До засобів складання документів відносять усі види друкарських машин. письмові автомати, диктофонну техніку комп’ютери. Причому останні набувають найбільшого поширення.

Використання сучасних комп’ютерів, обладнаних відео термінальними пристроями, призначеними для показу на екрані текстів, що вводяться з клавіатури або спеціальних магнітних носіїв інформації є порівняно новим напрямом автоматизації підготовки документів .

Спеціальні програми дають змогу здійснювати редагування тексту: виправити помилку, замінити те чи інше слово, виключити непотрібні частини тексту, змінити розміщення речень, абзаців, графічно вирівняти текст. Складений документ зберігається у пам’яті комп’ютера, може буди у будь-який час роздрукований у необхідній кількості копій чи перенесений на магнітну дискету. Магнітна дискета може бути введена в іншу ЕОМ чи в систему телетайпного зв’язку.

Можна вкласти в пам'ять комп'ютера зразки ділових листів, документів і тільки вносити невеликі виправлення при написанні інших подібних документів. Крім того при наявності мережу комп’ютер дозволяє швидко отримувати оперативну інформацію, а, при застосування спеціально призначених для цього програм, і робити її обробку, аналіз тощо.

Але тут необхідно враховувати, що цілком скористатися з можливості комп'ютера можна тільки при наявності:

Впровадження диктофонної техніки дало змогу уникнути непродуктивних витрат часу управлінських працівників на підготовку документів, оскільки запис здійснюється з голосу.

Засоби копіювання та оперативного розмноження документів (засоби репрографії) включають засоби фотокопіювання, діазокопіювання, мікрокопіювання, електрографії, термокопіювання, електронографії, оперативної поліграфії.

До складу засобів обробки документів входять фальцювальні, аркушепідбиральні, паперознищувальні машини, ламінатори, зшивачі, нумератори, конвертовідкривачі та ін.

До самостійної групи засобів зберігання, пошуку та транспортування документів відносять лотки та ящики для оперативної роботи з документами та карточками, устаткування для обладнання бібліотек та архівів, папки для зберігання документів, шафи для сортування кореспонденції, повітряну (пневмо) пошту.

До технічних засобів зв’язку, які використовуються у повсякденній роботі менеджерів, належить телефонний зв’язок. Вище уже вказувалося, що оптимальним являється обладнання робочого місця двома телефонами: для внутрішнього телефонного зв’язку (якщо він є на підприємстві) і зовнішнього. Причому другий телефон (для виходу за межі організації) по можливості повинний бути таким, що на дзвінок по ньому повинен відповідати спочатку секретар, а якщо необхідно переключати дзвоник на менеджера. Це дозволить менше відволікати менеджера. З розвитком мобільного зв’язку є можливість надати менеджеру користуватися мобільним телефоном, або радіотелефоном, що дозволяє йому вести телефонні переговори у будь-який час (у випадку термінових потреб).

Підвищенню ефективності використання телефонного зв’язку сприяє використання телефонних підсилювачів, пристроїв автоматичного набору телефонних номерів, автоматичних телефонних відповідачів, секретарів-автоматів.

Використання телефонних підсилювачів полегшує запис інформації, яка передається телефоном, вивільняє працівника від потреби тримати в руці телефонну трубку. Установлений поряд з підсилювачем диктофон записує передану телефоном інформацію. Телефонний підсилювач можна також використовувати для проведення короткотермінових нарад між працівниками, що знаходяться в різних населених пунктах чи на різних об’єктах.

Останнім часом значного поширення набули також засоби телеграфного, фототелеграфного та телеавтографного зв’язку: телеграфи, факси, факс-модеми. Перевагами цих засобів зв’язку є документування управлінської інформації та факсимільне відтворення оригіналів документів.

Широке комплексне впровадження засобів механізації і автоматизації дає змогу значно підвищити ефективність праці менеджера.

3. Аналіз  і  оцінка  робочого  місця  (на  прикладі  одного  з
керівників організації) .

Проведемо аналіз робочого місця менеджера по персоналу ПП “Зодчий-Київ”, яке займається торгівельною діяльністю.

Менеджер по персоналу має окремий кабінет, що уже є позитивним моментом, адже по ходу роботи менеджеру часту необхідно провадити співбесіди і просто бесіди з працівниками конфіденційно, особливо при оцінюванні їхньої роботи.

Площа кабінету 3,5 х 3 = 10,5 м2. Ні форма, ні площа кабінету не є оптимальними. Висота стелі 2,8 м. Площа кабінету є замалою, так як не дозволяє провести необхідне зонування кабінету. Через це зона відпочинку відсутня, зона проведення нарад безпосередньо примикає до робочої зони, що теж не створює зручності в роботі (Рис.3.1).

Рис. 3.1 Робочий кабінет менеджера по персоналу ПП “Зодчий-Київ”

Із засобів автоматизації робоче місце менеджера оснащено комп’ютером, який знаходиться на робочому столі. Тому наявність ком’ютера можна вважати позитивним моментом, проте відсутність спеціального коп’ютерного стола знижує якість робочого місця менеджера.

До знижуючих факторів можна віднести відсутність принтера і сканера. Ці пристрої дозволяють зробити з комп’ютера копіювально розмножувальний центр, що дозволить менеджеру самостійно в разі потреби розмножувати і роздруковувати необхідну документацію. За існуючого стану речей, при відсутності внутрішньої мережі менеджер вимушений зберігати інформацію на дискеті і йти до секретаря, де є принтер і там роздруковувати.

Крім комп’ютера робоче місце оснащено лотками та ящиками для оперативної роботи з документами та карточками, є папки для зберігання документів, окрема шафа для зберігання паперової документації.

Робоче місце оснащено мобільним телефоном (оператор UMC), що є плюсом у організації робочого місця менеджера, так як знімає частину проблем з телефонним спілкуванням.

Проте недоліком є відсутність можливості використовування комп’ютера в організації телефонних переговорів. комп'ютер. За нинішньої ситуації менеджер вимушений працювати в режимі реального часу, відповідаючи на всі дзвінки, що в багатьох випадках є відволікаючим фактором. У випадку ж відключення телефону – він стає зовсім недоступний для можливих контактів, в тому числі і таких, що потребують негайного, або невідкладного реагування (відповіді).

З пристроїв для механізації праці менеджера можна відмітити відсутність пристрою для автоматичного знищення документації. Це створює проблеми у надійному знищенні документів, так як