( класифікація за історичними епохами, археологічними культурами, місцями розкопок чи регіонами), тематична ( експозиційні тематичні групи і комплекси), предметна ( особливо цінні експонати ), хронологічна ( періодизація за історичними подіями та епохами ), іменна ( авторська або меморіальна приналежність ), географічна ( пов’язаність із певними географічними або етнокультурними зонами.
Крім того, на пам’ятки нерухомі ( поселення, кургани, храми, історичні будівлі ), які перебувають під наглядом музеїв, складають інвентарні паспорти. Підсумковим документом розвитку науково – довідкової бази даних є ” Науково уніфікований паспорт ”, до якого вносять вичерпні відомості про найвартісніші експонати музеїв для занесення їх до інформаційної системи Музейного фонду України.
Музейні фонди – це колекції, що розташовані у сховищах, експозиціях або на виставках музею. Усі колекції поділяються на основний музейний фонд, що складається з оригінальних вартісних пам’яток та фонд, що складається з оригінальних, вартісних пам’яток та фонд науково допоміжних матеріалів. У разі пошкодження пам’ятки складають відповідний акт із пропозиціями про її реставрацію або переведення в допоміжний фонд.
Для нагляду за станом важливих документів чи експонатів діє система запобіжних заходів, розроблені наукові методики консервації й реставрації музейних колекцій. Для кожної групи предметів створюють індивідуальні умови зберігання та реставраційні технології.
1.4. Значення та вимоги бібліографічного опису документів.
Бібліографічний опис-це сукупність бібліографічних відомостей про документ, які дають його загальну характеристику, тобто певне уявлення про зміст, читацьке призначення тощо, а також створюють можливість його ідентифікувати-розшукати даний документ і відрізнити від інших.
Бібліографічний опис широко використовується при обслуговуванні читачів в бібліотеках, при комплектуванні бібліотечних фондів, в бібліографічній роботі тощо.
Вимога повноти полягає в тому, що опис мусить мати певний набір бібліографічних даних, необхідних для характеристики твору та визначення його відмінності від інших. Важливою вимогою є єдність опису, тобто склад елементів, їхня форма, послідовність мають бути досить стабільними. Опис має бути також максимально стислим, адже він розміщується на невеликій площі каталожної картки або бібліографічного покажчика. Опис у цілому і кожна його частина мають бути зрозумілі читачам, у цьому полягає суть вимог ясності і чіткості.
Сьогодні діє стандарт «Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання». Він регламентує загальні правила складання описів та описів найбільш поширених видів документів (книг, періодичних видань, окремих видів технічної документації тощо), а також діють окремі стандарти на складання описів нотних, картографічних видань та ін. Міжнародні стандарти враховують потреби автоматизації, а також сприяють впровадженню в практику міжнародних програм обміну бібліографічною інформацією.
Бібліографічний опис може бути складений на окремо виданий документ (книгу, брошуру, географічну карту тощо), на частину видання (розділ із книги, статтю з журналу тощо), а також на групу документів (багатотомне видання, річний комплект газет, журналів). У залежності від об’єкта складання опису, розрізняють три його види: монографічний( опис однотомного документа),зведений(опис багатотомного видання),аналіти-чний(опис частини документа).
Бібліографічний опис складають мовою,якою надруковано документ додержуючись сучасної орфографії. Скорочення слів і словосполучень здійснюються у відповідності із спеціальними стандартами.
Елемент опису – найменша структурна одиниця,яка містить одну або кілька певних бібліографічних відомостей. Елементи опису поділяються на обов’язкові та факультативні. Завдяки обов’язковим елементам стає можливим ідентифікація документів, а факультативні дають додаткову інформацію про документ, вони наводяться в описі, якщо в цьому є необхідність. У залежності від складу елементів опис може бути трьох видів.
Повний бібліографічний опис містить обов’язкові і всі факультативні елементи. Він використовується в органах державної бібліографічної реєстрації,централізованої каталогізації, тобто там, де потрібні максимально повні відомості про документ. У каталогах бібліотек використовуються звичайно розширений опис,який вміщує обов’язкові й деякі з факультативних елементів. Останні бібліотека включає опис, виходячи з своїх потреб. Короткий опис складається з обов’язкових елементів і використовується у випадках, коли досить мати саме загальне уявлення про документ, наприклад у висновках,вміщених у наукових виданнях, учбовій літературі тощо.
Заголовок бібліографічного запису може бути у вигляді дати,назви спеціальностей, номера, географічні назви тощо. Вони вказуються наприкінці заголовку в круглих дужках, наприклад: Товариство книголюбів України. Конференція(1; 1991; Київ)
Область назви і відомостей про від повільність містить найважливіші дані про документ. Вона починається з основної назви. Наприклад, книга Д.Свіфта має назву Мандри до різних далеких країн світу Лемюеля Гуллівера,спершу лікаря, а потім капітана кількох кораблів, а в описі основна назва може мати вигляд:Мандри до різних далеких країн світу Лемюеля Гуллівера.
У даних про відповідальність вказується інформація про індивіальних авторів і інших осіб, про установи організації ,які зробили внесок у створення твору , підготовку його публікації. Відомості про відповідальність наводяться в такій формі,як у документі,попереду ставиться коса риска,(/).
У області про видання наводяться дані про повторність видання,його характер,(стереотипне, доповнене тощо).Наприклад,
2-е вид.,випр. і доп.
Область вихідних даних вміщує три елементи:місце видання, видавницво або установа, яка випустила твір; дата виходу. Назви міст можна скорочувати у відповідності із стандартом : К.; Львів. Найменування видавництва записують у короткій формі після знака двокрапка,характерні назви видавництв наводяться без лапок. Рік видання завжди записується арабськими цифрами без слова ‘’рік. ‘’перед елементом ставлять кому : К.:Техніка,1998.
Область кількісної характеристики містить три елементи: обсяг, ілюстрації та супровідний матеріал. У відомостях про обсяг відмічають кількість сторінок у книзі. Якщо нумерація зовсім відсутня ,каталогізатор сам перелічує сторінки і дає відомості в описі.
У відомостях про ілюстрації вказано на їхню наявність, їх вид, кількість ненумерованих сторінок з ними. Перед відомостями, про ілюстрації ставиться двокрапка: 314 с:іл; 47 с, 1 арк.портр.
Область серії або інакше кажучи, книжкова