Контрольна робота з менеджменту

Комунікативний процес в організації: суть, етапи, елементи, вимоги до побудови.

Контроль як функція управління.

Складіть меморандум для організації, якою ви керуєте

Список використаної літератури.

1. Комунікативний процес в організації: суть, етапи, елементи, вимоги до побудови.

Комунікаційний процес — це обмін інформацією між двома чи більш людьми.

Основна мета комунікаційного процесу — забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень.

Елементи й етапи процесу комунікацій

У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи.

1. Відправник, обличчя, що генерує ідеї чи збирає інформацію і передавальне її.

2. Повідомлення, власне інформація, закодована за допомогою символів.

3. Канал, засіб передачі інформації.

4. Одержувач, обличчя, якому призначена інформація і яке інтерпретує її.

При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємозалежних етапів. Їхня задача — скласти повідомлення і використовувати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли і розділили вихідну ідею. Це важко, тому що кожен етап є одночасно крапкою, у якій зміст може бути перекрученим цілком або утраченим. Зазначені взаємозалежні етапи такі:

1. Зародження ідеї.

2. Кодування і вибір каналу.

3. Передача.

4. Декодування.

Хоча весь процес комунікацій часто завершується за кілька секунд, що утрудняє виділення його етапів, ми проаналізуємо ці етапи, щоб показати, які проблеми можуть виникати в різних крапках. Цей аналіз подібний уважному вивченню кожного кадру короткого епізоду на кіноплівці.

Зародження ідеї. Обмін інформацією починається з формулювання ідеї чи добору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею чи повідомлення варто зробити предметом обміну. На жаль, багато спроб обміну інформацією обриваються на цьому першому етапі, оскільки відправник не затрачає достатнього часу на обмірковування ідеї.

Важливо пам'ятати, що ідея ще не трансформована в слова і не придбала іншої такої форми, у якій вона послужить обміну інформації. Відправник вирішив тільки, яку саме концепцію він хоче зробити предметом обміну інформацією. Щоб здійснити обмін ефективно, він повинний узяти до уваги безліч факторів. Приміром, керівник, що бажає обмінятися інформацією про оцінку результатів роботи, повинний чітко розуміти, що ідея полягає в тому, щоб повідомити підлеглим конкретну інформацію про їхню сильну і слабку сторони і про те, як можна поліпшити результати їхньої роботи. Ідея не може полягати в неясних загальних похвалах або критиці поводження підлеглих.

1. Робітники повинні зрозуміти, які саме потрібні зміни — приріст обсягу виробництва на 6% без додаткових понаднормових.

2. Робітники повинні зрозуміти, чому потрібні ці зміни, інакше вони можуть зробити висновок, що компанія намагається вичавлювати з них побільше, а платити поменше, і збунтуватися.

3. Робітники повинні зрозуміти, яким образом варто здійснити зміни — якість продукції і рівень шлюбу не повинні змінитися внаслідок приросту обсягу виробництва, інакше ефективність може знизитися, а не зрости, як того вимагає у своєму повідомленні вище керівництво.

Керівники, що незадовільно обмінюються інформацією, можуть діяти невдало, оскільки стосовно них саме так діє вище керівництво. Справа в тім, що керівники вищої ланки часто служать рольовою моделлю для поводження підлеглих. Якщо наші керівники схильні до примуси або не відверті в обміні інформацією з нами, ми цілком можемо повестися подібним чином, обмінюючи інформацією зі своїми підлеглими. Однак ви знаходитеся в іншім положенні, чим ваше начальство. Тому зовсім необов'язково діяти в тім же стилі, навіть якщо цей стиль ефективний. Що в дійсності необхідно, так це усвідомити — які ідеї призначені до передачі до того, як ви відправляєте повідомлення, і впевненість в адекватності і доречності ваших ідей з урахуванням конкретної ситуації і мети.

Кодування і вибір каналу. Перш ніж передати ідею, відправник повинний за допомогою символів закодувати її, використовувавши для цього слова, інтонації і жести (мова тіла). Таке кодування перетворює ідею в повідомлення.

Відправник повинний також вибрати канал, сумісний з типом символів, використаних для кодування. До деяких загальновідомих каналів відносяться передача мови і письмових матеріалів, а також електронні засоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронну пошту, відеострічки і відеоконференції. Якщо канал непридатний для фізичного втілення символів, передача неможлива. Картина іноді гідна тисячі слів, але не при передачі повідомлення по телефоні. Подібним чином може бути нездійсненним одночасна розмова з усіма працівниками відразу. Можна розіслати пам'ятні записки, що випереджають збори невеликих груп, для забезпечення розуміння повідомлення і прилучення до проблеми.

Якщо канал не занадто відповідає ідеї, що зародилася на першому етапі, обмін інформацією буде менш ефективний. Наприклад, керівник хоче попередити підлеглого про недозволенність допущених останнім серйозних порушенні мір безпеки, і робить це під час легкої бесіди за чашкою кави, пославши йому записку з нагоди. Однак по цих каналах, імовірно, не удасться передати ідею серйозності порушень настільки ж ефективно, як офіційним листом чи на нараді. Подібним чином, напрямок підлеглої записки про винятковість її досягнення не передасть ідею про тім, наскільки важливий зроблений нею внесок у роботу, і не буде тією ж мірою ефективним, як прямої розмова з наступним офіційним листом з вираженням подяки, а також із премією.

Вибір засобу повідомлення не повинний обмежуватися єдиним каналом. Часто бажано використовувати два чи більші числа засобів комунікацій у сполученні. Процес ускладнюється, оскільки відправнику приходиться встановлювати послідовність використання цих засобів