Загальні принципи організації процесу управлінського обліку в умовах функціонування АІС

Зміст

Вступ

Тема даної роботи – „Загальні принципи організації процесу управлінського обліку в умовах функціонування АІС”.

Мета написання даної роботи полягає в дослідженні питань щодо принципів побудови автоматизованої інформаційної системи управлінського обліку.

Актуальність обраної теми полягає в тому, що ефективне управління, ефективна організація управлінського обліку не мислиме в даний час без автоматизації процесів вирішення великої кількості задач і впровадження технічних засобів, програмного забезпечення й інформаційних технологій, але при вирішенні задач автоматизації управлінського обліку слід дотримуватися певних принципів, характеристику яких автор зробив спробу привести в даній роботі.

В роботі розкриті наступні питання:

сутність автоматизації управлінського обліку;

принципи впровадження автоматизованих систем управлінського обліку;

загальні принципи організації процесу управлінського обліку в умовах функціонування АІС;

тощо.

При написанні роботи автором були використані статті вітчизняних і зарубіжних фахівців з управлінського обліку, інформаційних технологій, інформаційного менеджменту тощо.

1. Загальні принципи організації процесу управлінського обліку в умовах функціонування АІС

В даний час, питання автоматизації управлінського обліку стає усе більш популярними серед вітчизняних керівників. Ми ж вважаємо їх ключовими для виходу на рівень нового, регулярного й ефективного ведення бізнесу. Ми навмисно поєднуємо поняття управлінського обліку і бюджетування, тому що упевнені, що тільки рішення "у зв'язуванні" задачі чистого обліку і планування може дозволити домогтися позитивного результату. Цей висновок базується на класичному представленні управлінського циклу і можливостях автоматизації (Рис.1).

Рис.1. Управлінський цикл[8]

Традиційно, спочатку задайте собі питання — для чого Ви збираєтеся автоматизувати систему управління? Усі відповіді на це питання можна розділити на три типи:

Великий обсяг різноманітних операцій. Без автоматизованої системи витрати на обробку такої кількості інформації неймовірно великі, а терміни обробки даних не задовольняють менеджерів. Практично неможливо одержати необхідну інформацію потрібної якості в потрібному обсязі, а головне в необхідний термін для ухвалення управлінського рішення.

Хочу знати, скільки реально заробляє і витрачає підприємство. Хочу бачити, які області найбільш витратні і куди ідуть засоби компанії. При цьому ставиться задача автоматизації окремих, найбільш важливих функцій.

Ну, так зараз роблять багато хто, мені порекомендували друзі, чув, що є в конкурентів або порадили аудитори.

На практиці, кожний з варіантів відповіді можна віднести до одного з цих типів. Відповіді розрізняються за ступенем готовності підприємств до вирішення задач і вимагають принципово різних підходів до підбора програмних засобів. В залежності від відповіді, яку Ви чесно собі дасте, буде залежати план впровадження і функціональні вимоги до ПЗ.

Якщо Ваша відповідь близька за змістом до третього варіанта, Вам потрібна система первісної "проби пера". Відповідно, і план впровадження повинний бути спрямований на вирішення саме цієї задачі. Найчастіше такі системи стають інструментом для одного — двох співробітників компанії, які самі знаходять і вводять фактичні дані, складають плани (частина функціональних або операційних бюджетів), проводять аналіз даних. Якщо систему купили для керівника, то, швидше за все, через 1-3 місяця "забав" він закине це ПЗ, тому що практичної користі в керуванні компанією від нього буде вкрай мало. Якщо програмне забезпечення купили для підлеглих, вплив результатів їхньої роботи з такими системами на прийняття рішення буде ще менше, ніж у першому прикладі. У будь-якому випадку, прямий вплив на ефективність роботи підприємства буде мінімальним. Єдине, що може бути корисним — це одержання базового представлення про автоматизовані системи керівником і співробітниками і прийняття вже усвідомленого рішення про необхідність впровадження комплексної інформаційної системи на підприємстві. Розумно, щоб підсумкова вартість такого рішення-іграшки відповідала результату використання.

При другому варіанті відповіді, керівник ставить перед системою конкретну задачу. Наприклад, необхідно знати, скільки в даний момент товару на складі, яка сума дебіторської заборгованості, скільки вироблено продукції або скільки витрачено засобів. Саме цікаве в таких ситуаціях, що приблизно в половині випадків програма, що розглядається як вирішення цих задач, такою не є. Часто рішення лежить поза можливостями внедренців і ПЗ, а залежить від внутрішніх показників: рівня кваліфікації персоналу, наявності регламентів функціонування системи управління, достатності фінансових і матеріальних ресурсів, нарешті, рівня підготовки і виконання рішень.

Як ви розумієте, у такому випадку можливі два варіанти розвитку подій: або від використання придбаного ПЗ відмовляються (воно не вирішує поставлених задач), або поступово роль і функції ПЗ трансформуються і воно займає якесь локальне місце в системі управління, теж малозначиме. Якщо ж на практиці програма допомагає вирішити поставлені задачі, то вона успішно вписується в загальну інформаційну інфраструктуру підприємства і займає в ній місце адекватне значимості розв'язуваних задач. Відповідно, щоб заздалегідь прорахувати ефективність програмного продукту, що купується, потрібно уважно оцінити ступінь відповідності функціонала ПЗ задачам, що стоять, і розробити план впровадження, спрямований на формалізацію й автоматизацію цих задач.

Природно, що й у цьому випадку вартість рішення повинна бути порівнянна з результатами від вирішення поставлених задач. Умовно говорячи, якщо в результаті впровадження системи управління товарними запасами, "стоки" знизяться на 10% і, відповідно, скоротяться витрати на обслуговування кредитів під оборотні кошти, то можна визначити і припустиму вартість вирішення цієї задачі. До речі, відразу ж виникає питання про окупність впровадженої автоматизованої системи. Виходячи з досвіду роботи вітчизняних компаній і