Документи, які були створені, передані чи одержані і потребують виконання, підлягають реєстрації. А саме виконання службових документів підлягає контролю. Отриманий або створений для внутрішнього користування службовий документ вважається включеним до складу документного фонду ЗАТ „Український страховий капітал” після його реєстрації. Службові документи з часу створення чи надходження і до моменту їх передачі в архівний підрозділ ЗАТ „Український страховий капітал” зберігаються за місцем формування справ (Додаток С).

Обсяг, склад, структура фонду ЗАТ „Український страховий капітал” змінюється під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливає на них через задоволення та формування інформаційних потреб користувачів. Ядро фонду — це необхідний мінімум документів, який повністю відображає функції, профіль, тип даної компанії. На сьогодні у філії знаходиться 250 договорів з різних видів страхування.

Документний фонд формується у процесі діяльності ЗАТ „Український страховий капітал” на основі внутрішньої та зовнішньої документації. Отриманий компанією або створений всередині неї для внутрішнього користування службовий документ вважається включеним до складу документного фонду компанії після його реєстрації.

Порядок формування службових документів у справи для зберігання у документному фонді ЗАТ „Український страховий капітал ” визначається нормативно-правовими актами спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства. Відбір документів документного фонду для подальшого зберігання в архівному підрозділі ЗАТ „Український страховий капітал ” чи для знищення здійснює експертна комісія компанії, яка створюється у Києві, де знаходиться головний офіс компанії.

Всередині організації крім традиційного документного фонду існує ще й електронний документний фонд. У програмі Microsoft Office Excel заноситься інформація про клієнтів та строки закінчення договорів. Також існує база даних (Microsoft Office Access) з страховими полісами, фінансовими показниками в електронному вигляді.

Отже, в організації використовують такі основні види інформаційних ресурсів, а саме: (Додаток Т).

1) законодавчі інформаційні ресурси;

2) періодичні інформаційні ресурси;

3) управлінські інформаційні ресурси;

4) інтернет-ресурси;

5) джерела партнерів, конкурентів;

6) інформаційні ресурси в якості інформаційних подуктів.

Законодавчими інформаційними ресурсами в організації є законодавчі та нормативні акти, що регулюють страхову діяльність як у цілому, так і за окремими її напрямками.

Існує ціла низка законодавчих актів, які регулюють страховий ринок, а саме Закон України “Про страхування”, за станом на 7.03.1996р., Закон України "Про господарські товариства", за станом на 19.09.1991р., Закон України “Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг”, за станом на 12.07.2001р., Закон України “Про обов’язкове страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів ”, за станом на 1.07.2001р., Постанова КМУ “Про затвердження порядку реєстрації фінансових операцій суб’єктами первинного фінансового моніторингу”, за станом на 26.04.2003р., Розпорядження Держфінпослуг “Про затвердження правил формування, обліку та розміщення страхових резервів за видами страхування”, за станом на 17.12.2004., Постанова КМУ “Про впорядкування діяльності страхових брокерів”, за станом на 29.02.1999р., та ін.

Не залежно від того, що компанія має розгалужену мережу філій і регіональних дирекцій, вона розглядається як одне ціле, тому всі філії взаємодіють між собою і обмінюються потрібною інформацією. Оприлюдненням всіх змін щодо законодавства в галузі страхування здійснюється шляхом передачі даних через головний офіс у Києві або ж за допомогою урядових видань, а також інформації,що знаходиться на сайті Державної комісії з регулювання ринків фінансових послуг України.

Взаємодія з віддаленими робочими місцями та іншими філіями та здійснюється через особистий контакт, розсилку пошти, засоби телефонного зв’зку, факсу та електронної пошти. Враховуючи те, що часто виникає потреба в негайному одержанні інформації, то більшість сеансів обміну інформацією здійснюється за допомогою засобів телефонного зв’язку та із використанням електронної пошти.

Управлінськими інформаційними ресурсами у ЗАТ “Український страховий капітал” є інструкції, рекомендації, накази, розпорядження, а також правила страхування, які прийнятті Головою Правління ЗАТ “Український страховий капітал” :

- “Правила добровільного страхування від нещасних випадків” №1022 (2007 р.).

- Довідник спеціаліста (виклад сукупності даних, необхідних спеціалісту в його професійній діяльності). Авторський мотив створення данного документу – забезпечення довідковими даними спеціалістів, що працюють у сфері страхування, а соціальна функція – забезпечення вторинною інформацією науки.

- Інструкція з бухгалтерського обліку операцій страхування (крім страхування життя). Ця Інструкція встановлює для суб'єктів підприємницької діяльності, які згідно з законодавством України є страховиками, порядок бухгалтерського обліку операцій страхування (крім страхування життя).

- “Посадова інструкція страхового агента”(2004 р.) (Додаток У).

- “Особливі умови добровільного страхування будівельно-монтажних робіт” №1020 (2007 р.).

- “Правила добровільного страхування наземного транспорту (крім залізничного)” № 2062 (2007 р.).

- “Правила добровільного страхування фінансових ризиків” №2183 (2007р.).

- “Правила добровільного медичного страхування” №1031, за станом на 18 липня 2005р.

- “Правила добровільного страхування від вогневих ризиків та ризиків стихійних явищ” № 2101 (2007р.).

- “Правила добровільного страхування вантажів та багажу” №2092 (2007р.).

- “Особливі умови добровільного страхування фінансових ризиків, пов’язаних з втратою права власності”(2007р.).

- “Правила добровільного страхування відповідальності перед третіми особами”№3152 (2007р.).

Філія містить свій власний бібліотечний фонд страхової літератури, періодичних видань. До даного фонду входять такі періодичні видання як Журнал "Insurance Top", який є інформаційно-аналітичною підтримкою учасників страхового ринку, прозоро висвітлює та ознайомлює професіоналів з показниками діяльності та рейтингами учасників світового ринку