Організація робочого місця.

Якщо розглядати робоче місце менеджера, то можна сказати, що це його робочий кабінет, у якому він проводить більшу частину роботи. Від того, який це буде кабінет, залежить і те, як буде працювати менеджер. Зовсім очевидно, що чим краще пристосовано робоче місце для виконання функцій менеджера, тим продуктивніше й ефективніше буде робота менеджера.

Слід зазначити, що для зниження шуму можна використовувати килимові покриття на підлозі, подвійні двері, шумоізоляційну оббивку й ін. Для підтримки нормального мікроклімату застосовуються кондиціонери, променисті джерела тепла. Для зниження сонячного світла можна повісити на вікна жалюзі.

Відзначимо деякі особливості. Весь кабінет поділяється (умовно) на три зони. Перша зона - безпосередньо робоче місце менеджера. Друга зона - зона проведення нарад, планерок, презентацій. Третя зона - зона відпочинку, де стоїть журнальний столик, диван і одне, два комфортабельних крісла. Робочий стіл повинний бути більше звичайних столів. Стіл для нарад повинний бути розрахований на визначену кількість людин (як правило, кількість учасників конференцій, планерок (5 -7 чоловік) + 2 вільні місця). Зона відпочинку призначена для неофіційних прийомів і відпочинку менеджера.

Робота з документами і кореспонденцією

Задача менеджера - скласти документ (менеджер повинний складати тільки ті документи, що не можуть бути складені ким-небудь іншим). У процесі складання документа, ділового листа й іншого велику допомогу може зробити комп'ютер. Для цього досить вкласти в пам'ять комп'ютера зразки ділових листів, документів і тільки вносити невеликі виправлення. Складніше справа обстоїть із вхідними документами. У залежності від розміру підприємства росте кількість кореспонденції, і самому менеджеру просто немислимо переглядати всю кореспонденцію. На допомогу повинний прийти секретар, в обов'язки якого входить:

1. Реєстрація кореспонденції, що надходить.

2. Сортування в залежності від призначення.

3. Добір документів, що адресовані менеджеру чи знаходяться в його прямої компетенції.

4. Сортування кореспонденції по ступені важливості. Найбільш раціональним і прийнятної є сортування, що дозволяє менеджеру відразу оцінити ступінь важливості. Для цього можна, наприклад, розкладати кореспонденцію в спеціальні кольорові папки. На столі в менеджера повинний стояти спеціальний лоток для паперів з декількома відділеннями, у які він зможе класти кореспонденцію в залежності від важливості, виконавців і іншого.[7]

Менеджер, переглядаючи кореспонденцію в порядку важливості, повинний поставити резолюцію.

Зберігати документи в кабінеті менеджера немає ніякої необхідності і тому в обов'язки секретаря ставиться ведення архіву. Збережені документи повинні бути класифіковані по визначених ознаках, по яких їх легко було б знайти. З повсюдним упровадженням комп'ютерів задачу збереження документів можна перекласти на них - це заощадить час на їх пошук.

Ведення телефонних розмов

Телефон — важливий засіб ефективності управлінського роботи, оперативного ділового спілкування. Але при неправильному користуванні ним саме телефон стає джерелом втрат робочого часу. На телефонні переговори витрачається від 4% до 27% робочого часу.[10]

Мистецтво в користуванні телефоном складається в максимальній економії часу на телефонні бесіди при максимальній реалізації наданих телефоном можливостей.

Велику допомогу при телефонному обслуговуванні робить менеджеру правильно організований довідковий апарат. Зручно для цих цілей використовувати комп'ютер. Крім цього менеджеру зручно мати при собі особистий довідник з адресами і телефонами, що регулярно повинний перевірятися, обновлятися і доповнюватися. В особистому довіднику крім прізвища, імені і по батькові абонента (за алфавітом) доцільно вказати його посаду чи справу, з якими він зв'язаний.

На закінчення необхідно відзначити, що всі телефонні дзвоники повинні проходити через секретаря, що перенаправляє дзвоники в той чи інший підрозділ і переключає на менеджера, якщо дзвоники призначені для нього. Це дозволить заощадити час менеджера.

Проведення нарад, конференцій

Щодня, ранком менеджер проводить планерки, конференції. Вони, як правило, носять короткочасний характер і повторюваність. На них доповідається пророблена робота за попередній день і вирішується, що робити на сьогоднішній день. Основними вимогами тут є стислість викладу і максимальна інформативність.

Наради, на противагу планеркам, більш довгострокові і не носять, як правило, настільки повторюваного характеру. На нарадах обговорюються важливі питання і приймаються колективні рішення. Нарада є ефективною формою вироблення групових рішень. Від того, наскільки ефективно вона проводиться, залежить якість прийнятих рішень. Сплановані й організовані певним чином наради допомагають зменшить утрати часу і підвищити якість вироблюваних рішень.

Послідовність питань, розглянутих на нараді, необхідно спланувати, з огляду на те, що в ході наради, в залежності від його тривалості, знижується працездатність учасників. Так, пік працездатності спостерігається через 15 - 20 хв. після початку наради. Потім продуктивність падає і через 1,5 години майже цілком зникає.[11]

Для ефективності ділової бесіди необхідно запрошувати тільки тих, хто безпосередньо потрібний під час обговорення питань. Будь-яку нараду необхідно закінчувати протоколом наради, де відбиваються виконавці, їхні дії й інша інформація.

Складання графіку роботи

Менеджер має у своєму розпорядженні визначений фонд робочого часу протягом дня. Тривалість робочого дня менеджера, як уже відзначалося раніше, строго не лімітована, але все-таки обмежена і необхідно спланувати свою роботу таким чином, щоб робочий день не розтягся на 14 -15 годин.

Насамперед необхідно відзначити, що продуктивність менеджера в плині робочого дня різна. Так, пік продуктивності приходиться на період між 10 і 11 годинами. Потім продуктивність падає. Після обіду (між 12 і 13 годинами) продуктивність трохи зростає, але після 14 годин помітно йде на спад. У відповідності з цим необхідно важливі рішення приймати в період максимальної працездатності.

Менеджер повинний ретельним образом планувати свій робочий день. Для цього найкраще підходять графіки роботи. У таких графіках відразу приділятися визначений час протягом дня на виконання яких-небудь повторюваних дій.