Комунікаційний процес

Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома або більшою кількістю людей. Щоб він став ефективним, підлеглий повинен повідомити управляючого, як він розуміє завдання і очікування керівника, щодо результатів своєї діяльності. Обмін інформацією відбувається тільки тоді, коли одна сторона пропонує інформацію, а інша сприймає її.

У своїй основі процес комунікації становить процес руху інформації в ланцюгу “відправник – канал – одержувач”.

В процесі обміну інформацією можна виділити вісім базових елементів:

Відправник – передавач, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її. Ним може бути індивід або група разом працюючих людей. При обміні інформацією відправник і одержувач проходить декілька взаємопов’язаних етапів: 1) зародження ідеї; 2) кодування і вибір каналу; 3) передача; 4)декодування. Обмін інформацією розпочинається із формулювання ідеї чи повідомлення слід зробити предметом обміну.

Кодування – це процес перетворення ідей у символи, зображення, рисунки, форми, звуки, мову і т.п. Тобто, перш ніж передавати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонації жести і надати ідеї гарну “упаковку”. Таке кодування перетворює ідею у повідомлення.

Повідомлення – сукупність символів, власне інформація, що закодована за допомогою символів і передається одержувачу.

Канали передачі – засоби, за допомогою яких сигнал спрямовується від передавача до приймача.

Декодування – процес, за допомогою якого приймач повідомлення переводить одержані символи в конкретну інформацію і інтерпретує її значення.

Приймач – цільова аудиторія або особа, якій призначається інформація і яка її інтерпретує.

Відгук – сукупність реакції обмежувача повідомлення після ознайомлення із його змістом. Можна спостерігати три основні типи результатів комунікації: а) зміни в знаннях одержувача; б) зміна установок одержувача; в) зміни поведінки одержувача повідомлення.

Зворотній зв’язок – частина відгуку одержувача, що поступає передавачу.

Весь шлях від джерела інформації (відправника) до отримувача називається каналом комунікації.

4. Налагодження ефективних комунікацій

Ефективність комунікації залежить від багатьох чинників. Можна виділити наступні причини неефективних комунікацій:

Перешкоди зумовлені сприйняттям. Дуже часто люди реагують на одні і ті ж речі по-різному ;

Семантичні бар’єри (вивчення змісту слів та їх значення);

Невербальні перешкоди (це пози, жести, міміка, інтонація);

Поганий зворотний зв'язок або його відсутність можуть обмежувати ефективність між особового обміну інформацією;

Невміння слухати. Ефективна комунікація можлива лише за умови, якщо людина є однаково точною при відправленні та прийнятті повідомлення. Тому важливо вміти слухати.

Знаючи про наявність цих перешкод, можна їх уникнути або хоча б зменшити вплив, що теж підвищить якість комунікацій.

Якість психологічного сприйняття службових комунікацій залежить від:

форми повідомлення – тобто як відправник сформулював його;

готовність сприйняти і переробити повідомлення одержувачем;

каналів зв’язку – слід правильно вибирати.

Налагодження ефективних комунікацій можливе через удосконалення мистецтва спілкування:

пояснюйте свої ідеї перед тим, як передавати. Це дозволить вашим співрозмовникам швидше в них розібратися і досягти взаєморозуміння. Для цього доцільно розкрити причини, цілі та сподівання стосовно наступних ідей і пропозицій.

Будьте сприйнятливі до потенційних семантичних бар’єрів. Намагайтесь вилучати з свого лексикону слова та фрази з двояким тлумаченням.

Слідкуйте за виразом свого обличчя, позами, жестами, інтонаціями, щоб не посилати суперечливих сигналів.

Випромінюйте емпатію та відкритість. Емпатія – це увага до почуттів інших людей, готовність опинитись у їх «шкурі». Завдяки цьому ми налаштовуємо співрозмовника на дружню бесіду і змушуємо його прийняти нашу позицію.

Домагайтесь встановлення зворотного зв’язку. Існує багато способів встановити зворотній зв'язок. Один з них – ставити запитання. Другий – встановити спеціальні форми контролю за виконанням завдання.

Найбільш частими перешкодами на шляху обміну інформацією в організації є фільтрація поганих новин підлеглими; перевантаження інформаційної мережі, незадовільна структура організації. Обмін інформацією можна покращити, запроваджуючи розумні управлінські дії, які сприяють формуванню вертикальних і бокових гілок інформаційного обміну, розгорнувши систему збору пропозицій, друкуючи матеріали інформаційного характеру для застосування всередині організації та запроваджуючи досягнення сучасної інформаційної технології.

5.Інформація як основа процесу управління

Інформація як організаційний ресурс впливає на економічний ріст, ефективність і зайнятість. Інформація має декілька значень: повідомлення про щось; відомість про навколишній світ; відомість про події, ситуації, діяльність людей, живих організмів, технічних засобів.

Роль інформації характеризують такі риси:

ключовим фактором розвитку суспільства і його структур стають інформаційні технології;

інформація виступає важливим стимулятором зміни якості життя;

інформація стає ключовим фактором у соціально-економічному житті у виді ресурсу, послуг, товару.

Інформацію можна класифікувати наступним чином:

за джерелами виникнення – зовнішня; внутрішня;

за ступенем обробки – первинна і вторинна;

за ступенем систематизації – систематизована; несистематизована;

за напрямом руху – пряма і зворотна;

за змістом – наукова; технічна; економічна; соціальна; особиста тощо.

Властивості інформації як організаційного ресурсу:

загальні – об’єктивна необхідність, змістовність, обмеженість, вартість, життєвий цикл, транспортованість;

специфічні – нерозходуваність; унікальність; не контрольованість обсягу; тиражованість; подільність; неможливість існування без матеріального носія4 здатність до збільшення.

Для того щоб інформація ефективно використовувалась на підприємстві, вона повинна відповідати певним вимогам: точність, чітка періодичність надходження, своєчасність, повнота, корисність, доступність, достовірність.

Види інформації за критеріями:

релевантна інформація – повна інформація, яка стосується конкретного питання і які використовують для вирішення тієї чи іншої проблеми.

заплутувальна інформація – це інформація, що взяли до відома, але яка не має відношення до конкретного питання, утрудняє питання управлінських рішень.

бюрократична інформація – це інформація, яка циркулює в організації, але не береться до уваги її членами і не стосується вирішення конкретних організаційних проблем.

Дезінформація – це перекручені, неповні, неточні знання, зведення, повідомлення, що формують у свідомості людей неправильні уявлення про дійсність. Дезінформація може бути стихійна і навмисна.

Самостійно:

Шляхи удосконалення форм і способів ділового спілкування.

Методи поширення інформації про діяльність організації.

Роль