^ письмові комунікації, з іншого боку, можуть бути більш ризикованими, коли залучаються політичні, правові, адміністративні та інші чинники',

^ письмові повідомлення виглядають більш ' 'офіційно"', отже, стає важче змінити їх зміст чи відректися від них тощо.

Практика свідчить, що немає жодного способу, щоб довідатися, який засіб комунікацій спрацює найкраще стосовно певної аудиторії чи для досягнення конкретної мети, але використання одразу кількох засобів дозволяє підвищу-вати ефективність комунікацій.

Створення повідомлення. Ключовими елементами, які беруться до уваги при створенні повідомлення, є форма подачі, зміст, розмір, стиль, побудова, тон та рівень деталізації:

^ деякі слова викликають певну реакцію аудиторії і можуть провокувати непередбачувану реакцію;

^ зміст повідомлення зумовлюється метою спілкування і знаннями про ау-диторію та її потребами (необхідно переконатися, що той, хто надси-латиме повідомлення, має досить часу для збору необхідної інформації),

^ необхідно прослідкувати за тим, щоб зміст та розмір повідомлення задовольняв аудиторію;

^ якщо зміст повідомлення є важким для сприйняття, то стиль викладу повинен бути якомога простішим;

^ залежно від ситуації (аудиторії) необхідно вибирати індуктивний чи дедуктивний метод (якщо заклопотаний начальник не любить читати більше двох-трьох сторінок, побудуйте свою доповідь так, щоб суть доповіді і рекомендації були на початку);

^ необхідно стежити за тим, щоб забезпечити повідомленню тон,

відповідний до конкретної аудиторії;

^ фактор часу є досить важливою характеристикою, яку слід брати до

уваги (хоча фактор часу не входить безпосередньо до повідомлення, Але саме час може бути ключовим елементом успіху, коли повідомлення надсилається чи отримується).

Для досягнення мети комунікації, як вказувалося вище, передусім необхід-но завоювати увагу аудиторії. Якщо Ви заволоділи увагою адресата, можна зосередитися на з'ясуванні рівня розуміння і мотивації аудиторії до сприйняття Ваших аргументів:

^ завоювання уваги, залежить від багатьох чинників: голос, зовнішній вигляд, стиль, а також те, як Ви представили себе, як розпочали дискусію, що нового сказали у доповіді;

^ розуміння аудиторією суті повідомлення залежить від структури, яскра-вості, експресивності повідомлення, наскільки воно співзвучне з прийня-тою в цій аудиторії мовою, як будуються підсумовуючі речення тощо;

^ сприйняття того, про що йдеться, активізується, коли:

а) спростовується існуюча точка зору;

b) аудиторія винагороджується за те, що вона обирає нову точку зору;

с) викриваються нераціональні аспекти існуючої точки зору.

Викладена інформація про планування процесу комунікацій може бути застосована до будь-якої ситуації, незалежно від того, чи обговорюється бюджет, чи пропонується нова програма, чи готується промова перед широкою аудиторією тощо.

7. Розвиток технічної бази комунікацій

Застосування технічних засобів дає можливість підвищити продуктивність праці управлінського персоналу, скоротити час обробки інформа-ції, підвищити ефективність, оперативність та обґрунтованість управлінських рішень, культуру управлінської праці. Технічні засоби дають змогу вирішувати нові складні завдання, які практично неможливо виконати без застосування обчислювальної техніки.

Технічні засоби управління поділяють на три групи: прості пристрої та знаряддя праці, організаційна техніка, обчислювальні машини.

До простих пристроїв і знарядь праці належать канцелярське приладдя, засоби обчислення, а також різні прості пристрої та прилади, що застосовуються для полегшення управлінської праці.

Засоби оргтехніки охоплюють великий перелік пристроїв: засоби складання документів, їх копіювання та розмноження, засоби обробки документів та їх зберігання, пошуку і транспортування, засоби і системи передавання та відтворення даних (засоби управлінського зв'язку), обладнання для служ-бових приміщень.

Обчислювальні машини класифікують за способом дії, призначенням тощо.

Важливим етапом автоматизації управлінської праці є створення автома-тизованих робочих місць (АРМ) керівника підприємства та різних категорій спеціалістів. АРМ керівника чи спеціаліста — це робоче місце, обладнане засобами, що забезпечують виконання людиною функцій, які автоматизу-ються, інших завдань і робіт у взаємодії з ЕОМ. Оснащення такого АРМ охоплює технічні та програмні засоби, інформаційну базу, інструктивно-мето-дичні матеріали, які дають можливість автоматизовано обробляти інформа-цію на ЕОМ.

Поряд з виконанням організаційно-методичних і контрольно-аналітичних функцій, які вимагають професійних знань, спеціаліст на АРМ самостійно вводить в ЕОМ за допомогою клавіатури первинні облікові та інші дані, виправляє помилки в документах, які зберігаються в пам'яті ЕОМ, дає завдання на виконання певних програм, щоб одержати вихідну інформацію. На АРМ спеціаліст повинен вводити в ЕОМ лише таку первинну інформацію, яку не може доручити вводити іншим працівникам, що не мають професійних знань з комерційної діяльності, планування, бух-галтерського обліку, і в обсягах, що виключають перетворення спеціалістів на технічних працівників. Масові, однотипні, прості облікові операції, які дають змогу застосовувати певний програмний контроль, може виконувати на АРМ оператор.

Важливою умовою розробки ефективних АРМ є створення інформаційної бази, яка поєднує в собі якості централізованих баз, пов'язує інтереси і потреби різних функціональних служб (підсистем) і проблемно-орієнтованих підбаз, для зручності вирішення на відповідних АРМ облікових, планових, комерційних та інших завдань. При цьому повинно забезпечуватись однора-зове введення в ЕОМ первинної інформації.