Згідно ДСТУ 2940-94, основними сучасними формами організації інформаційного ресурсу є: файл, база даних, банк даних, база знань, бібліотека та ін. У зв’язку з цим сьогодні в умовах підвищеного динамізму суспільних процесів (швидка зміна ситуації, невизначеність, непередбачуваність і суперечливість як самих соціальних дій, так і їхніх наслідків) стає необхідною розробка повноцінної теоретичної концепції, методології і конструктивної теорії інформаційних ресурсів. Першочергового значення набувають і питання про новий понятійний апарат щодо елементарних системоутворювальних елементів, одиниць і актів у структурі інформаційних технологій, пов’язаних з проблемами руху і перетворення інформації, які були б адекватні цьому динамізму [56, 34].

О.А. Борисенко зазначає, що в рамках кожного підприємства, установи чи організації інформаційний ресурс має свій “життєвий цикл”, що є дуже важливо при здійсненні автоматизації процесу прийняття управлінських рішень [4, 184]. Фазами життєвого циклу інформаційних ресурсів є :

1) виробництво і формування;

2) перетворення і розповсюдження;

3) використання.

Важливою стадією у процесі формування інформаційних ресурсів є реєстрація, збір і передача даних. Після цього проводять обробку даних і їх аналіз з метою узагальнення факторів, і встановлюється зв’язок між окремими елементами діяльності підприємства.

Особливість фази виробництва – необхідне матеріальне відображення будь-якого явища, що відбувається в об’єкті управління. При цьому незафіксовані дані не будуть інформаційними ресурсами. Від методу виробництва інформаційного ресурсу суттєво залежить актуальність і якість їх формування, оперативність використання у сфері управління.

Специфічною для інформаційних ресурсів є фаза перетворення і розповсюдження. Важливим аспектом перетворення інформації є її накопичення і зберігання, швидкий доступ користувачів до конкретних даних, що є необхідним для вирішення основних задач управління. Для цього створюються інформаційні системи управління на базі сучасних засобів обчислювальної техніки [4, 185].

Фаза використання – заключний етап “життєвого циклу” інформаційного ресурсу. Реалізується цей етап після визначення споживачів інформаційної системи управління і розробки методів представлення інформації. При проектуванні інформаційних систем управління кожна із розглянутих фаз деталізується і конкретизується.

Н.Ф. Самохіна звертає увагу на те, що у загальному інформаційні ресурси підприємства формуються за рахунок внутрішніх і зовнішніх джерел. Внутрішні інформаційні ресурси формуються безпосередньо на підприємстві у відповідних службах і підрозділах, зовнішні – передаються з вищестоячих органів і організацій, які беруть участь у виробничо-господарській діяльності підприємства (постачальники, споживачі, проектні інститути тощо) [54, 28].

В.М. Гужва одночасно відзначає, що інформаційний ресурс може виступати у пасивних і активних формах [13, 17]. До пасивних відносяться такі форми існування знань, коли знання не зв’зані або мало зв’язані з конкретними прикладними областями. До таких форм можна віднести книжки, журнальні статті, патентні описи, банки даних. Крім того, пасивною формою існування інформаційного ресурсу можуть бути і знання, які прив’язані до конкретних предметних областей (вибірки із бази даних), якщо вони не комплектні, тобто недостатні для здійснення практичних кроків по їх ціленаправленому використанні.

До активних форм існування інформаційного ресурсу відносяться наступні основні форми: модель, алгоритм, програма, база знань, як елемент штучного інтелекту. Кожна з цих активних форм інформаційного ресурсу може мати різні степені загальності, науково-технічний рівень і завершеність (комплектність). Але в цілому ці форми можна трактувати як стадії “достигання” інформаційного ресурсу, степені доведення його до готовності перетворитися в “силу” [13, 19].

Основні особливості інформаційного ресурсу виявляє О.В. Соснін. Вчений дослідив, що на відміну від інших (матеріальних) ресурсів він практично невичерпний, по мірі розвитку суспільства і інтенсифікації процесу використання знань їх запаси не зменшуються, а навпаки – ростуть; по мірі використання він не зникає, а зберігається і навіть збільшується (за рахунок конструктивної трансформації отриманих повідомлень з урахуванням досвіду, місцевих умов тощо); він не самостійний і сам по собі має лише потенційне значення, лише з'єднуючись з іншими ресурсами він проявляється "кінетично" – як рушійна сила; ефективність його використання пов'язана з ефектом непервинного (повторного) виробництва знань, інформаційна взаємодія дозволяє отримати нове знання ціною значно менших витрат в порівнянні з витратами праці, енергії, часу на його пряме генерування; він виступає формою безпосереднього включення науки, в тому числі теоретичних досліджень, до складу виробничих сил; він виникає в результаті не просто розумової праці, а її творчої частини (а не рутинної) [61, 253].

Заслоговують на увагу ідеї О.В. Сосніна стосовно того, що не всі повідомлені знання, зокрема завдяки книгам, газетам, радіопередачам, патентним описам і т.п., виступають в якості інформаційного ресурсу. Випливає нова проблема – інформативність повідомлень. Книги, патентні описи і інші повідомлення мають ще знайти своїх споживачів. Із них ще має бути вилучена інформація. Перед людством стоїть велетенська за своєю важливістю і складністю проблема: вилучити максимум інформації із накопичених за всю історію повідомлень і перетворити її в активно функціонуючий ресурс. Мова йде про перетворення книжкових описів і інших "розсіяних" знань в діючі програми і алгоритми. Це частина робіт з формування інформаційного ресурсу [61, 255].

Отже, можна виділити такі основні аспекти визначення поняття “інформаційний ресурс” : (Додаток В).

- як сукупність документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, банках даних);

- як сукупність знань та інформації про навколишній світ, накопичених і розміщених на будь-яких інформаційних носіях;

- як інформація, яка виявлена чи створена, зареєстрована чи оцінена;

- як фактор колективної творчості, який полягає в розкритті механізму переходу “знань в силу”.

Усе вищезазначене дає об’єктивні підстави розглядати інформацію та інформаційний ресурс у єдності з інформаційною