Вступ

Кожне підприємство незалежно від форми власності можна розглядати як колектив, організацією людей, об’єднаних певними виробничими цілями, зареєстровану в установленому юридичному порядку. Кожна організація має певну структуру, внутрішні зв’язки, що забезпечують взаємодію між керівництвом і структурними підрозділами чи співробітниками, і зовнішні зв’язки з діловими партнерами, підприємствами, органами влади.

Управління підприємством теж можна розглядати, як процес отримання інформації, її обробки, прийняття рішення. Для вироблення правильного рішення вимагається повна, оперативна інформативна інформація.

Діяльність кожного підприємства супроводжується складанням різних видів документів, кожен з яких має своє конкретне рішення.

Незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів:

Організаційні документи закладу (статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників – штатний розпис, посадові інструкції);

Розпорядчі документи підприємства (накази на основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);

Документи по особовому складу підприємства (накази, трудові контракти, особові справи, особові картки);

Фінансово – бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, плани, звіти, кошториси ті ін.);

Інформаційно –довідкові документи (акти, листи, факси, доповідні записки, протоколи та ін.).

Діловиробничий процес передбачає роботу з документами та організацією різноманітних процесів, які забезпечують її досконалість.

Основне завдання полягає в забезпеченні досконалості і чіткої роботи з діловою документацією в установі, тобто документи повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, системне уявлення про суть, структуру, функції та призначення різних документів, які знаходяться в обігу державних та приватних організацій.

На підприємстві має бути встановлений єдиний порядок (єдині вимоги) зі складання документів і роботи з ними.

Діловиробничий процес ґрунтується на зальних, розроблених для типових закладів, обов’язкових для використання положеннях та нормативних документах.

Одним із основних документів в роботі установи (організації) є особова справа. Від чіткої правильності, достовірності, оперативності інформації та об’єктивності ведення даного документа залежить функціонування сучасних підприємств.

Особова справа належить до документів з особового складу, які створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення їх на іншу роботу, надані відпусток, а також надання дисциплінарних стягнень. Документи щодо до особового складу ведуть з моменту зарахування працівника на роботу на підприємство і виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.

І. Ведення особової справи

Трудова діяльність працівника документально відображається в механізмах прийняття, звільнення, надання відпусток та ін. документування особової справи здійснюється відділом кадрів як структурною одиницею канцелярії або працівником, який відповідає за дану ділянку роботи в організації. В канцелярії – інспектор кадрів, у фірмах (організаціях) різної форми власності – секре6тарем – референтом.

Особова справа заводиться на всіх працівників організації (підприємства), але найчастіше на працівників (при цьому на окремих працівників замість особової справи можуть заводитись картки обліку).

В особову справу входять такі документи:

внутрішній опис документів;

анкета або особовий листок по обліку кадрів;

автобіографія;

характеристика (рекомендація);

копії документів про освіту (свідоцтво, диплом);

копії наказів;

трудовий контракт (договір);

копії наказів про прийнятя , переведення, звільнення;

медичні довідки.

Особова справа може бути вузько направлена, тобто відображати стан діяльності одного працівника з певного питання, наприклад звільнення. В деяких впадках в одному наказі може бути відображено кілька механізмів трудової діяльності, які стосуватимуться кількох працівників, наприклад, звільнення, переведення, прийняття.

Тексти наказів з особового стану, як правило , однотипні і можуть бути подані в формалізованому вигляді. Накази оформляються не лише як у двох примірниках на фірмовому бланку або на чистому папері формату А4.

Перший примірник наказу підшивається в справу, а другий примірник направляється в бухгалтерію, де відкривається рахунок на ім’я працівника по заробітній платі. При звільненні рахунок закривається із працівником проводиться повний фінансовий розрахунок згідно з діючим законодавством.

Механізм звільнення працівника з роботи відбувається за такою схемою:

заява робітника про звільнення (припинення строку дії контракту);

наказ про звільнення;

запис у трудовій книжці та видача її на руки;

запис в особовій картці чи особовій справі;

закриття особистого рахунку працівника і повний розрахунок з ним.

Заява про звільнення пишеться робітником за два тижні до ймовірного терміну припинення трудової діяльності і подається на погодження керівнику підприємства. Керівник видає наказ про звільнення у відповідності з чинним законодавством, робить відповідний запису трудовій книжці і особовій картці. Копія наказу про звільнення направляється в бухгалтерію. Де на підставі даного документа здійснюється повний розрахунок з працівником. При припиненні дії строку контракту, якщо він не переукладається надалі, також видається наказ про звільнення і здійснюються відповідні дії, пов’язані з припиненням трудової діяльності.

Механізм переведення працівника на іншу посаду здійснюється за такою схемою:

подання (заява працівника або службова записка керівника структурного підрозділу, якому підпорядкований працівник), в якому обґрунтована необхідність переведення на іншу посаду;

наказ по особовій справі про переведення;

запис у трудовій книжці;

запис в особовій картці чи особовій справі;

запис на особистому рахунку по заробітній платі.

В такому випадку копії наказів переведення на іншу посаду в рамках організації направляються в особову справу, бухгалтерію, і при зміні окладу проводиться відповідна зміна на особистому рахунку працівника по заробітній платні.

Згідно з діючим трудовим законодавством працівника можна перевести на іншу посаду тільки в тому випадку, якщо він не втрачає в оплаті, тобто оплаті переведення може означати підвищення .

Правила користування особовою справою :

Особову справу, взяту з відділу кадрів, зберігають на рівні з документами для службового користування;

Забороняється:

затримувати особову справу більш ніж три дні;

виносити особову справу за межі організації.

Під час користування особовою справою забороняється:

роботи будь – які виправлення записів чи дописування;

вилучати документи, а також вкладати нові.