При підготовці ділової зустрічі важливо за 2-5 днів до її початку повідомити учасників про порядок денний, теми доповідей, поширити список виступаючих шляхом оголошення по телефону чи іншим способом. Це дозволяє зекономити багато часу самої зустрічі.

Чи чітко сформульовані цілі і чи с необхідність в проведенні наради?

Чи компетентні запрошені особи і чи будуть вони дотримуватись встановлених термінів наради?

Чи може бути той чи інший учасник замінений без шкоди для ефективності наради?

Як формулюються окремі пункти порядку денного і скільки часу відводиться на окремі питання?

Які матеріали необхідні для підготовки, наради?

До яких ролей повинні підготуватися окремі учасники (вступне слово,
доклад)?

Чи розіслані всі запрошення в строк (орієнтовно за 5 днів)?

Хто буде виконувати роль голови, секретаря, відповідального за виконання рішення?

Чи підготовлене приміщення і відповідне устаткування.

Після завершення організаційного етапу ділової зустрічі можна приступати до її проведення. Вона буде тим ефективніше, чим правильніше буде обрано головуючого, який визначить стиль роботи й регламент.

Стиль роботи - це форма проведення зустрічі (бесіда, “мозкова атака” тощо).

Регламент - це час, який передбачається витратити на всю зустріч, окремі виступи-доповіді та дебати й обговорення. Тривалість зустрічі доцільно встановлювати не більшою 120 хвилин з однією перервою після першої години роботи 5-10 хвилин. Це обумовлюється оптимальною тривалістю розумової діяльності людей, яка в середньому складає 40-45 хвилин. Дослідження показують, що активність учасників зустрічі зростає протягом 45 хвилин. У період між 45 і 90 хвилинами вона стабілізується, а з 90 до 120 хвилини спостерігається негативна активність учасників.

Ділові зустрічі (наради) краще проводити в другу половину дня, що спонукатиме її учасників працювати швидко й ефективно, щоб не засиджуватися допізна. Як вже зазначалось (див. рис. 12.1.) людина має два піки підвищеної працездатності протягом дня: перший - приблизно з 9 до 12-13 години й другий - між 16 і 18 годиною. Саме в другий пік і доцільно проводити наради.

Що ж стосується частоти засідань, то краще провести дві наради на тиждень, тривалістю в півгодини кожну, ніж одну тривалістю в годину.

На виступи-доповіді, як правило, спід відводити 10-25 хвилин, а на виступи в дебатах - до 3 хвилин. Якщо передбачити більше часу, то доповідачі можуть повторюватися в думках, відхилятися від теми, яка обговорюється. Регламенту повинен чітко дотримуватися кожний доповідач, незалежно від його рангу.

Для того, щоб переконатися в необхідності суворого дотримання регламенту ділових зустрічей, доцільно розрахувати в кожному конкретному випадку їхню ціну. Вона визначається наступним чином:

фіксується число учасників і тривалість .наради;

визначається годинна тарифна ставка одного учасника;

розраховується ціна, Ц, за формулою:

Ц = Н . Т .(1 + I). З сер./Т сер.,

де Н - кількість учасників; Т - тривалість у годинах;

І - коефіцієнт прихованих втрат, пов'язаних з участю в зустрічі (нараді);
З сер. - середньомісячна заробітна плата учасника зустрічі (наради);
Т сер. - середнє число робочих годин учасника зустрічі в місяць.
Необхідно завжди пам'ятати, що вміння виступати публічно - одна з невід'ємних рис здібного менеджера. Тому потрібно виховувати в собі лаконічність, уміння стисло формувати свої думки, а для цього треба добре знати обговорювану проблему.

Обговорення питань ділових зустрічей закінчується прийняттям рішень, які фіксуються в протоколі. Досвід показує, що якщо за результатами, наприклад, наради не видано який-небудь директивний документ, якщо контроль виконання рішень налагоджено погано, необхідність у ній виникне знову.

Матеріали наради повинні бути:

чітко і коротко сформульовані:

вмістити тільки факти;

містити якомога більш графічного зображення (якщо у цьому є потреба);

на їх читання повинно витрачатися максимум 0,5 годин;

не містити посилань.

Тільки при дотриманні цих вимог організатор може бути впевнений, що матеріали будуть прочитані, довгі звіти, «кладовище цифр» тут несумісні.

Організація прийому відвідувачів

На прийомах відвідувачів керівник має можливість отримувати цінну інформацію про самих відвідувачів і про стан справ на тих ділянках, де вони працюють. Крім того, прийом відвідувачів із особистих питань відображає виконання керівником соціальної ролі організації чи підприємства, яку він уособлює.

При вирішенні питань організації прийому відвідувачів необхідно пам’ятати одне важливе правило: час відвідувача не менш цінний, ніж час працівника апарату управління. Дотриманню цього правила сприяють:

встановлення певних днів і годин прийому відвідувачів із службових

та особистих питань;

інформування відвідувачів.

Прийом відвідувачів із службових питань потрібно встановити протягом усього робочого тижня в певні години, наприклад, після обідньої перерви. Час для прийому відвідувачів із особистих питань краще визначити за днями тижня, поділивши ці обов'язки між заступниками. Робити це краще також у другій половині дня.

У вдосконаленні практики прийому відвідувачів важливу роль відіграє їхнє інформаційне обслуговування. Відвідувачі повинні чітко знати, до кого вони повинні звертатися з певних питань, мати відповідну інформацію про хід вироб-ництва, його перспективи, власні можливості росту тощо. Цю та іншу інформа-цію аналогічного змісту вони повинні отримувати з оголошень, стінних газет, наказів і т.д. Тоді відпаде потреба у відвідуванні ними керівників із цих питань.