Обласний краєзнавчий музей збирає, зберігає, а також вивчає і експонує матеріали, що розповідають про природу, історію і культуру нашого краю. Геологічні, ботанічні, зоологічні, палеонтологічні, археологічні, етнографічні та інші колекції, знаряддя праці, вироби місцевих промислів різних історичних періодів, твори мистецтва, літератури, розвиток економіки, народної творчості тощо. Специфіка краєзнавчого музею у тому, що він має широкий діапазон експозицій, поєднує риси музею історичного й природничо-наукового профілю, а іноді має ще художній, літературний чи меморіальний відділи. Через це даний музей називають комплексного профілю.

В даному музеї працюють такі відділи: історичний, природничий та відділ народного мистецтва.

2.2. Ведення обліку в Івано-Франківському краєзнавчому музеї.

Наукове комплектування, облік і зберігання музейних фондів є однією з найважливіших ланок музейної справи Івано-Франківського краєзнавчого музею.

Наукове комплектування фондів являє собою планомірний і систематичний процес. Він охоплює декілька етапів:

підготовча робота ( аналіз стану музейних фондів, визначення потреби в матеріалах, налагодження контактів,вивчення бібліографічних та історичних джерел);

наукове планування (визначення тематики комплектування на найближчу й віддалену перспективу, вивчення кон’юнктури, організація експедиційної роботи);

збирання матеріалів (археологічні розкопки, обстеження історичних місць, етнографічні експедиції, співпраця з колекціонерами, авторами, краєзнавцями);

попередня атрибуція та визначення категорій пам’яток. Це найскладніший етап наукового комплектування фондів, оскільки він передбачає диференційовану оцінку (атрибуцію) історичної або художньої вартості предметів, визначення категорії пам’яток. Ними можуть бути визначні споруди, пам’ятні місця й предмети, пов’язані із історичними подіями, розвитком суспільства й держави, видатними особистостями, твори матеріальної й духовної творчості, які становлять історичну, наукову, художню чи іншу культурну цінність.

Облік музейних колекцій в Обласному краєзнавчому музеї являє собою визначення предметів із точною фіксацією відомостей про них. Він складається з таких етапів:

Первинний облік. Усі пам’ятки музейного значення надходять до музею відповідно до Акта прийняття. Далі заповнюється інвентарна картка, де подається коротка характеристика про експонат, техніка виконання та фото, або графічне зображення експонату. Потім вноситься запис у ,, Книгу надходжень”, де фіксуються дані про пам’ятку, час і спосіб надходження, назву і опис предмета, матеріал і техніку його виконання, стан збереження, вартість та приналежність до певного відділу. У ,,Книзі тимчасового збереження” фіксують предмети, передані музеєві на певний період (виставки, тематичні експозиції, інші заходи).

Інвентаризація. Здійснюється для наукового визначення й опису пам’ятки в інвентарних книгах. Інвентаризацію проводять за предметами (кожному з них надають порядковий номер) або за колекцією (номер надають колекції, додаючи колекційний опис). При інвентаризації документів, а також художніх пам’яток зазначають насамперед автора, далі назву та опис твору. Опис природничо-історичних матеріалів розпочинають із їхньої видової назви. Розміри подаються у такому порядку: висота, ширина, довжина, глибина, для округлих предметів – діаметр. Дорогоцінні метали й коштовності зважують. На всіх предметах занесених до ,,Книги надходжень‘’ та ,,Інвентарної картки’’ ставлять шифр. Він складається зі скороченої назви музею, номера в ,,Книзі надходжень ‘’

надходжень ‘’(зазначеного у чисельнику), скороченої назви відділу, де предмет зберігається та інвентарного номера (у знаменнику).

Каталогізація. Вона є однією з важливих форм обліку, а також наукового вивчення та популяризації найцінніших музейних колекцій. Підготовчий процес наукової каталогізації передбачає такий порядок і нормативи: виявлення відомостей про пам’ятку (об’єктивних наукових даних, пошук відповідної документації та джерелознавчої бази); заповнення каталожної картки (автор, датування і дослідження написів, дати, позначок, встановлення автентичності пам’ятки, обставини її появи та первісного призначення, аналогії, іконографічні і технічні особливості, повна бібліографія, переміщення, стан збереження та умови зберігання).

Наступний етап пов'язаний із внесенням уточнень, доповнень,змін.

Наукова каталогізація неможлива без розвитку науково-довідкового апарату у вигляді комп’ютерної або картотечної бази даних. Найпоширенішими видами структурної класифікації музейного матеріалу є топографічна (місцезнаходження і переміщення музейних пам’яток), інвентарна (інвентарний опис з фотофіксацією), систематична (класифікація за історичними епохами, археологічними культурами, місцями розкопок чи регіонами), тематична (експозиційні тематичні групи і комплекси), предметна (особливо цінні експонати), хронологічна (періодизація за історичними подіями та епохами), іменна (авторська або меморіальна приналежність), географічна (пов’язаність із певними географічними або етнокультурними зонами).

Музейні матеріали є найважливішими охоронцями пам’яті минулих поколінь, містять величезний об’єм різноманітної інформації, що постійно використовується з науковою, політичною, культурно-просвітницькою і народно-господарською метою, у професійній діяльності істориків. Тому знання основ історії, теорії, методики архівної і музейної справи є суттєвою складовою частиною різнобічної підготовки працівників. Проведення практики такого характеру повинно сприяти формуванню у працівників професійної діяльності спеціаліста-історика. Врахування працівниками основних цілей музейної роботи дозволяє їм якісно її виконувати.

2.3 Відображення аналітико-синтетичної переробки інформації в документах Обласного музею.

Для обліку предметів у Івано-Франківському краєзнавчому музеї ведуться таких три книги: Книга надходжень,Колекційна книга та книга дорогоцінних металів. Коли експонат надходить до краєзнавчого музею,на нього складається акт. В цьому акті міститься номер інвентарний номер експонату,детальний опис речі Ким і коли був отриманий даний предмет,а також куди його було направлено,тобто який відділ .В акті також повинне зображення експонату за допомогою фотографії рентгенівського знімку,але через відсутність в краєзнавчому музеї належних новітніх технологій засобів всі ці зображення малюються від руки працівниками музею,які відповідають за складання актів. Останнім кроком при складанні актів є їх завірення підписом працівника музею,який отримав експонат.

Наступним кроком обліку експоната є його запис в Книзі надходжень. Кожна книга надходжень має свій порядковий номер. На титульній сторінці цієї книги зазначається дата ,з