організації, що отримала документ;
— дату його надходження.
Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:
* назву організації;
* дату надходження;
* індекс документа.
Відмітка про надходження розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа.
1.4. Вимоги до складання документа
Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.
Текст — це сукупність речень, об'єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи.
Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.
Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.
Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ [ 3, ст.165 ].
Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
- Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила... ; Інститут просить... ; Ректорат клопочеться...
- Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
- Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
- Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.
- Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ; Підтверджуємо з вдячністю... ; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...
- Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...
- Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
- Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки — після опорного слова, вставні слова — на початку речення).
- Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції — Вами ще не висловлені пропозиції...
- Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...
- Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...
- У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую... ; Пропоную...
- Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами :р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.
- Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...
Розділ 2. Аналіз та шляхи вдосконалення документації на ЗАТ ЛКФ “Світоч”
2.1. Загальна характеристика закритого акцiонерного товариства "Львiвська кондитерська фiрма "Свiточ"
Закрите Акціонерне товариство Львівська кондитерська фірма "Світоч" (ЗАТ ЛКФ "Світоч") створене шляхом перетворення Львівської Кондиторської фірми "Світоч" з колективною формою власності, згідно з рішенням установчих зборів від 22.06.96 р. (Протокол № 1). Свідоцтво про перереєстрацію № 06382154 від 11.07.96 р. Статутний фонд становив 3 390 млрд.крб. і був розділений на 339 тисяч простих іменних акцій номінальною
вартістю 10 000 000 крб.кожна. Акції розподілено між акціонерами згідно установчого договору 27.09.98 р. в зв’язку зі зміною статутного фонду