Якщо Ви під час роботи захотіли зробити що-небудь інше, (зателефонувати кому-небудь), обдумайте добре, чи потрібно це відволікання для Вашої поточної роботи, чи має воно значення. Як правило, імпульсивне відхилення від розробленого плану знижує продуктивність, оскільки не дотримуються встановлені пріоритети.

Але часто буває, що при виконанні завдань Ви наштовхнулись на цікаву ідею чи важливу інформацію. У цьому випадку робіть короткий запис і обробляйте його пізніше, в більш зручний час.

14. Своєчасно робіть паузи, дотримуйтесь розміреного темпу

Розглядайте паузи не як втрату часу, а як підзарядку енергією під час відпочинку.*

Передбачайте регулярні, але короткі паузи.*

При розслабленні старайтесь рухатися, постачаючи, по можливості, організм киснем.*

Під час подовжених пауз підвищуйте свою працездатність в рамках Вашої денної тренувальної програми.*

Робіть перерви і при проведенні зборів.

15. Невеликі однорідні завдання - виконувати серіями

Внаслідок телефонних дзвінків, повідомлень, непідготовленого проведення нарад і читання кореспонденції втрачається маса часу. Розправляйтесь з рутинною роботою і, так званим, дріб'язком, об'єднуючи однорідні завдання в робочі блоки.

Даний метод має ту перевагу, що Ви лиш один раз проводите відповідну підготовку, а потім протягом певного часу займаєтесь однорідною діяльністю. Завдяки концентрованосгі і безперервності процесу Ви економите час. Шість блоків по 10 хв. на диктування листів, телефонні дзвінки, короткі збори займають, як це не парадоксально, більше часу, ніж один блок в 60 хв.

Збирайте також в один блок весь той матеріал для читання, який Вам потрібно тільки переглянути.

Робочий блок не повинен бути надто довгим (від ЗО до 60 хв.), бо в іншому випадку Ваш телефон буде довго зайнятий.

Навіть якщо виграються окремі хвилини, за день вони складають півгодини часу, або годину!

16. Раціонально завершувати почате

Відволікання від основного завдання «коштує» немало часу, адже до повернення до нього Вам доводиться знову повторювати вже зроблене. Внаслідок порушення систематичності в роботі суттєво обмежуються можливості до творчості та вирішення проблем.

Уникайте «стрибків в роботі» і завжди старайтесь почате доводити до кінця Передбачайте для своєї роботи достатньо часу, в паузах або в останні хвилини перед тим, як встати з-за столу, намічайте завдання, яке можете встигнути завершити за час. який залишився.

Якщо перервати й роботу необхідно, коротко запишіть ідеї, які Ви не встигли проробити до кінця, пропозиції щодо їх вирішення і все інше, що допоможе Вам як можна швидше поновити незакінчену справу.

17. Використовуйте часові проміжки

Не залишайте незаповненими незаплановані проміжки часу, які ідуть на очікування. Використовуйте також останні хвилини перед обідньою перервою, або перед кінцем робочого д Ія для підготовчої, планової або рутинної діяльності.

Ставте перед собою “часове” запитання Лакейна: “Як я можу використати ці хвилини з найбільшою користю?”

18. Працювати аптициклічно

Виконуйте важливі завдання по можливості зранку. З ними вигідно розрахуватися ще до того, як наступить пік активності в інших співробітників і напруження в роботі досягне свого апогею. Враховуйте п своєму розпорядку дня спокійні і «неспокійні» періоди.

Чим більше Ви буде звертати увагу на робочі звички Ваших колег і ділових партнерів, тим менша небезпека прийняття спонтанних рішень і тим менше Вас будуть відривати від роботи.

Через це працюйте антициклічно, тобто:*

протягом більш спокійного дообіднього періоду старайтесь вирішити найважливіші із запланованих завдань:*

“неспокійний” період використовуйте для виконання менш важливих справ, тобто як заплановане «про запас» (40 % часу);*

не беріться зранку відразу за перегляд пошти, відкладіть це на потім;*

старайтесь приходити вранці раніше, і раніше іти ввечері.

19. Викроюйте спокійний час

Для виконання важливих справ вимагається спокійна обстановка - це азбучна істина. Але як впровадити її в життя? Добре себе зарекомендувало щоденне резервування одного спокійного, або закритого часу, протягом якого Вам ніхто не зможе перешкодити. Таким чином, Ви визначите час – можливо найбільш важливий для Вас.

Час для себе (1 год.)!

Занесіть цей час в свій план дня, так як Ви відводите час на збори або візити відвідувачці. Використайте цей час для важливих (але не термінових справ), які носять довготривалий характер, для підвищення рівня кваліфікації, або для інших завдань, які часто тонуть в суєті дня.

Відгородіть себе на цей час від зовнішнього світу – краще при допомозі секретаря або просто зачиніть двері, попередивши, що Вас немає на місці.

20. Контролювати час і плани

Під час зборів і при інших видах діяльності нерідко спочатку витрачається час, а в останні 20 % часу обговорюють 80 % питань, які підлягають розгляду.

Перепровіряйте свої плани дня з точки зору виконаних завдань, встановлення нових пріоритетів. Перевірка необхідна для пристосування до нових умов, які виникають протягом дня.

Правила завершення робочого дня

21. Завершуйте незроблене

Всі початі невеликі справи, такі, як перегляд кореспонденції, диктування листів і пам’ятних записок старайтесь закінчи протягом одного дня. Всяке відтермінування їх виконання може призвести до додаткових витрат праці, коли Ви займаетесь незавершеними справами і будете ліквідовувані завали, які утворилися.

22. Контроль за результатами і самоконтроль

Порівнявши об'єм роботи, .який намічений у Вашому розпорядку дня з реально виконаним, врахування поставлених цілей та відхилення від них, є важливою складовою частиною організації праці, як самостійної функції самоменеджменту.

23. План на наступний день

План на наступний день складайте ще напередодні ввечері!

24. Додому - з добрим настроєм

Радійте заслуженому відпочинку після трудового дня! насолоджуйтесь дорогою додому. Старайтесь потрошку, але регулярно займатися спортом. 10 хвилин руху на свіжому повітрі щоденно цього достатньо, на думку медиків, щоб якось підтримувані фізичну форму.

25. Кожен день повинен мати свою кульмінацію

Кожен прожитий день, по можливості, треба робити в цілому днем, який