Методологія проведення наради.

План

Вступ

Для підвищення рівня співпраці розділів і підприємства, організації, установи в цілому і по розділах керівництва дуже часто викорисовує такий метод обговорення, як нараду.

Найголовніше, що під час наради усі запрошені мають однакові права і однакову можливість висловити свої думки і пропозиції. Але не треба зубувати про так званий “людський фактор”. У кожному колективі є свої “поважні” особи, лідери, новачки. Звичайно, що хтось приймає більш активну участь в обговоренні питань наради, але особливість, такої зустрічи є в тому, що необхідно почути думку кожного з запрошених. Бо якщо вони запрошені, то їх погляди мають велике значення.

Отже, у цій роботі розкриваються основні положення про підготовку, проведення наради.

1. Підготовка до наради

1.1. Загальний огляд

Для початку ми повинні розібратися з підготовчим моментом, а для цього ми будемо використовувати наступні тези-поради.

1.Продумайте, як можна обійтися взагалі без наради.

2.Будьте присутнім тільки на тих засіданнях де ви можете зробити корисний внесок.

3.До мінімуму скоротіть кількість присутніх, залиште лише тих, хто абсолютно потрібний.

4.Виберіть час так, щоб на засідання могли б прийняти всі необхідні вам люди і щоб потрібна інформація була під рукою.

5.Виберіть підходяще місце. Тут важливо все – щоб всім було зручно добиратися, наявність необхідного обладнання, розміри кімнати та ін.

6.Перш ніж скликати нараду, чітко (і переусім для себе) сформулюйте її мету.

7.Заздалегідь роздайте порядок денний, це допоможе учасникам краще підготуватися або, принаймні, зорієнтує їх на певні питання.

8.Чітко обмежте час, необхідний на обговорення порядку денного.

9.Визначте, скільки часу необхідно витратити на кожне питання, виходячи з його важливості.

1.2.Нарада – обговорення

Тема наради – це предмет обговорення. Чим точнішевін буде сформульований, тим більше шансів отримати потрібні результат. Краще зазаначити теми конкретно і в активному ключі. Наприклад, замість “Зростання витрат в минулому році” доцільно писати: “Щоб зробити, щоб знизити наші витрати?”

Мета наради – це опис результату, що вимагається, потрібного типу рішення, бажаного підсумку роботи (можливі варіанти мети, попередній обмін думками, підготовка рекомендацій для прийняття рішення з питання та інше).

Порядок денний наради – письмовий документ, що розсилається заздалегідь учасникам наради і включає в себе:

Заздалегідь розісланий, добре продуманий порядок денний дає можливість учасникам краще підготуватися і, отже, підвищити їх віддачу на самій нараді.

1.3. Під час наради

Під час наради фахівці з етики радять користуватися наступними правилами:

1.Завжди починати вчасно. Попереджайте про це заздалегідь і ніколи не скасовуйте свої рішення.

2.Доручіть кому-небудь стежити за часом і вести необхідні записи. Регулярно оголошуйте: скільки часу залишилося або скільки витрачено.

3.Проведіть засідання, не пропонуючи присутнім сідати, коли це можливо. Це прискорює обговорення.

4.Починайте одразу з порядку денного і суворо дотримуйтесь його.

5.Контролюйте будь-яку спробу перервати хід обговорення. Дозволяйте робити це тільки в тому випадку, якщо знов підняте питання не зазнає відкладення.

6.Ви повинні досягти поставленої перед собою мети.

7.Сформулюйте висновки і доручення, щоб переконатися, що ви прийшли до загальної домовленості.

8.Завжди закінчуйте вчасно. Оголошуйте перерву точно за роскладом.

2. Коло учасників

Частіше склад учасників наради неоднорідний в силу службового становища. Треба сказати, що у випадках, коли має місце невідповідність посадових рангів, вільна дискусія, в кращому випадку, ускладнена.

Ось чому керівнику організації або іншій особі високого рангу краще не брати участі у нараді. Йому можна з”явитисяпізніше, в ході дискусії, отримавшиінформацію про те, як просувається нарада.

З цією ситуацією схожа інша, коли у нараді бере участь людина, що має особливий престиж або репутацію. Вона мимоволі буде мати домінуючий вплив, адже учасником наради важко не погоджуватись з авторитетною думкою. Навіть якщо вона утримається від висловлювань, присутні будуть намагатися так чи інакше розтлумачити її мовчання.

Однорідний склад наради, безумовно, сприяє ефективному обговоренню. Однак дискусія може порушитись із іншої причини: якщо вона піде в бік від основних проблем.

Оптимальне число учасників спільних обмірковувань – 5-7 осіб. Збільшення кількості запрошених різко знижує середній коефіцієнт участі (або віддачі) присутніх. Тому доцільно мінімізувати кількість запрошених.

Краще за все, коли при різнорідному порядку денному наради, склад її учасників змінюється: тим, чиї питання вже обговорені, дозволяється залишити нараду, а інші учасники запрошуються на відповідний час.

Деяких співробітників можна “тримати на телефонній відстані”, тобто замість того, щоб запрошувати кого-небудь, про всяк випадок його просять занходитись на своєму робочомумісці постійно в означений інтервал часу, щоб при необхідності викликати або отримати довідку по телефону.

2.1. Проведення наради. Мета і функції головуючого

Головна мета наради – знайти по всіх питаннях порядку денного оптималні рішення за мінімальний час. Для цього головуючого потрібно забезпечити віддачу від кожного учасника і надати конструктивний характер обговоренню в цілому. Порядок виступів повинен бути таким, щоб черговість була протилежна до авторитету і положенню виступаючих. Тоді на учасників з більш низьким статусом небуде давити вже висловлена думка більш авторитетних колег.

Головуючий повинен регулювати спрямування, діловитість виступів. Для цього не сід припускатися відхилень, затягування виступів,стимулюючи конкретність, змістовний аналіз і реальні пропозиції. Якщо початок обговорення виявив непідготовленість