Якщо підзвітна особа не надала звіти і необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість з нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. Це положення застосовується лише щодо сум авансів, виданих в національній валюті України на господарські потреби чи витрати на відрядження.

До обліку приймаються авансові звіти, які перевірені арифметичне, за змістом і затверджені керівником підприємства. Бухгалтер обробляє авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу.

Документування розрахунків за претензіями.

При прийманні ТМЦ проводиться їх перевірка за кількістю, в результаті чого можуть бути виявлені недостача, пересортиця, неналежна якість товарів або їх некомплектність чи відсутність супровідних документів постачальника тощо.

Документи, які застосовуються при виявленні порушень та розбіжностей при розрахунках з дебіторами наступні:

Комерційні акти - Складають представники транспортних організацій з метою виявлення обставин, які можуть бути підставою для встановлення вини за порушення договору перевезення вантажів і покладання матеріальної відповідальності на працівників транспорту (як правило, залізниць), відправників та одержувачів вантажів.

Претензія - вимога щодо добровільного усунення порушень законодавства. Вона направляється рекомендованим або і цінним листом, може бути вручена під розписку.

Претензійні листи - листи, які обґрунтовують вимоги однієї організації до іншої стосовно порушення договірних зобов'язань.

Позовна заява - документ, який передається до арбітражу або суду з проханням про стягнення з відповідача в примусовому порядку претензійних сум або будь-якого майна.

Підприємство, права якого порушені, звертається до порушника з письмовою претензією - вимогою щодо добровільного усунення порушень законодавства, яка підписується керівником і надсилається адресату рекомендованим (цінним) листом або вручається під розписку.

Документування розрахунків з іншими дебіторами.

При розрахунках за виданими авансами під поставку матеріальних цінностей або під виконання робіт, а також з оплати продукції та робіт, прийнятих замовником по частковій готовності використовуються платіжні документи, договори тощо.

При обліку розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків в результаті недостач і втрат від псування цінностей, недостач та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено застосовують наступні документи:

- інвентаризаційний опис або інвентаризаційний акт (залежно від об'єкту перевірки);

- порівняльна відомість;

- договір про повну матеріальну відповідальність;

- розрахунково-платіжна відомість;

- ПКО тощо.

Видача позик працівником підприємством проводиться, якщо вона передбачена статутом або іншим аналогічним документом підприємства та при наявності оформлених належним чином документів, і оформляється договором в письмовій формі. Обов'язковими елементами договору повинні бути: предмет договору, розмір та порядок видачі позики, термін, на який вона видається, порядок погашення, відповідальність та юридичні реквізити сторін.

Взаємовідносини між учасниками спільної діяльності регулюються договором; оприбуткування членських внесків фіксується у відповідних документах - ПКО, виписці банку; повернення коштів в разі виходу учасника зі складу спілки - у ВКО, платіжному дорученні.

У відповідності до цивільного законодавства спільна діяльність без створення юридичної особи здійснюється на підставі договору між її учасниками. За договором про спільну діяльність сторони (учасники) зобов'язуються шляхом об'єднання майна та зусиль спільно діяти для досягнення загальної господарської або іншої мети, щоб не суперечити діючому законодавству.

Підтвердженням отримання внесків по спільній діяльності для учасників є авізо про оприбуткування майна учасником, який веде спільні справи, або первинний документ про отримання майна (копія накладної, квитанція до прибуткового ордеру тощо).

2.2. Синтетичний та аналітичний облік дебіторської заборгованості.

Для обліку довгострокової дебіторської заборгованості використовується Рахунок 16 "Довгострокова дебіторська заборгованість".

Рахунок 16 "Довгострокова дебіторська заборгованість" - активний, балансовий, призначений для обліку господарських процесів, довгострокової дебіторської заборгованості фізичних та юридичних осіб.

По дебету рахунку 16 відображається виникнення (збільшення) довгострокової дебіторської заборгованості, по кредиту — її погашення (списання) або переведення до складу поточної. Рахунок має такі

субрахунки: 161 "Заборгованість за майно, що передано у фінансову оренду", 162 "Довгострокові векселі одержані", 163 "Інша дебіторська заборгованість".

На субрахунку 161 відображаються чисті інвестиції орендодавця у фінансову оренду, визначені згідно з Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 14 "Оренда".

Субрахунок 162 призначений для обліку веселів, одержаних у забезпечення довгострокової дебіторської заборгованості.

Призначення субрахунку 163 - облік довгострокової дебіторської заборгованості, яка не відображається на інших субрахунках рахунку 16 "Довгострокова дебіторська заборгованість", зокрема розрахунки з працівниками за виданими довгостроковими позиками тощо, інші види розрахунків.

Аналітичний облік довгострокової дебіторської заборгованості ведеться за кожним дебітором, за видами заборгованості, термінами її виникнення й погашення.

На підставі договору оренди орендодавець може передати власні основні засоби, інші необоротні матеріальні та нематеріальні активи у фінансову оренду іншому підприємству.

Як вже зазначалось, порядок передачі майна в оренду та його облік визначений Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 14 "Оренда".

Чисті інвестиції орендодавця у фінансову оренду відображаються на субрахунку 161 "Заборгованість за майно, що передано у фінансову оренду".

Аналітичний облік орендних зобов'язань до надходження ведеться відокремлено по кожному договору фінансової оренди.

До іншої дебіторської заборгованості відноситься видача довгострокових позик працівникам підприємства та іншим працівникам види розрахунків. Видача позик підприємством може проводитись, якщо вона передбачена статутом або іншим аналогічним документом підприємства та при наявності оформлених належним чином документів.

Видача позики повинна бути оформлена договором в письмовій формі.

Обов'язковими елементами договору повинні бути: предмет договору, розмір та порядок видачі позики, термін, на який вона видається, порядок погашення, відповідальність сторін та юридичні реквізити сторін.

Видача позик здійснюється як готівкою, так і шляхом безготівкових перерахувань, згідно із заявою працівника.

Максимальний розмір позики для одного працівника законодавством не обмежується. Позика