РЕФЕРАТ

на тему:

“Інформаційне забезпечення в процесі управління”

План

1. Науковий метод управління

2. Управлінський цикл

3. Схема інформаційної системи

4. Управлінська інформація і закономірності її руху

5. Особливості обміну письмовою інформацією

6. Зібрання і наради як форми обміну управлінською інформацією

7. Організація ділових бесід

8. Теорія інформації

9. Організація комунікативних процесів

10. Література

Жодна організація ніяк не може здійснювати свою діяльність без інформації. В процесі нормального функціонування організації, управління нею в різноманітному роді інформації потребують всі її робітники, від простого робітника до директора. В даному рефераті розглядаються різноманітні вигляди інформації, шляхи її передачі і багато іншого.

1. Науковий метод управління.

Гіпотеза

не правильна

Гіпотеза

правильна

Теорія і цілі управління.

Досліджуються два трансформаційних процеси:

Ці два процеси відбивають дві сторони управління:

Змістовною стороною процесу займаються прикладні науки, а формою процесу управління займаються управлінські науки — менеджмент.

Інформаційні процеси є не самоціллю, вони закликані в кінцевому підсумку управляти матеріальними потоками, взаємодією матеріальних і інформаційних потоків.

2. Управлінський цикл.

Управлінський цикл містить в собі чотири функції, — це планування, організація, мотивація, контроль. Дані функції охоплюють всі види управлінської діяльності по створенню матеріальних цінностей, фінансуванню, маркетінгу і т. д.

Планування. Ця функція являє собою по суті процес підготовки рішень. Етапи планування:

А) порушення мети;

Б) визначення вхідних передумов;

В) виявлення альтернатив;

Г) вибір найкращої альтернативи;

Д) введення і виконання плану.

Організація. Функція організації націлена на упорядкування діяльності менеджера і виконавців. Це передусім оцінка менеджером своїх можливостей, вивчення підлеглих, визначення потенційних можливостей кожного робітника, розстановка сил і т. д. Вся ця організаторська діяльність протікає на тлі прояв цілком конкретних структур підприємства.

Мотивація. Після проведення підготовчих заходів менеджер повинен забезпечити успішне виконання роботи. В цих меті використовуються: а) стимулювання, тобто заохочення робітників до активної діяльності за допомогою зовнішніх чинників (матеріальне і моральне стимулювання); б) власне мотивування, тобто створення у робітників внутрішніх (психологічних) заохочень до праці. Головним тут є: зацікавленість в праці, потреба в трудовій активності, переживання почуття задоволення від трудової діяльності. Менеджер, щоб успішно здійснити цю функцію управління повинен бути компетентний в різноманітних аспектах комунікації, він зобов'язаний розвивати у себе відповідні вміння і навики.

Контроль. Ця функція, як говорив Г. Файоль, “полягає в підтвердженні того, що все йде в відповідності з прийнятим планом, існуючими директивними документами і прийнятими принципами управління”. Іншими словами, контроль — це процес перевірки і зіставлення фактичних результатів з завданнями.

Круговорот управлінського циклу. Як відомо, менеджер постійно зайнятий здійсненням управлінських функцій. Якщо він хоче забезпечити майбутнє своєму підприємству (організації), йому потрібно по серйозному включатися у всі деталі управління. І починати потрібно з планування. Кожен професіонал планує свою роботу:—

керуючий з олівцем в руках і з звичайною канцелярською гумкою проводить більшість годин над бюджетом;—

продавець ретельно обмірковує свій процес спілкування з покупцями;—

плотник перш ніж зробити надріз на шматку дерева, виробляє розмітку. Він слідує мудрій приказці: “Сім раз відмірь, один раз відріж”.

Якщо робота спланована, то вона повинна бути організована, а робітники підготовлені для цілеспрямованої діяльності. Вони повинні мати чітку лінію поведінки і розуміти, що їх чекає попереду. Робітники тягнуться до детального усвідомлення своєї роботи, вони відкриваються для ділового контролю своїх виробничих операцій. Звідси, необхідність в контролі. Він включає: а) простий і зрозумілий план діяльності; б) ефективні і ненав’язливі засоби контролю; в) зворотний зв'язок, тобто надійну інформацію про прогрес в роботі; г) дії,що корегують.

Досить часто корекція забезпечується без будь-яких зусиль: підлеглому достатньо почути від керівника яку-небудь побуджуючу фразу або навіть слово: “Так тримати!” “Будь уважнішим!” “Добре!” І т. д. Все це впливає на емоційну сферу робітника. Реакція робітника тут миттєва. Значно складніше здійснювати корекцію, якщо потрібно звертатися до організаційних чинників. Скажемо, робітник виявив суть своєї діяльності, включився в роботу, але успіху не було. Проблема може полягати в тому, що роботи виявилося більше, ніж очікувалося. Тут вимагається відоме перегрупування зусиль, а може бути і відповідна допомога. Інколи виникає необхідність вступу змін в планування.

Як видно, всі чотири функції управління (планування, організація, мотивація і контроль) знаходяться в певному круговороті. Вони взаємно зв'язані і взаємообумовлені: жодної ланка з цього ланцюга не викинеш.

Ключові проблеми:

А) діяльність менеджера укладена в чотирьох основних функціях (планування, організація, мотивація, контроль). Будь-які інші види діяльності працюють на ці ключові функції, що відрізняють менеджера від інших осіб бізнесу;

Б) оскільки менеджер досягає мети організації за допомогою своїх підлеглих, то функція мотивації сьогодні є самою істотною;

В) мета організації може бути досягнута тільки за умови добре налагодженого зворотного зв'язку, тобто при здійсненні надійного контролю. Однак контроль — це не опіка. Ефективний контроль — це рада, допомога, сучасна підказка, заохочення, схвалення і т. д. Контроль не несе в собі відплати за недогляди;

Г) всі основні функції менеджменту цементуються діями менеджера по прийняттю рішення. Ефективні рішення, підкреслює американський теоретик менеджменту К. Кіллен — “застава існування комерційного підприємства”. Вони є істотним елементом кожної з розглянутих вище чотирьох функцій управління.

В АСУ можна виділити дві основні підсистеми:

Схема АСУ уособлює кібернетичну систему.

Трьохрівнева система управління.

3. Управлінська інформація і закономірності її руху.

Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що