8. Відкриття виставки для відвідувачів. Звичайно -це наступний день після офіційного відкриття. Багато виставок першу половину дня відкриті для спеціалістів і представників ділових кіл, а другу - для широкої публіки.

9. Забезпечення робочої програми виставки.

10. Офіційне закриття виставки.

11. Демонтаж виставочної експозиції. Розподіл, або продаж, або безоплатна передача експонатів і устаткування, або їхнє обернене транспортування.

12. Підведення оргкомітетом результатів виставки з погляду досягнення поставлених цілей (кількості відвідувачів, об’єма укладених контрактів і т.п.). У процесі участі фірми у виставці вона взаємодіє з різноманітними керівними і робітниками виставочними структурами. Вміла організація цієї взаємодії багато в чому визначає успіх участі фірми у виставці.

Структура керування виставкою подана на схемі (мал. 1). Основні керівні органи виставки (організаційний комітет і науково-технічний центр) формуються, як правило, одночасно з рішенням про проведення виставки.

Головними задачами оргкомітету є такі:*

утвердження тематичного змісту виставки;*

утвердження списку організацій і фірм, що беруть участь у виставці;*

розгляд і утвердження тематичного і тематико-експозиційного плану виставки;*

розробка, утвердження і контроль за виконанням плану підготування і проведення виставки;*

утвердження регламенту роботи виставки, процедури офіційних відкриття і закриття, організації перегляду, проведення на виставці днів фірм (країн)-учасниць і т.п.;*

підведення результатів виставки.

Основні функції науково-технічного центру (НТЦ) виставки містять у собі:

- участь у розробці тематичного плану виставки і доборі її учасників;

- збір і вивчення інформації про учасників виставки;

- аналіз останніх досягнень НТП по тематиці виставки, забезпечення її високого науково-технічного рівня;

- консультування фірм-учасниць по доборі експонатів для демонстрації на виставці;

- проведення наукових заходів (конференцій, ( семінарів, "круглих столів"), що організуються в рамках виставки.

Комерційний центр виставки покликаний координувати підприємницьку діяльність на виставці фірм-учасниць. Для цього він виконує такі функції:

- забезпечення умов для проведення комерційних переговорів;

- збір інформації про укладені угоди;

- проведення роботи з притягнення місцевих ділових кіл до відвідання виставки й участі в її роботі;

- керівництво рекламним відділом.

Рекламний відділ забезпечує весь комплекс комунікацій виставки. Для цього відділ - після ухвалення рішення про проведення виставки разом з оргкомітетом і НТЦ організує серію публікацій про виставку в засобах масової інформації;

- розробляє і видає рекламні виставочні буклети, листівки і плакати, організує їх розсилка і розклеювання;

- розробляє і керує виготовленням засобів зовнішньої реклами виставки;

- у період проведення виставки організує передачу по внутрішньовиставковій радіомережі, забезпечує освітлення ходу виставки в засобах масової інформації;

- по окремих заявках фірм-експонентів проводить на виставці рекламні заходи, розсилає рекламні матеріали фірм потенційним замовникам і посередникам.

Значний інтерес, із погляду рішення комунікативних задач, для фірми-учасниці виставки подає діяльність прес-центру виставки. У його основні функції входить таке:*

підготування і проведення прес-конференції з нагоди відкриття виставки;*

проведення акредитації кореспондентів і запрошення їх на прес-конференції;*

підготування прес-релізів і інших інформаційних матеріалів для журналістів;*

надання помочі акредитованим на виставці журналістам у зборі матеріалів, організації проведення репортажів і інтерв'ю з учасниками виставки;*

надання помочі іноземним учасникам виставки в проведенні прес-конференцій із нагоди днів країни на виставці й ін.

Висновок

В роботі були розглянуті питання, які висвітлюють як самі поняття “виставка”, “ярмарка” так і організацію їх діяльності.

Виставка являє собою показ, основна ціль якого складається в просвітництві публіки шляхом демонстрації засобів, наявних у розпорядженні людства, для задоволення потреб в одній або декількох областях його діяльності або майбутніх його перспектив. Ярмарок - міжнародна економічна виставка зразків, що відповідно до звичаїв тієї країни, на чиїй території вона проводиться, являє собою значний ринок товарів, діє у встановлені терміни протягом обмеженого періоду часу в тому самому місці і на якій експонентам дозволяється подавати зразки своєї продукції для здійснення торгових угод у національному і міжнародному масштабах. У процесі еволюції згладжуються розходження в значенні виставок і ярмарків у формуванні маркетингових комунікацій. Це дозволяє розглядати їх як єдиний синтетичний засіб.

Участь організації в роботі виставки/ярмарки повинно обумовлюватись необхідністю вирішення конкретних завдань.

Використана література:

Е.Ромат Реклама. – К.: 1999р.

Зав’ялов П.С. Формула успіху: маркетинг. – М.: 1988р.

Критсотакіс Я.Г. Торгові виставки та ярмарки. – М.: 1997р.

Олвуд Д. Виставки: планування і дизайн. – Н.: 1991р.

Дейян А. Стимулювання сбуту і реклама на місці продажу. – М.: 1994р.

О.В. Памбухчиянц Організація і технологія комерційної діяльності. – М.: 2001р.

Бове К.Л. Сучасна реклама. – Т.: 1995р.

Дуже смішні ціни//Комсомольська правда. – 1993. – 2 липня

Крилов І.В. Теорія і практика реклами в Росії. – М.: 1996р.