Постановка мети (мета бесіди подається у формі проблеми, яку слід розв'язати, або у вигляді конкретного завдання).

Обмін предметними позиціями й вироблення рішень (на цій стадії бесіди оцінюють пропозиції й ухвалюють остаточне рі-шення — за умови, коли йдеться не про конкретне завдання).

Фіксування домовленості й вихід із контакту (співрозмовни-ки мають підбити підсумки бесіди, зафіксувати (бажано письмо-во) взаємні зобов'язання й розподілити ініціативу щодо реалі-зації ухвалених рішень).

Здавалося б, якщо зміст і мета спільної праці з'ясовані досить чітко, справа лише за розподілом і координацією зусиль. Проте в житті, як і в діловому спілкуванні, не все так просто. Раптом з'являються претензії до партнера, спотворено тлумачаться начебто очевидні факти, нехтується логіка. І тоді вже стає не до справи...

Виявляється, правильний вибір години і дня тижня — перший Крок до успіху ділових переговорів. Наближення вихідного, свята бо відпустки теж може справити вплив, бо думки людей зайняті Майбутнім відпочинком. Незважаючи на те, що понеділок має перевагу «відпочилих голів», практики не радять призначати на цей день ділові зустрічі через гальмування робочого ритму й реакції людини внаслідок суботньо-недільної розслабленості. Цей день — найкращий для планування зустрічей-бесід на цілий тиждень. Однак наради з великих проблем найкраще проводити на початку тижня, щоб завершити справу до його кінця.

Зустрічі для обміну інформацією можуть відбуватися в будь-який день, але за певними правилами. Так, зустрічі для не-приємних повідомлень чи критики не варто влаштовувати в п'ят-ницю, бо за вихідні вони «обростуть» чутками й зіпсують настрій на початок наступного тижня. Критичні наради краще проводити протягом тижня (перед обідом або поверненням додому), тоді лю-ди матимуть змогу трохи вгамуватися, перш ніж знову вас побачать.

Нарешті, не слід планувати зустріч відразу після обіду, бо поспішне завершення його зовсім не сприятиме розв'язанню поставлених завдань. До того ж співрозмовники повинні мати час, щоб ознайомитися з терміновими повідомленнями.

Звичайно, від мети зустрічі залежатиме і вибір приміщення, яке чи дозволить партнерові відчути впливовість господаря (власний кабінет), чи дасть змогу йому розслабитися (кабінет опонента) або ж обоє співрозмовників усвідомлять спільність мети («нейт-ральна» територія). Відвідання кабінету партнера показує повагу до нього. Водночас це додає бізнесмену авторитетності, особливо якщо він старший від партнера. Щоб справити враження на інших людей — продемонструвати офіційність, впливовість чи, навпа-ки, створити ситуацію невимушеності, — треба відповідно умеб-лювати і облаштувати кабінет.

Ще до призначення бесіди слід спрогнозувати, скільки часу вона триватиме. Домовляючись з партнером про зустріч, можна виявити гнучкість і пристати на його пропозиції, однак слід подбати, щоб було досить часу не лише для викладення суті справи, а й для відповіді на запитання.

Головна мета співрозмовника — не бути багатослівним, але стати зрозумілим партнерові, бо коли той щось не усвідомить у монолозі, то може відчути себе менш компетентним чи й просто невігласом. Наслідок — роздратування партнера, а може, і втрата його. Тому слід ретельно продумувати структуру й зміст свого повідомлення і для легкості сприймання нової інформації викладати її послідовно.

Треба пам'ятати, що бесіди віч-на-віч, коли нема й хвилини для роздумів, багаті на стресові ситуації, отже не варто загострю-вати атмосферу словесними сварками, безконечною вимогою до-казів, додаткових аргументів, шляхом імітації «нерозуміння», розпалювання «дискусії». Адже ґречна поведінка під час ділової бесіди — це додатковий шанс досягти бажаного результату.

Хоча в буденному житті люди рідко дивляться у вічі один одному, скоріше навпаки — навіть уникають цього як настирли-вого втручання в приватне життя, проте під час бесіди не слід дивитись убік, бо у співрозмовника може скластися враження, що його словами нехтують чи неуважно слухають. Та й довідатись про реакцію співбесідника на мовлене — згода чи заперечення, симпатія чи осуд, легковажність чи серйозність сприймання — можна, лише зазирнувши йому у вічі. Фахівці запевняють, що оптимальним є просторове розміщення співрозмовників тоді, ко-ли вони сидять під певним кутом, трохи навкоси, з ледь похиле-ною набік головою. Це якнайкраще сприяє тому, що співбесідни-ки перебувають у полі зору один одного, але мають змогу диви-тись і вбік, не відводячи очей і, отже, не ображаючи своєю неу-важністю або нещирістю партнера і пильним поглядом не на-в'язуючи себе співрозмовникові. Водночас ви маєте дивитися своєму співрозмовникові у вічі не менше двох третин часу розмо-ви, бо лише за цієї умови ви справляєте на нього враження люди-ни відвертої, уважної, зацікавленої бесідою. Нагадаємо, що жін-ки використовують зоровий контакт як форму спілкування час-тіше, ніж чоловіки, а також вони довше не відводять погляду.

Визначаючи місцеположення, зручне для обох співрозмов-ників, слід враховувати й претензії кожної людини на наявність власного «життєвого простору», який окреслюють з допомогою жестів, особистих речей (книг, паперів тощо). Зрозуміло, пору-шення цього простору дратує, свідчить про неетичність поведінки партнера. Залежно від виду міжособистісних взаємин розрізня-ють такі допустимі відстані спілкування: ближню, зону, що пе-редбачає «інтимну» дистанцію (від 0 до 40-60 см) та «особисту» дистанцію (від 0,4 до 1,5 м), і дальню зону, що включає «суспіль-ну» дистанцію (1,5 до 4 м) та «відкриту» дистанцію (від 4 до 8 м і більше).

З усіх зон найважливішою є «інтимна», і саме її людина вва-жає своєю власністю. Заходити у цю зону дозволяється лише близьким людини: коханим, батькам, подружжю, дітям, най-ближчим