В науковій обробці документів наявні такі важливі операції як аналіз і синтез, які є загальнонауковими. Аналіз дає можливість нарізно вивчати окремі складові об’єкта, а також передбачає розчленування об’єкта вивчення на складові,виявлення його властивостей відношень тощо. Синтез,в свою чергу, вивчає об’єкт в його цілісності,єдності, взаємозв’язку його частин та властивостей. Розглядаючи аналіз і синтез як загальнонаукові методи навчання,в аналітико – синтетичній обробці інформації їх одночасно розглядають і як прийоми,що дають змогу багатоаспектно характеризувати документи. Таке розуміння аналізу і синтезу пояснюється тим,що в документах відображені результати,досягнуті на тому чи іншому ступені процесу пізнання.

Фахівець,який займається науковою обробкою документів повинен мати професійну підготовку і широкий кругозір,оскільки цей процес один із найскладніших у роботі з документами. Неоднозначність рішень веде до зниження ефективності роботи системи,до якої вводиться інформація,оскільки можливі надлишок інформації або надання інформації,що не відповідає запиту . Тому в процесі обробки документів усе активніше впроваджується автоматизація. У наш час здійснюють автоматизоване індексування,анотування,реферування. Але слід розуміти,що дані комп’ютеру для проведення потрібної операції надає людина,тому вона повинна знати,яка саме інформація необхідна в кожному випадку,для чого важливо знати суть процесів,що виконує машина,вміти їх виконувати. Тому,незважаючи на здійснення комп’ютеризації інформаційної справи,значення аналітико – синтетичної обробки документів не зменшується,не зменшуються й вимоги до знань і навичок фахівців у цій галузі. Навпаки,вони зростають,оскільки кожна помилка коштує більшу,ніж у традиційних системах,її важче виявити.

1.3Наукове комплектування та облік в музейних колекціях.

Якщо постійна експозиція є обличчям кожного музею, то його фондові збірки відіграють роль основи, своєрідного стрижня на якому тримається вся музейна структура. Кількість, якість, раритетність колекції визначають стратегічні напрямки музейної діяльності, ранг музею та є постійним джерелом оновлення експозиційної діяльності. Наукове комплектування фондів – найважливіша ділянка музейної справи. Це планомірний і систематичний процес. Він охоплює декілька етапів, серед яких:

1.Підготовча ( аналіз стану музейних фондів, визначення потреби в матеріалах, налагодження контактів, вивчення бібліографічних та історичних джерел ).

2.Наукове планування ( визначення тематики комплектування на найближчу й віддалену перспективу, вивчення кон’юнктури, організація експедиційної роботи )

3.Збирання матеріалів ( археологічні розкопки, обстеження історичних місць, етнографічні експедиції ).

4.Попередня атрибуція та визначення категорії пам’яток. Це найскладніший етап наукового комплектування фондів, оскільки він передбачає диференційовану оцінку ( атрибуцію ) історичної або художньої вартості предметів, визначення категорії пам’яток.

Предмети музейного значення поділяються на декілька категорій:

1.Речові ( знаряддя праці, інструменти, зброя, одяг, прикраси ). У свою чергу як історичні, археологічні, етнографічні, історико – культурні.

2.Писемні ( рукописи, документи, першодруки книг, журналів, газет, листівок, афіш ).

3.Художні ( оригінальні твори іконопису, станкового і монументального живопису, скульптури, графіки, декоративно – ужиткового мистецтва).

4.Науково – технічні ( інструменти, устаткування, а також документи про винаходи і наукові відкриття ).

5.Меморіальні ( предмети і матеріали пов’язані з видатними людьми, меморіальні знаки, надгробки ). При науковому доборі пам’яток насамперед слід звертати увагу на типові вироби, які характеризують епоху, а також на унікальні та рідкісні предмети і твори.

Усе, що зібрано, придбано і є в музеї, підлягає державній охороні, а тому повинно обліковуватися й зберігатися за певною системою. Обліковують та зберігають пам’ятки у фондосховищах, і цю роботу називають ще фондовою. Вона ґрунтується на відповідних положеннях та інструкціях Міністерства культури України, законів про охорону й використання пам’яток історії та культури.

Ще однією важливою роботою, яка проводиться в музеях є облік музейних колекцій. Їхньою функцією є визначення предметів із точною фіксацією відомостей про них. Він складається з таких етапів:

Первинний облік. Основною характеристикою є те, що усі пам’ятки музейного значення надходять до музею відповідно до Акта прийняття. Далі заповнюється інвентарна картка, де подається коротка характеристика про експонати, техніка виконання та фото, або графічне зображення експонату. Потім вноситься запис у “ Книгу надходжень”, де фіксують дані про пам’ятку : час і спосіб надходження, назву і опис предмета, матеріал і техніку його виконання, стан збереження, вартість та приналежність до певного відділу. У книзі тимчасового зберігання фіксують предмети, передані музею на певний період ( виставки, тематичні експозиції, інші заходи ).

Інвентаризація. Здійснюється для наукового визначення й опису пам’ятки в інвентарних книгах. Інвентаризацію проводять за предметами ( кожному з них надають порядковий номер ) або за колекцією ( номер надають колекції, додаючи колекційний опис ). При інвентаризації документу, а також художніх пам’яток зазначають насамперед автора, далі назву та опис твору. Опис природничо – історичних матеріалів розпочинають із їхньої видової назви. На всіх предметах, завезених до ” Книги надходжень ” та ” Інвентарної картки “ , ставлять шифр. Він складається із скороченої назви музею, номера в ”Книзі надходжень”, скороченої назви відділу, де предмет зберігається та інвентарного номера.

Каталогізація є однією з найважливіших форм обліку,а також наукового вивчення та популяризації найцінніших музейних колекцій. Підготовчий процес наукової каталогізації передбачає такий порядок і нормативи:

1.Виявлення відомостей про пам’ятку (об’єктивних наукових даних,пошук відповідної документації та джерелознавчої бази);

2.заповнення каталожної картки (автор,датування і дослідження написів,дати, позначок, встановлення автентичності пам’ятки,обставини її появи та первісного призначення,аналогії,формальні іконографічні і технічні особливості,повна бібліографія,переміщення,стан збереження та умови зберігання).

Наступний етап пов'язаний із внесенням уточнень,доповнень,змін.

Наукова каталогізація неможлива без розвитку науково – довідкового апарату у вигляді комп’ютерної або картотечної бази даних. Найпоширенішими видами структурної класифікації музейного матеріалу є топографічна(місце знаходження і переміщення музейних пам’яток),інвентарна ( інвентарний опис з фотофіксацією ), систематична