Аналітичний облік не можна нічим замінити при визначенні розміру оплати праці та утримань з неї за кожною особою окремо, за нарахуваннями на заробітну плату та при віднесенні витрат на рахунки, субрахунки, статті витрат на виробництво. Аналітичний облік дає необхідну інформацію для операційного менеджменту з метою поліпшення організації праці та її оплати, а також для аналізу резервів зниження витрат на оплату праці, підвищення продуктивності праці.

Для аналітичного обліку необхідно організувати документообо-рот таким чином, щоби первинні документи з виробітку своєчасно надходили з підрозділів та служб підприємства на обробку. Якісне складання документів на виробіток продукції та невідпрацьований час забезпечує своєчасність і точність інформації, яка фіксується в аналітичному обліку. Завданням бухгалтерії є перевірка правильності даних у первинних документах і нараху-вання заробітної плати, документи щодо якої обробляються в певному порядку - за окремими підрозділами та службами; в підрозділах - за категоріями персоналу (робітники, спеціалісти, керівники); далі - за табельними номерами працівників. Документи групуються в розрізі табельних номерів, а їх дані враховуються при складанні розрахункових відомостей.

Розрахункові або розрахунково-платіжні відомості складають за кожною одиницею підприємства (цехи, допоміжні та підсобні служби, відділи апарату управління) у розрізі категорій персо-налу і табельних номерів працівників. Розрахункові відомості мають таку будову:

у лівій частині вказується ідентифікаційний номер працівника, прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, кількість дітей та нарахування заробітної плати за окремими видами — нараховано погодинно, відрядникам, за нічні, надурочні, святкові дні чи години, пільгові години підлітків та матерів, що годують немовлят, премії за видами, гарантії та компенсації. Оскільки нарахувань за видами дуже багато, то в розрахунковій відомості відведено відповідну кіль-кість граф для відображення даних та загальної суми нарахованої заробітної плати;

у правій частині вказуються: утримання із заробітної плати, прибутковий податок, внески у фонди, за виконавчими листами, за заявами працівників та загальна сума утримань.

в кінці відомості визначається сума до виплати (від суми нарахованої заробітної плати вираховується сума утримань).

У розрахунково-платіжній відомості, крім названих, є графа «розписка в отриманні грошей», тому цей регістр обліку є комбінованим, в якому сполучаються розрахункова і платіжна відомості. Розрахунково-платіжні відомості доцільно складати на підприємствах з обмеженою чисельністю працівників (до 200-300 осіб). Якщо їх чисельність перевищує 300 осіб, то доцільно складати два регістри - розрахункову відомість і платіжну відомість на видачу заробітної плати.

Для складання розрахункових відомостей необхідно викорис-товувати:

табелі використання робочого часу (для розрахунку погодинної заробітної плати та інших доплат - нічні, надурочні, простої за час непрацездатності тощо);

нагромаджувальні картки заробітної плати (для відрядників);

довідки-розрахунки бухгалтерії (на додаткову заробітну плату);

розрахункові відомості за минулий місяць (для розрахунку прибуткового податку);

виконавчі листи (на утримання за рішенням судових органів);

заяви працівників (на утримання та перерахування частини

заробітної плати);

платіжні відомості (на видачу авансів);

інші документи.

Кожний запис у розрахунковій відомості повинен бути обґрунтований первинними документами. Після її складання відкривають платіжну відомість, в яку переносять суму до видачі. Відомість містить такі дані: ідентифікаційний номер працівника, прізвище, ім'я, по батькові, суму до видачі, розписку особи про отримання грошей. На відомості є розпорядчий напис про видачу грошей та зазначена загальна сума до видачі. Її підписує керівник підприємства та головний бухгалтер, вказується строк виплати (як правило протягом 3-х днів). Після його закінчення касир зобов'язаний перевірити підписи, суми виданої і невиданої (депонованої) заробітної плати, а проти прізвищ працівників, які не отримали заробітної плати, у графі підпис поставити штамп або записати «депоновано».

Касир закриває відомість підсумковим записом, зазначаючи яку суму видано і депоновано. Депоновані суми необхідно записати в реєстр депонованої заробітної плати, в якому зазначається табельний номер, найменування цеху (відділу), номер платіжної відомості, прізвище, ім'я, по батькові, дата виникнення заборго-ваності, сума, відмітка про списання (дата, № документа). Реєстр підписує касир та головний бухгалтер.

На суму виданої заробітної плати виписується видатковий касовий ордер з відображенням його у касовій книзі. Суми депо-нованої заробітної плати необхідно здати в банк для зарахування на поточний рахунок, при цьому в об'яві на внесення готівки вказується «депоновані суми», що важливо для банку, оскільки він зобов'язаний цю суму видати клієнту на його вимогу.

Видача депонованої суми оформляється видатковим ордером із відображенням факту видачі в реєстрі депонованої заробітної плати (№ касового ордера, дата). Депонована заробітна плата збері-гається протягом 3-х років, після чого перераховується в бюджет.

Синтетичний облік заробітної плати

Для відображення операцій із перерахування заробітної плати та утримань з неї призначено рахунок 66 «Розрахунки з оплати праці», який має субрахунки:

661 «Розрахунки за заробітною платою»;

662 «Розрахунки з депонентами».

На субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою» у кредиті показується нарахування заробітної плати. Для визна-чення рахунків, що дебетуються, необхідно знати категорію працюючих та місце (функцію) їх роботи. Так, якщо вони відносяться до категорії «робітники», то для складання проводки із нарахування заробітної плати треба обов'язково знати де вони зайняті (цех, дільниця) та їх функції (наладчик, черговий слюсар заводоуправління, черговий слюсар цеху №1 тощо).

Нарахування заробітної плати робітникам відображається так:

Таблиця 7.7

Відображення в обліку нарахування заробітної плати робітникам

рупи робітників |

Проводка

Дебет |

Кредит

робітникам основних цехів |

23 |

661

робітникам допоміжних виробництв |

23 |

661

робітникам-наладчикам |

91 |

661

робітникам, що обслуговують цехи основного