Тема 6: Комунікації в системі менеджменту

1. Комунікації та ефективність управління.

Види і форми комунікації.

Комунікаційний процес.

Налагодження ефективних комунікацій.

5. Інформація як основа процесу управління.

Комунікації та ефективність управління

Численними дослідженнями в галузі управління доведено, що від 50 – 70 % всього робочого часу керівник витрачає на комунікації. В широкому розумінні комунікації – це обмін інформацією між двома або більше особами. Проте в організаціях це не просто розмови не телефону, засідання. Комунікація сполучає всі елементи організаційної системи з метою досягнення цілей підприємства.

Отже, комунікації – це обмін даними, на основі яких керівник отримує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень, доводить їх до відома працівників організації. Таким чином, комунікація розглядається як спілкування за допомогою слів, символів, жестів, як спосіб за допомогою якого висловлюється відношення одного працівника до знань, і розумінь іншого, досягається довіра, взаємо прийняття поглядів тощо.

Стверджують, що ефективно працюючі керівники – це ті, хто досяг успіхів у налагодженні комунікацій і самі є комунікабельними.

Комунікабельність – це схильність, здатність до комунікацій, встановлення контактів і зв’язків, досягнення взаєморозуміння.

Комунікаційні потреби організації залежать від факторів її внутрішнього та зовнішнього середовища.

Організації користуються різними засобами комунікації. Так, зі своїми наявними і потенційними споживачами вони спілкуються за допомогою реклами та інших програм просування товарів на ринок. У сфері відносин з громад кістю першочергова увага приділяється створенню певного образу, іміджу організації.

Організація так само тісно повинна взаємодіяти і зі своїм внутрішнім середовищем: підтримувати зв’язки з профспілками, з усіма відділами та службами своєї структури.

Для того щоб здійснювати комунікацію ефективно, потрібно враховувати різні фактори: підбір слів при формуванні повідомлень, настрій, самопочуття, потреби адресатів тощо.

Ефективність комунікацій знижується, якщо неточно формулюється повідомлення, має місце помилковий переклад, або нечітке тлумачення, допускаються втрати інформації у процесі її передачі, зберіганні, неуважність працівників.

Види і форми комунікації

В управлінській діяльності використовуються різні засоби, види і форми комунікації. Завдання полягає у тому, щоб насамперед вміло використати різноманітні види комунікації, серед яких можна назвати такі:

1) передача інформації, інформування (читання лекції в аудиторії, виступ по радіо тощо);

2) експресивна – виразна, що характеризується експресією – силою прояву почуттів, переживань (зустріч після довгої розлуки);

3) переконуюча – прагнення вплинути на інших, висловлення захоплення, прохання, що особливо важливо для політичних діячів, юристів, торгових представників;

4) соціально-ритуальна – використання норм і звичаїв соціально-культурної поведінки ( процедура знайомства, звичаї гостинності);

5) паралінгвістична – спілкування за допомогою міміки, виразу очей і рота, а також поз і рухів (передача різних відтінків повідомлення, його прихованого змісту).

Різноманітні види і способи комунікації можна розбити на три групи: усну, письмову і візуальну. Усний контакт – за його допомогою можна передавати усі деталі, уточнити неясні питання і цим виключити неправильне розуміння завдання і ін.

Ключем до ефективної письмової комунікації є дотримання певних вимог до інформації: чіткість, повнота, надійність і правильність, вона доповнює і підкріплює усну комунікацію.

Для досягнення цілей організації та ефективного обміну інформацією використовують:

між рівневі комунікації в організаціях. Такий вид комунікації передбачає переміщення інформації з рівня на рівень у межах вертикальних комунікацій. Він може передаватись по низхідній, тобто з вищих рівні в на нижчі, і по висхідній, тобто з нижчих рівнів на вищі.

Комунікації між різними підрозділами. Організація складається з багатьох підрозділів, тому обмін інформацією між ними необхідний для координування завдань і дій.

Комунікації «керівник-підлеглий» є різновидом обміну інформацією по вертикалі. Вони пов’язані з поясненням завдань, пріоритетів, очікуваних результатів, пропозиції тощо.

Комунікації між керівником і робочою групою дозволяють керівникові підвищувати ефективність дій груп. При цьому реалізується потреба в спілкуванні, повазі, самовираженні, що спонукає робітників працювати більш свідомо і продуктивно.

Неформальні комунікації. Канал неформальних комунікацій можна назвати каналом розповсюдження чуток. Відомо, що по каналах чуток інформація передається набагато швидше, ніж по каналах формального повідомлення.

Характер комунікаційної системи будь-якої організації великою мірою залежить від типу структурних систем, що використовують для побудови управлінської системи. Структуру прийнято зображати позиціями (окремі особи, організації, структурні підрозділи тощо) і зв’язки між ними. Основні типи структурних схем комунікацій такі: лінійні, кільцева, стільникова, багато зв’язкова, типу «колесо», зіркова та ієрархічна.

При лінійній схемі кожна позиція (окрім крайніх) пов’язана із двома сусідніми і інформація, що передається з одного кінця на інший, стає відомою усім. Тут немає відносин підлеглості, але будь-який розрив зв’язку не компенсується, і така організація стає мало керованою, оскільки контакт між окремими частинами системи втрачається. Але простота побудови, порівняно короткі канали зв’язку створюють передумови для оперативного прийняття рішень.

Кільцева схема являє собою замкнуту структуру із однаковими зв’язками. При цій схемі підвищується швидкість передачі інформації і стійкість структури, оскільки будь-які дві позиції використовують два напрямки інформаційного обміну.

Стільникова схема являє собою більш складну структуру із розвинутими багатьма шляхами проходження інформації

Багатозв’язкова схема реалізує принцип: кожен зв’язаний із кожним. Тут зв’язки рівноцінні і жоден з них не має переваг перед іншим. Висока швидкість проходження інформації досягається прямими зв’язками, коли не має потреби використовувати обхідні шляхи.

“колесо” – встановлення зв’язку із двома сусідами і центром.

При зірковій схемі кожна позиція підтримує зв’язок лише із центром, який виконує командні функції.

найбільш поширеною в менеджменті є ієрархічна схема – уособлює командні функції одних позицій по відношенню до інших. Позиції, розташовані у нижній частині схеми, є чисто підлеглими. Позиції розташовані над ними, є одночасно підлеглими і