Щоб вирішувати поточні і майбутні задачі

Залишається самий серйозний випадок, що вимагає рішення для автоматизації всієї системи управлінського обліку і бюджетування. Тоді і план впровадження, і функціонал системи повинні дозволити вирішити всі задачі, що постали, і, що більш важливо, задачі, що можуть виникнути протягом експлуатації впровадження ПЗ. Такі системи вибираються не тільки і не стільки для рішення конкретних задач, скільки для повноцінної інформаційної підтримки всього управлінського циклу і побудови ефективної системи управління підприємством, як конкурентної переваги.
Окупність таких систем звичайно відбувається за 9-27 місяців експлуатації при грамотному впровадженні і сумлінній експлуатації.[8]

Рис. 1. Позиціонування системи в залежності від існуючих задач і можливостей ПЗ

Як вибрати потрібне ПЗ?

Розумно припустити, що для навчання й одержання першого досвіду оптимальні прості, базові версії ПЗ, що мають вже готове настроювання для ведення управлінського обліку в частині господарських операцій, і мають можливість конфігурування, зміни хоча б частини наявних настроювань. Це необхідно для первісного запуску і придбання навичок роботи з автоматизованою системою, а також розвитку навичок і одержання першого досвіду настроювання ПЗ для вирішення конкретних задач. Добре, якщо для обраного програмного продукту буде існувати більш складна версія, призначена вже для вирішення реальних задач. У майбутньому, після освоєння базового функціонала, можна буде удосконалити свою програму, тобто зробити "upgrade".

Для систем середнього класу (за ступенем комплексності вирішення задач) найважливішим є їхня підготовленість до вирішення поставлених задач. З урахуванням того, що ПЗ повинно боротись саме з проблемами і причинами їхнього виникнення, функціональність програми повинна припускати ускладнення і збільшення кількості розв'язуваних задач у межах визначеної зональної області. Наприклад, якщо зараз стоїть задача ведення бюджету виплат, то в майбутньому треба припускати ведення бюджету руху грошових коштів і управління платоспроможністю в цілому.

Системи для вирішення комплексу задач з інформаційної підтримки циклу управління, повинні бути на 20-50% багатші за функціоналом, ніж потрібно в момент впровадження, надійні як в експлуатації, так і з погляду постачальника і внедренця. Такі системи повинні дозволяти вести весь список господарських операцій у компанії, включаючи внутріхолдингові, складати всю систему бюджетів і показників (індикаторів) фінансово-господарської діяльності. Гнучкість таких систем повинна бути максимальна, тому що для вітчизняних холдингів характерно часте виникнення нових напрямків діяльності і зміни правил управлінського обліку з тенденцією до їх ускладнення. Тут дуже важлива властивість — це ведення всього спектра господарських операцій з одержанням форм бюджетів, що набудовуються, включаючи бюджет по балансу. Повну й актуальну інформацію з поточного стану підприємства може представити тільки Баланс. Причому даний звіт повинний бути побудований на підставі управлінської інформації.

Відповідно, система без складання всіх управлінських форм звітності з виходом на управлінський баланс, не може, за визначенням, вважатися оптимальною для комплексної автоматизації управлінського обліку.

Давайте представимо типовий стан інформаційних систем у вітчизняних компаніях. Найбільш відпрацьована і проста ділянка корпоративної інформаційної системи (КІС) вітчизняної фірми — бухгалтерія, проблема автоматизації якої вирішена вже декілька років тому. Найбільш популярне програмне забезпечення для цієї задачі — "1С:Бухгалтерія". З автоматизацією задач оперативного контуру управління справи йдуть гірше. Ще не усі фірми вирішили цю проблему (особливо промислові підприємства, у частині виробничого обліку), і використовувані програми тут більш різноманітні. На додаток до системи "1С" зустрічаються і спеціалізовані рішення (у страхуванні, інвестиціях, дистрибуції т.п.), часто розроблені індивідуально під специфіку операційної діяльності компанії.

Для того щоб ефективно керувати підприємством, необхідно в будь-який момент часу мати доступ до інформації про поточний стан компанії. Бухгалтерський облік не може надати керівнику таких даних. Саме тому зараз гостро встає проблема автоматизації управлінського обліку. Переважна більшість вітчизняних підприємств дотепер вирішують задачі управлінського обліку, складання зведеної й аналітичної звітності, у MS Excel, при цьому зіштовхуючись з багаторазовим введенням даних і природними труднощами у консолідації інформації зі складних управлінських правил. Основною причиною цьому є висока мінливість вимог компаній до управлінської звітності. Розробивши (або купивши) один раз програму для автоматизації управлінського обліку, компанія вже не може істотно змінювати принципи обліку, тому що вона прив'язана до програмного забезпечення. Для внесення змін у програмі необхідно прибігати до дорогих послуг розроблювача або купувати нову програму. От і змушені економісти і фінансові працівники користуватися "простирадлами" MS Excel , додаючи в них все нові і нові терміни і стовпці в звітах. [9]

Кожен керівник має право на оперативну і достовірну інформацію. Безсумнівно, ряд управлінських звітів можна реалізувати безпосередньо в програмі оперативного контуру. Правда, із двома застереженнями:

Якщо мова йде про групу компаній з відокремленими офісами, то у випадку використання різнорідного ПЗ проблема одержання консолідованої управлінської звітності залишиться;

У будь-якому випадку, не удасться одержати повну систему управлінських звітів, оскільки практично ніколи в програму оперативного контуру не вводиться 100% усіх господарських операцій компаній. Це означає, що всю систему бюджетів (мається на увазі класична схема складання бюджетів, або майстер-бюджет), включаючи управлінський баланс, скласти на даних оперативного контуру не удасться. Як правило, дані по зарплаті, податкам, банківським кредитам, основним засобам в оперативному контурі відсутні. А інформацію про стан і рух товарних запасів, коштів, комерційної заборгованості, прямих доходів і витрат компанії одержати можна.

Так