Другий етап стане більш зрозумілим, якщо представити його собі як операцію упакування. Багато хто дійсно гарні продукти не знаходять збуту, поки не знайдуть такого упакування, що споживач рахує зрозумілої і привабливий одночасно. Подібним чином, багато людей із прекрасними ідеями не в змозі упакувати їх за допомогою символів і вкласти в канали, значимі і притягальні для одержувача. Коли таке відбувається, ідея, найчастіше не знаходить «збуту».

Передача. На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої чи ідеї сукупності ідей) одержувачу. Мова йде про фізичну передачу повідомлення, що багато людей помилково і приймають за сам процес комунікацій. У той же час, як ми бачили, передача є лише одним з найважливіших етапів, через які необхідно пройти, щоб донести ідею до іншого обличчя.

Декодування. Після передачі повідомлення відправником одержувач декодує його. Декодування — це переклад символів відправника в думці одержувача. Якщо символи, обрані відправником, мають точно таке ж значення для одержувача, останній буде знати, що саме мав на увазі відправник, коли формулювалася його ідея. Якщо реакції на ідею не потрібно, процес обміну інформації на цьому повинний завершитися.

Однак з ряду причин, одержувач може додати трохи інший, чим у голові відправника, зміст повідомленню. З погляду керівника, обмін інформацією варто вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, зробивши дії, який чекав від нього відправник.

2. Контроль як функція управління.

Слово «контроль» як і слово «влада» народжує насамперед негативні емоції. Для багатьох людей контроль означає насамперед обмеження (як ланцюг для собаки), примус, відсутність самостійності і т.п. — загалом, усі те, що прямо протилежно нашим представленням про свободу особи. Унаслідок такого стійкого сприйняття, контроль відноситься до числа тих функцій керування, сутність яких розуміється найчастіше неправильно. Якщо запитати, що ж означає контроль для менеджера, то найчастіше люди відповідять вам, — це те, що дозволяє утримувати працівників у визначених рамках. У принципі — це вірно. Один з аспектів контролю дійсно складається в забезпеченні підпорядкування чомусь. Однак зводити контроль просто до деяких обмежень, що виключають можливість дій, що наносять шкоду організації і кожного звістки, що змушує, себе строго дисципліновано, — означало б випустити з уваги основну задачу керування.

КОНТРОЛЬ — це процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей.

Процес контролю складається з установки стандартів, виміру фактично досягнутих результатів і проведення коректувань у тому випадку, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від установлених стандартів.

Керівники починають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли вони сформулювали мети і задачі і створили організацію. Контроль дуже важливий, якщо ви хочете, щоб організація функціонувала успішно. Без контролю починається хаос і об'єднати діяльність яких-небудь груп стає неможливо. Важливо і те, що вже самі по собі мети, плани і структура організації визначають її напрямок діяльності, розподіляючи її зусилля тим чи іншим способом і направляючи виконання робіт. Контроль, таким чином, є невід'ємним елементом самої сутності всякої організації. Це і дало підставу Дитеру Друкеру заявити: «Контроль і визначення напрямку — це синоніми».

Контроль є фундаментальним елемент процесу керування. Ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати цілком у відриві від контролю. Дійсно, фактично усі вони є невід'ємними частинами загальної системи контролю в даній організації. Ця обставина стане вам більш зрозумілим після того, як ми познайомимося з трьома основними видами контролю: попереднім, поточним і заключної. За формою здійснення всі ці види контролю схожі, тому що мають ту саму мету: сприяти тому, щоб фактично одержувані результати минулого якнайближче до необхідного. Розрізняються вони тільки часом здійснення: попередній, поточний, заключний.

У процедурі контролю є три чітко помітних етапи: вироблення стандартів і критеріїв, зіставлення з ними реальних результатів і прийняття необхідних коригувальних дій. На кожнім етапі реалізується комплекс різних мір.

Установлення стандартів. Перший етап процедури контролю демонструє, наскільки близько, по суті, злиті функції контролю і планування. Стандарти — це конкретні цілі, прогрес у відношенні яких піддається виміру. Ці мети явно виростають із процесу планування. Усі стандарти, використовувані для контролю, повинні бути обрані з численних цілей і стратегій організації.

Зіставлення досягнутих результатів із установленими стандартами. Другий етап процесу контролю складається в зіставленні реально досягнутих результатів із установленими стандартами. На цьому етапі менеджер повинний визначити, наскільки досягнуті результати відповідають його чеканням. При цьому він чи вона приймають і ще одне дуже важливе рішення: наскільки припустимі чи відносно безпечні виявлені відхилення від стандартів. На цій, другій стадії процедури контролю дається оцінка, що є основою для рішення про початок дій. Діяльність, здійснювана на цій стадії контролю, найчастіше є найбільш помітною частиною всієї системи контролю. Ця діяльність полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірі результатів, передачі інформації і її оцінці.

Дії. Після винесення оцінки процес контролю переходить на третій етап. Менеджер повинний вибрати одну з трьох ліній поводження: нічого не починати, усунути відхилення або переглянути стандарт.

НІЧОГО НЕ ПОЧИНАТИ. Основна мета контролю полягає в тому, щоб домогтися такого положення, при якому процес керування організацією дійсно