4) вносити керівнику органу виконавчої влади пропозиції з питань удосконалення кадрової роботи, підвищення ефективності державної служби.

Кадрова служба підпорядковується:

- у міністерстві – міністру або за рішенням міністра одному з його заступників;

- в інших центральних органах виконавчої влади – керівнику органу виконавчої влади або за рішенням керівника – одному з його заступників;

- у місцевих органах виконавчої влади – керівнику органу виконавчої влади або за рішенням керівника – одному з його заступників чи керівнику апарату.

Структура, чисельність працівників та Положення про кадрову службу затверджуються відповідно до законодавства і мають забезпечувати якісне виконання покладених на кадрову службу завдань і функцій [2,с.3].

На посади керівника кадрової служби, його заступника та спеціалістів кадрової служби призначаються особи з відповідним рівнем кваліфікації згідно з Довідником типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців. До роботи у кадровій службі залучаються психологи, соціологи [2,с.4].

Призначення на посаду та звільнення з посади керівника кадрової служби здійснюється за наявності висновку Головдержслужби.

Орган виконавчої влади створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників кадрової служби, забезпечує їх приміщенням, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань кадрової роботи та державної служби. Кадрова служба має власну печатку [див. 16, 17].

Кадрова служба органу виконавчої влади:

1) забезпечує реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та державної служби в апараті органу виконавчої влади, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління органу виконавчої влади, і разом з відповідними структурними підрозділами узагальнює практику роботи з кадрами;

2) разом з іншими структурними підрозділами органу виконавчої влади та підпорядкованими установами розробляє річні плани роботи з кадрами, визначає щорічну та перспективну (на 5 років) потребу в кадрах;

3) здійснює організаційне забезпечення роботи галузевої ради по роботі з кадрами, а також методичне та інформаційне забезпечення роботи кадрових служб підпорядкованих установ;

4) веде встановлену звітно-облікову документацію, готує державну статистичну звітність з кадрових питань, аналізує якісний склад державних службовців, а також керівників підпорядкованих установ;

5) проводить роботу з резервом кадрів апарату органу виконавчої влади, а також здійснює організаційно-методичне керівництво формуванням кадрового резерву;

6) вивчає разом з іншими підрозділами особисті, професійні, ділові якості осіб, які претендують на зайняття посад в апараті органу виконавчої влади, попереджує їх про встановлені законодавством обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу та проходженням державної служби, ознайомлює із Загальними правилами поведінки державного службовця;

7) приймає від претендентів на посади державних службовців відповідні документи та подає їх на розгляд конкурсної комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору; розглядає та вносить керівнику органу пропозиції щодо проведення стажування кадрів на посадах державних службовців, готує разом з відповідними підрозділами документи для організації стажування, здійснює контроль за його проведенням;

8) готує матеріали про призначення на посади та звільнення з посад працівників органів виконавчої влади та керівників підпорядкованих установ; оформляє документи про прийняття Присяги та присвоєння рангів державним службовцям, вносить про це записи до трудових книжок;

9) обчислює стаж роботи та державної служби, здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складає графіки щорічних відпусток працівників апарату;

10) розглядає матеріали та готує документи для заохочення та нагородження працівників, веде відповідний облік; своєчасно готує документи щодо продовження терміну перебування на державній службі та призначення пенсій працівникам; здійснює роботу, пов'язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ працівників;

11) у межах своєї компетенції бере участь у розробленні структури апарату органу виконавчої влади та штатного розпису, контролює розроблення посадових інструкцій у структурних підрозділах органу виконавчої влади та в підпорядкованих йому установах; контролює проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них завдань у підпорядкованих установах;

12) забезпечує підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів, а також разом з іншими структурними підрозділами органу виконавчої влади організує регулярне навчання працівників апарату [2,с.5].

1.2 Організація роботи кадрової служби як складова частина діяльності підприємства

Діяльність кадрових служб на будь-якому підприємстві регламентується організаційними документами, до яких належать штатний розпис, правила внутрішнього розпорядку, колективний договір.

У штатному розписі закріплюється посадовий і чисельний склад підприємства. Він містить перелік посад, відомості про штатні одиниці, посадові оклади і місячний фонд заробітної плати. При зазначенні найменування посади у штатному розписі кадрові службовці використовують „Класифікатор професій ДК 003-95”, затвердженим наказом Держстандартом України від 27.05.1995 №257. За наявність у штатному розписі вакантних робочих місць підприємства мають повідомляти про це державну службу зайнятості шляхом подання форми № 3-ПН „Звіт про наявність вакантних робочих посад і потребу в працівниках” до 28 числа щомісяця. Штатний розпис затверджується керівником підприємства [13,с.7].

Правила внутрішнього розпорядку визначають організацію роботи на підприємстві, обов’язкі працівників та адміністрації, режим роботи та інші питання. Для розроблення правил внутрішнього розпорядку підприємства можуть використовувати Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затвердженими постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань за узгодженням із ВЦРПС від 20.06.84