Копії (ксерокопії) документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації скріплюються підписом керівника кадрової служби та печаткою. Відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан подаються за формою декларації, затвердженої в установленому порядку [1,с.2].

Попередження про встановлені Законами України "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією" обмеження під час прийняття на державну службу та її проходження підписується претендентом разом з поданням заяви про призначення.

Довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці видається кадровою службою відповідного органу за останнім місцем роботи для претендентів на посади, які визначені номенклатурою посад, затвердженою у встановленому порядку керівником органу.

Біографічна довідка складається у разі потреби (подання про призначення на посаду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного службовця тощо) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника. Відповіді на запитання у довідці мають бути стислими, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Біографічна довідка складається за формою і скріплюється підписом керівника кадрової служби та печаткою [27,с.132].

Подання щодо призначення особи на посаду складається у разі
призначення її органом вищого рівня та в інших випадках, передбачених законодавством або регламентом відповідного органу виконавчої влади. У поданні зазначаються прізвище, ім'я та по батькові, дата народження претендента, громадянство, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується, рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про перебування претендента під слідством або наявність судимості.

Картка погодження щодо призначення на посаду оформляється у разі потреби, зокрема для претендентів на посади, які призначаються органом вищого рівня.

Довідка про перебування у кадровому резерві, в якій зазначається посада, дата включення до резерву, відомості про роботу за особистими річними планами тощо, скріплюється підписом керівника кадрової служби відповідного органу та печаткою [див.16,19].

Заяви про призначення, переміщення на іншу посаду, продовження терміну перебування на державній службі, звільнення з посади оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати. За змістом заяви керівником органу виконавчої влади приймається відповідне рішення, на підставі якого кадрова служба готує наказ (розпорядження).

Наказ, розпорядження про призначення на посаду або звільнення з посади видається за місцем роботи також щодо тих працівників, які призначаються органом вищого рівня. У ньому зазначається дата фактичного вступу на посаду, звільнення з посади [1, с.2].

Бланк опису документів доповнюється з надходженням кожного нового документа. Наявність документів в особовій справі щорічно, до 15 квітня, звіряється з описом. При цьому в особовій картці (форма П-2ДС) та книзі обліку руху особових справ зазначається дата, причина звільнення, дата і номер наказу про звільнення.

У разі повернення особи на державну службу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу. Особові справи державних службовців є документами для службового користування, які зберігаються у відповідно обладнаному приміщенні. Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А-4 [ див. 3,4].

Розділ 2 Здійснення кадрових питань у діяльності Державної екологічної інспекції в Івано-Франківській області

2.1 Організація кадрової роботи в Державній екологічній інспекції в Івано-Франківській області

Суттєвою особливістю організації кадрової роботи в Державній екологічній інспекції в Івано-Франківській області (далі Інспекція), на відміну від більшості організацій, установ, підприємств – є те, що переважна кількість співробітників Інспекції (99 відсотків), являються державними службовцями. В зв’язку з цим кадрова робота в даній установі організується та здійснюється не тільки на підставі норм «Кодексу законів про працю України», Закону України «Про відпустки» та інших законодавчих та нормативних документів з питань організації трудової діяльності працівників, а також з одним із головних Законів регулюючих трудові відносини державних службовців - Законом України «Про державну службу», іншими Законами та документами з вказаного питання [див. 22,24].

Закон України «Про державну службу» регулює суспільні відносини, які охоплюють діяльність держави, щодо створення правових, організаційних, економічних та соціальних умов реалізації громадянами України права на державну службу. Також в статті 1 Закону дається визначення поняття державної служби та державних службовців, ним визначено, що «це професійна діяльність осіб, які займають посади в державних органах та їх апараті щодо практичного виконання завдань і функцій держави та одержують заробітну плату за рахунок державних коштів. Ці особи є державними службовцями і мають відповідні повноваження». Виходячи з цих положень та завдань, що стоять перед державною службою та державними службовцями зокрема, Закон визначає особливості прийняття на державну службу, тобто включення трудової угоди між працівником та роботодавцем. Воно відбувається у відповідності до ст.15 на конкурсній основі і визначений Порядком проведення конкурсу затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. № 169 і є обов’язковим для всіх кандидатів на роботу, тих хто вирішив працювати на державній службі. Згідно зазначених документів, дані про вакансії державних службовців публікуються в засобах масової інформації не пізніше як за один місяць до проведення конкурсу. Наприклад, таке останнє оголошення про наявність вакантних посад в Інспекції надруковано в обласній газеті «Галичина» за 8 березня 2008 р. На протязі місяця всі бажаючи, які відповідають вимогам конкурсу ( наявність відповідної освіти, стажу практичної роботи за фахом тощо) подають