В обов'язки оперативних працівників входить вивчення ринків постачальників і споживачів, розробка пропозицій по оптимізації схем закупівлі і збуту товарів на основі принципів логістики, обробка отриманих комерційних пропозицій постачальників, а також робота з традиційними і перспективними споживачами продукції підприємства. В обов'язки комерційних працівників збутових груп крім вивчення ринків входить розробка контрактів з визначенням цін, способів розрахунків, гарантій платежу й інших комерційних умов. Іноді в збутову групу включають спеціалізовану транспортну групу. У цих випадках вона бере участь в оптимізації схем перевезень вантажів, визначенні обсягів і місць розташування складів.

Важливим моментом у визначенні структури комерційної закупівельно-збутової служби є оптимальна спеціалізація оперативних комерційних працівників і їхніх груп. Якщо підприємство випускає однорідні товари, наприклад холодильники, морозильники, кондиціонери і т.д. , а ринок збуту по охопленню території досить великий, але однорідний за умовами продажів, то доцільно

спеціалізувати оперативні групи по регіональному принципу, орієнтуючи їх на встановлення зв'язків з оптовими посередниками і роздрібними продавцями.

Якщо підприємство випускає неоднорідні товари, наприклад побутові й офісні меблі, двері і віконні рами, групи співробітників доцільно спеціалізувати і по характері споживачів. У приведеному випадку це можуть бути співробітники, що займаються оптовим продажем побутових меблів, або, що спеціалізуються на оптових продажах меблів для офісних приміщень, або торгуючі будівельними матеріалами, можливі виділення і групи співробітників, зайнятих організацією роздрібного продажу. Така спеціалізація дозволяє оперативним комерційним працівникам краще освоїти специфіку товару, глибше вивчити свій сегмент ринку, стежити за динамікою попиту та пропозиції на ній, установлювати тісні ділові контакти з перспективними посередниками. Це створює умови для ефективного зворотного зв'язку з ринком, за допомогою якої збутові структури інформують керівників виробництва про поточні й очікуваній потреби ринку по видах, якості і кількості. найбільш перспективної для збуту продукції. У той же час закупівельні і збутові структури розробляють пропозиції по удосконалюванню закупівельних і збутових мереж, рекламній і ціновій політиці підприємства.

Підготовлені оперативними працівниками пропозиції по роботі на ринку, схемам закупівлі і збуту товарів, проведенню рекламних заходів оцінюються керівництвом комерційної служби. Витрати на втілення в життя даних пропозицій включаються в загальний фінансовий план підприємства. Розроблені проекти договорів на закупівлю матеріалів і реалізацію продукції після схвалення керівництвом комерційної служби передаються дирекції підприємства чи уповноваженим особам для ведення переговорів і укладення контрактів. Оперативні ж працівники, що готували проекти договорів, ведуть їхнє виконання і несуть відповідальність за результати комерційних операцій. Застосовуваний на деяких українських підприємствах поділ працівників на тих, що готують і виконують договори веде, як правило, до зниження ефективності комерційної роботи.

Якщо підприємство веде торгівлю на зовнішньому ринку чи навіть тільки готується до роботи з іноземними партнерами, доцільно створити зовнішньоторговельні групи зі спеціально навчених працівників із включенням у їхній склад юриста, фахівця з транспорту, що знає митні операції, і фахівця з валютних розрахунків.

Закуповуючи сировину, матеріали, що комплектують вироби і т.д. за кордоном, необхідно прагнути до економії оборотних коштів на розмитненні вантажів, застосовуючи найбільш вигідні митні режими.

Комерційні фірми, що виконують оптові посередницькі функції з виходом на внутрішній і зовнішній ринки, в основному створюються у формі або товариств з обмеженою відповідальністю, або закритих чи відкритих акціонерних товариств.

Розглянемо більш докладно роботу окремих підрозділів комерційних служб підприємств.

Оперативні комерційні групи. Кількість і спеціалізація оперативних комерційних груп багато в чому залежать від сегментації ринку, але в більшості випадків враховуються і деякі інші розуміння. Якщо, наприклад, комерційна фірма займається закупівлею і збутом обмеженого числа видів однорідних товарів, то оперативні комерційні групи звичайно спеціалізуються по регіонах. Якщо номенклатура товарів фірми досить широка, то комерційні групи спеціалізуються по видам товарів на всі регіони, що входять у коло інтересів фірми чи визначені посередницькими угодами з постачальниками. Якщо закупівля чи збут здійснюються через великі оптові фірми, то найчастіше доцільно виділяти спеціальні групи по роботі з такими контрагентами. Така ж доцільність може виникнути при виконанні збутових коопераційних угод з іншими комерційними фірмами.

Кожна комерційна група, як правило, включає 2-4 чоловік. У ній не призначається офіційного керівника. Група працює колективно, кожен працівник знає усе про роботу групи, і вся група несе як би солідарну відповідальність за результати своєї діяльності. На перший погляд така організація веде до збільшення штатів, але насправді збільшує· віддачу кожного працівника, забезпечує безперервність робочого циклу, підвищує оперативність, взаємозамінність, створює умови для навчання знову прийнятих співробітників і дозволяє здійснювати ротацію працівників по інших підрозділах фірми.

У середовищі такої групи можлива поява неформального лідера – більш освіченого, досвідченого й ініціативного працівника, що може своїм прикладом сприяти прискореному професійному росту інших членів групи. Він може бути підвищений не в посаді, а в званні з відповідним матеріальним заохоченням. Якщо поява такого лідера викликає в групі конфліктну ситуацію, то керівництву відповідного відділу, можливо через помічника керівництва фірми по кадрам, варто знайти найбільш придатне для нього місце в порядку ротації кадрів в іншій групі чи іншому відділі.

Відділ координації закупівель і продажів. Найважливіша роль в організації комерційної діяльності належить відділу координації закупівель і продажів, що, з одного боку, працює в тісному зв'язку з всіма іншими спеціалізованими відділами, з іншого боку - з оперативними комерційними групами.

Відділ координації закупівлі і продажів розподіляє і контролює виконання завдань оперативними комерційними групами, оперативно відслідковує своєчасність закупівель і постачань товарів для забезпечення зобов'язань фірми