Ці завдання такі:

сприяти підвищенню статусу навчального закладу;

розповсюджувати інформацію про послуги, що надаються навчальним закладом;

залучати майбутніх абітурієнтів;

забезпечувати підтримку випускників навчального закладу;

коригувати неточну і неповну інформацію про навчальний заклад.

Крім того, потреба в інформації виникає і у викладацького складу освітніх закладів, адміністрації, іноземних студентів тощо. Спілкування з людьми включає також обмін інформацією між навчальними закладами.

Маркетингові комунікації здійснюються у двох напрямах: заходи паблік рілейшнз та реклама. Ці форми комунікацій багато в чому збігаються, але є й специфічні риси, що характеризують ту чи іншу з них окремо.

Планування спілкування потрібно почати з визначення основної аудиторії ("свого" споживача) і вироблення каналів зворотного зв'язку. Потім ініціатор спілкування, що вивчає попит аудиторії, повинен зробити таке: розробити повідомлення, вибрати засіб інформації, визначити характерні риси джерела інформації, взяти до відома зворотну реакцію. Це планування рівнів комунікації є обов'язковим для ефективного спілкування, застосовування паблік рілейшинз чи рекламування.[29]

Розглянемо перелічені базові елементи, адже ефективна комунікація звертається безпосередньо до справ і робіт конкретної людини або групи людей. Будь-якому навчальному закладу треба визначити основну аудиторію та її інтереси, щоб представити інформацію, яка стосується проблем цієї аудиторії. Наприклад, батьків може цікавити плата за навчання, а майбутніх студентів більше цікавить життя закладу поза заняттями: наявність гуртків і секцій, дискотеки, стадіону, бази відпочинку або оцінка навчального закладу іншими студентами. Навчальному закладу треба розробити програму спілкування з кожною групою слухачів, глядачів, читачів і т. д., а не тільки двох-трьох груп основної аудиторії. Наприклад, основною аудиторією вищого навчального закладу є майбутні студенти, у той же час треба буде спілкуватися і з іншими групами: батьками, випускниками, спонсорами, іноземними студентами і т. д.

Необхідно отримати відповідь від аудиторії, яка цікавить керівництво навчального закладу. Ця відповідь може навіть внести зміни в навчальну програму. Отже, навчальний заклад має добитися дійової зворотної реакції, наприклад прохання про додаткову інформацію. Лише з'ясувавши для себе відповідь від своєї аудиторії, можна скласти хороше інформаційне повідомлення і пізніше побачити його ефективність.

Періодично вивчаючи основну аудиторію, навчальний заклад матиме точні дані про те, як ця аудиторія його сприймає. В цьому плані старшокласники відіграють важливу роль, оскільки вони вибирають вищий навчальний заклад. Значить необхідно розробити програму спілкування, яка поглибить знання і поліпшить ставлення школярів до вищого навчального закладу. Цю мету можна зробити більш вузькою і вимірюваною. Наприклад, протягом двох років 80 % старшокласників повинні знати хоча би чотири основних позитивних моменти про вищий навчальний заклад. Конкретизація мети допоможе визначити необхідні дії і бюджет, а також закласти засади для успішного здійснення цього плану. Відповідне спілкування повинне бути встановлене і з учнями середніх класів.

Трапляється, що до того чи іншого навчального закладу виникає негативне ставлення з боку певної групи людей. Насамперед, потрібно зрозуміти, чому склалося таке ставлення. Виявивши причини, можна розробити відповідну стратегію його поліпшення. Виконання проекту має бути доручене відповідальним особам, а також повинно характеризуватися певною конкретною метою, часовими рамками і фінансовою основою. Служба громадської інформації, наприклад прес-центр, повинна відслідковувати події, що стосуються такого навчального закладу, і показувати їх результати.

Громадське інформування створює свій механізм і здійснюється особливими засобами. До цих засобів належать: друковані матеріали, аудіовізуальні засоби, символіка, повідомлення в новинах, різноманітні події і заходи, виступи, інформація за телефоном або поштою, використання можливостей Інтернет і т. п.

Друковані матеріали. Навчальні заклади можуть видавати щорічні довідники, каталоги, проспекти, афіші, рекламні листки. Готуючи публікацію, необхідно визначити її призначення, оформлення, вартість.

Аудіовізуальні матеріали. Це фільми, слайди, відеокасети, які дедалі більше використовуються як інструменти спілкування. Влаштовуючи аудіовізуальну презентацію, можна обійтися без роздачі рекламних листків і одержання докладних відповідей на запитання.

Символіка. У сучасному суспільстві, перенасиченому інформацією, навчальному закладу доводиться боротися за увагу до себе. Для цього їм треба створити зорові (візуальні) символи, які б люди швидко пізнавали. Такі символи можуть доводитися до людей через засоби, що постійно використовуються установами (абревіатура, канцелярське приладдя, буклети, написи, грифи ділових паперів, значки). Хороший дизайнер намагатиметься визначити суть навчального закладу і виразити її в символі, емблемі.

Новини. Службі громадської інформації необхідно знаходити або самій визначати і писати схвальні і доброзичливі новини про навчальний заклад і розповсюджувати їх через засоби інформації. Про гласність кажуть, що це "безкоштовна реклама". Пабліситі має три якості, що роблять його заняттям, вартим уваги. По-перше, воно правдивіше, ніж реклама. Пабліситі має вигляд звичайних новин, а не інформації, за яку заплатили. По-друге, інформація в новинах доходить до тих людей, які не довіряють звичайній рекламі. По-третє, повідомлення про події, що цікавлять публіку, посилює її увагу.

Події і заходи. Навчальний заклад може підвищити значення своєї інформації шляхом організації свят і заходів, починаючи від оглядів художньої самодіяльності студентів, шоу-концертів, днів відкритих дверей І аж до організації наукових конференцій, зустрічей з цікавими людьми, бізнесменами, політичними і громадськими діячами. Добре підготовлені заходи справляють враження на їх безпосередніх учасників і готують підгрунття для появи повідомлень у засобах масової інформації.

Так, ректор Національного університету культури і мистецтв М. Поплавський в інтерв'ю газеті "Аргументы и факты в Украине" (№ 22. -2000) підкреслює: "...Я застосовую на собі експеримент (адже я завідувач кафедри шоу-бізнесу), щоб зробити відкриття. Застосовую відкриті та закриті технології "розкрутки". Співаючий ректор — це була "фішка", спосіб привернути увагу до інституту культури. Запропонувала мені цей проект моя команда іміджмейкерів. Власне вихід Михайла