У зведеному наказі працівники кадрової служби дотримуються такої послідовності розміщення розпоряджень:

- прийняття на роботу (призначення на посаду);

- переведення на іншу роботу (посаду) в межах Інспекції;

- звільнення з роботи;

- зміну прізвища.

У кожній із цих груп прізвища працівників розміщуються за алфавітом.

Проект наказу готує працівник кадрової служби Інспекції, його візують безпосередній виконавець (зазначається прізвище, посада) та юрист Інспекції. Окремо ведуться накази про надання відпусток працівникам Інспекції з доповненням біля номеру наказу індексу – “в”. Завізований проект наказу подається на підпис керівнику Інспекції. Потім його заносять у журнал реєстрації наказів з кадрових питань, який ведеться окремо від книги реєстрації наказів з основної діяльності. Наказ набуває чинності з моменту його реєстрації або в строк, зазначений у розпорядчій частині. Дата реєстрації має збігатися з датою підписання наказу.

Оригінали (перші примірники) наказів (розпоряджень) накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури справ. Справа з наказами ведеться протягом календарного року, після чого завершується і зберігається в кадровій службі. Через два роки її передають до архіву Інспекції за описом. Накази (розпорядження) з кадрових питань і журнали їх реєстрації є документами постійного зберігання ( у разі ліквідації установи передаються до державного архіву) [4;28]..

Важливим напрямком документального підтвердження проходження служби державного службовця є ведення особової справи на кожного працівника. Порядок ведення особових справ державних службовців затверджений Постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.1998. № 731. Він визначає перелік документів, що складають особову справу державного службовця (далі – особова справа), а також вимоги до їх оформлення, зберігання та обліку. В особовій справі відображається проходження державної служби, містяться біографічні та інші дані про державного службовця. Формування та ведення особової справи здійснюється кадровою службою Інспекції та розпочинається з дати розгляду питання про призначення на посаду державного службовця [19,с.38].

В особовій справі повинні міститися такі документи:

1) особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4х6 сантиметрів;

2) копії документів про освіту, у тому числі про повну вищу
освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;
3) відповідно до статті 13 Закону України "Про державну службу" відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця чи особи, що претендує на заняття посади державного службовця (далі – претендент), і членів його сім'ї;

4) підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу та її проходженням;

5) довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

6) біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);

7) погодження, передбачені законодавством для призначення на
посади керівників відповідних органів;

8) довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);

9) заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);

11) заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування
з висновками керівника структурного підрозділу;

12) заява щодо призначення на відповідну посаду [див.4,19].

Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються:

1) наказ, розпорядження про призначення на посаду;

2) текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);

3) копії документів про надані пільги;

4) копії паспорта, військового квитка (для військовозобов'язаних);

5) опис документів особової справи.

Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту, у тому числі про повну вищу освіту тощо).

Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду. Після формування та реєстрації особової справи на паперових носіях працівник кадрової служби формує особову справу в електронній формі у порядку, визначеному Головдержслужбою. Особова справа державного службовця у міру проходження державної служби доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, уточнюється.

Крім зазначених документів, до особової справи в хронологічному порядку з часом надходження додаються: заява про переведення на відповідну посаду, продовження терміну перебування на державній службі, звільнення з посади; накази про переміщення на іншу посаду, про присвоєння рангу державного службовця, заохочення, службові розслідування, накладення та зняття стягнення; документи про професійне навчання (перепідготовку та підвищення кваліфікації), атестаційні матеріали, інші документи, які містять відомості щодо проходження державної служби.

Особові справи державних службовців є документами для службового користування, які зберігаються у відповідно обладнаному приміщенні. Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці